На сьогоднішній день періодично бухгалтери невеликих підприємств, організацій, установ та фізичні особи-підприємці, що використовують працю найманих працівників, задають питання наступного змісту: чи обов’язково потрібно заповнювати таблицю 5 звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (форма - додаток 4) і, якщо так, то кого туди включати? Як показує практика, мають місце випадки, коли страхувальник, формуючи звіт, заповнює таблицю 1 щодо нарахування єдиного внеску та таблицю 6 про нарахування заробітної плати застрахованим особам, а про таблицю 5 щодо відомостей про трудові відносини осіб у звітному місяці забуває або включає в зазначену таблицю не всіх осіб, по яких відбулися певні зміни щодо їх трудових відносин.
Тому хотілося б акцентувати увагу всіх страхувальників на важливості інформації у цій таблиці. Вона призначена для реєстрації осіб у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Тобто, інформація з таблиці 5 вноситься до персональної облікової картки застрахованої особи та відображає кількість відпрацюваних особою календарних днів за відповідний місяць. Ці дані будуть необхідні особі в майбутньому при призначенні пенсії та інших соціальних виплат.
Виходячи з викладеного вище, нагадуємо всім бухгалтерам, що Таблиця 5 додатка 4 подається страхувальником, якщо протягом звітного періоду:
було укладено або розірвано трудовий договір (цивільно-правовий договір, крім цивільно-правового договору, укладеного з фізичною особою — підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців) із застрахованою особою;
було укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, яка працевлаштована на нове робоче місце;
особі надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку;
особі надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
особі надано відпустку по вагітності і пологах.
Якщо протягом звітного періоду страхувальником із застрахованою особою було укладено та розірвано трудовий або цивільно-правовий договір, на таку застраховану особу запис про дату початку та дату припинення трудових або цивільно-правових відносин здійснюється у одному рядку.
Якщо протягом звітного періоду страхувальником із застрахованою особою було розірвано трудовий договір, а потім знову укладено, на таку застраховану особу робиться два записи в таблиці 5 додатка 4: перший запис із зазначенням дати припинення трудових відносин; другий - із зазначенням дати початку трудових відносин.
У разі, коли за даними страхувальника протягом звітного періоду не було зафіксовано фактів укладання та розірвання трудових угод (цивільно-правового договору), надання відповідної відпустки, таблиця 5 додатка 4 до цього Порядку не формується та не надається до органу доходів і зборів.
Консультації з цього приводу можна отримати в територіальних органах Фонду за місцем реєстрації страхувальника.