В настоящее время вопрос контроля рабочего времени является очень актуальным во многих компаниях. По данным разных исследований, от 10% до 30% рабочего времени персонал тратит непродуктивно. Главный пожиратель времени в офисе – интернет, который работники используют в личных целях. От одного до трех часов в день уходит на общение в соцсетях и чатах, скачивание электронных книг, игры и т.п. Также офисное время тратится на перекуры, чаепитие, беседы с коллегами и с друзьями по телефону и прочее. Это сказывается на эффективности и продуктивности компании в целом.
"Работодатель заинтересован в постоянном увеличении результативности и продуктивности своих сотрудников, что тем самым сказывается на прибыли компании. Один из очень распространённых методов это контроль работы персонала. Современные технологии позволяют проверять персонал, отслеживая его посещение страничек в интернет ресурсе, читая его письма, переписки и тому подобное", - рассказывает консультант по подбору персонала компании Евгений Куджоян.
Если вы испугаете штрафами и увольнениями, говорит эксперт, сотрудник, который боится, будет следовать правилам, но проблемы, которые его беспокоили, так и останутся в его голове, и, выполняя свою работу, он может думать о своих проблемах, создавая иллюзию работы. В голову человеку залезть очень сложно, поэтому вы избавитесь от проблемы на время или только визуально. Но не по факту.
"Если Вы поставите условия перед тем сотрудником, который ставит лучшие показатели, перевыполняет план, тем самым вы можете сразу вызвать сопротивление, сотрудник может демотивировать персонал или попросту не выйти на работу, аргументируя тем, что он специалист в своей сфере и без проблем найдет себе другую работу", - подчеркнул он.
В то время руководитель по подбору персонала рекрутинговой компании Виктория Закарчевная добавляет, что компании тратят много ресурсов на персонал и взамен хотят получать качественно выполненную работу в определенный срок.
"Если мы говорим о необходимости контроля персонала, то ответ однозначный – контроль важен и нужен. Но эффективность работы зависит не просто от контроля как такового, она зависит и от верно поставленных задач, и от специфики деятельности компании, и от менеджмента", - считает она.
По мнению рекрутера, если рассмотреть, на что ориентирован менеджмент компании – на процесс или на результат – мы можем говорить о необходимости осуществления контроля. Если мы говорим о процессе и качестве его выполнения, то ежедневный и даже ежечасный контроль может быть необходимым.
"С помощью специальных отчетов руководитель может контролировать своих подчиненных, видеть динамику их эффективности и отслеживать, на какие задачи уходит больше времени, а на какие меньше. И вместе с тем повышать продуктивность работы своих подчиненных, выставляя нужные приоритеты выполнения задач, оптимизируя некоторые задачи и перераспределяя их между другими подчиненными", - объясняет она.
Если же речь идет о компаниях, где во главе угла стоит результат, то необходимость контролировать процесс достижения результата отпадает сам собой.
"В таком случае, даже если 40% своего рабочего времени сотрудник проводит не совсем эффективно, но дает необходимый результат, ежедневный или ежечасный контроль не является залогом успеха", - отмечает Виктория Закарчевная.
Здесь контроль может быть уместен с более длительной периодичностью, считает эксперт. Он поможет увидеть, насколько равномерно распределена рабочая нагрузка между подчиненными. И более эффективно распределить задачи, тем самым повысив скорость и качество выполнения задач.
Как компании отслеживают ваше время
В разных компаниях меры пресечения "бессмысленного шатания" бывают разные. "К примеру, одни компании практикуют полную блокировку сторонних программ и сайтов. Другие – ограниченный доступ на Интернет-ресурсы и блокировку соцсетей, третьи компании – вообще не блокируют ресурсы, однако отслеживают и создают процент "рационально затраченного времени", - рассказывает Евгений Куджоян.
В результате первые и вторые сидят в телефонах и планшетах, а третьи или знают о том, что их контролируют или просто прячут свое возмущение, либо снова же сидят в телефонах и планшетах. При желании, какой бы строгий контроль не был в компании, при желании, сотрудники всегда найдут способ, как обойти запреты.
"Некоторые работодатели заставляют ежедневно предоставлять отчет о проделанной работе и о времени, потраченном на задачи, поминутно. Лично для меня всегда было сложно собраться с мыслями и написать вот такой отчет, он меня жутко демотивировал", - говорит бренд - менеджер rabota.ua Мария Дзюбина.
Также она добавила, что некоторые работодатели просят использовать специальные системы для автоматического учета времени (программа фотографирует монитор каждые 10 минут) больше всего актуальна для фрилансеров. Но знающие люди очень быстро научились такие системы обманывать.
"Лично для себя я поставила систему учета времени для того, что бы понять на что уходит мое время и сколько. Система ежедневно присылает отчет, в котором показано на какие программы, интернет-ресурсы и коммуникаторы уходит рабочее время. Поставила я ее исключительно для того, чтобы быть более продуктивной", – рассказывает Мария Дзюбина.
Эту систему можно установить на любой компьютер и настроить отправку отчетов так, чтобы они приходили любому. Тем не менее, как отмечает бренд – менеджер, коммуникаторы "сжирают" очень много рабочего времени, если их отключить, то сделать получится намного больше.
"В любом случае, контроль должен быть, но нужно знать, как и где применять методы мотивации (наказание и поощрение). Порой нужно дать сотруднику расслабиться и заняться своими задачами, и результат может превзойти все ожидания, а порой перекрыть доступ ко всему, чтобы он сделал все задачи, на время забыв обо всем, кроме работы. Подход к каждому он индивидуален и там где одного мотивирует пряник, другого расслабляет", - считает Евгений Куджоян.
По мнению Марии Дзюбиной, среднее продуктивное время работы сотрудника - 4 часа. Все остальное время занимают обед, перекуры, болтовня с сотрудниками, опоздания, чаепития, социальные сети, совещания, которые тоже далеко не всегда бывают продуктивны.
"Если работодатель отключает все социальные сети для своих сотрудников, то это совсем не значит, что сотрудник будет продуктивно тратить это время, поверьте, он найдет 10 других способов потратить свое время, лишь бы не работать", – отмечает она.