Правила складання первинного документа встановлені Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (далі - Положення), затвердженим наказом МФУ від 24.05.95 р. № 88. Правила складання податкової накладної визначені Порядком заповнення податкової накладної, затвердженим наказом Міндоходів від 14.01.2014 р. № 10.
Відповідно до Положення, керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції.
Згідно із Порядком заповнення податкової накладної всі складені примірники податкової накладної підписуються особою, уповноваженою платником податку здійснювати постачання товарів/послуг, та скріплюються печаткою такого платника податку - продавця. Податкова накладна не підписується покупцем товарів/послуг і не скріплюється його печаткою.
Таким чином, наказом по підприємству керівник затверджує перелік осіб, яких уповноважує від імені юридичної особи (підприємства) здійснювати господарські операції (поставку товарів, послуг), а також підписувати первинні документи і податкові накладні. Наказ доводиться до відома працівників під особистий підпис.
Про це йдеться у листі Міндоходів від 01.04.2014 р. № 414/3/99-99-10-04-02-10.