Державною реєстраційною службою у листі від 26.08.2014 р. № 9355/07-15-14 роз’яснено, що для цілей проведення державної реєстрації прав засвідченими в установленому порядку вважаються як нотаріально засвідчені копії документів, так і копії документів, що засвідчує безпосередньо заявник.
Вимагати подання заявником засвідчених нотаріально копій документів державним реєстраторам забороняється.
При самостійному засвідченні заявником копій документів, що безпосередньо його стосуються, заявник має проставити відмітку про те, що така копія відповідає оригіналу документу, свій особистий підпис, ініціали та прізвище, а також дату засвідчення копії.
При цьому, якщо копії документів, що подаються для проведення державної реєстрації прав, викладені на двох і більше аркушах, прошиті, заявник може засвідчити лише титульний аркуш такої копії. У разі, якщо на одному аркуші розміщені фотокопії кількох документів, рекомендується проставлення одного напису, яким засвідчуються відповідність оригіналам всіх копій документів, розміщених на ньому.
Державні реєстратори зобов’язані надавати заявникам необхідну роз’яснювальну, інформаційну та консультативну допомогу з цих питань.