Минюст приказом от 01.09.2014 № 1445/5 утвердил Порядок подготовки архивными учреждениями документов Национального архивного фонда к экспонированию на выставках и в других информационных мероприятиях.
Порядок устанавливает основные требования по организации и проведению архивами выставок с использованием документов НАФ, демонстрации документов НАФ во время проведения информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, конференций и т.п.), обнародование информации документов НАФ в средствах массовой информации.
Действие этого Порядка распространяется на центральные государственные архивы, Государственный архив в АРК, государственные архивы областей, городов Киева и Севастополя, архивные отделы районных, районных в городах Киеве и Севастополе государственных администраций, отраслевые государственные архивы, архивные подразделения органов госвласти, органов местного самоуправления, государственных и коммунальных учреждений, предприятий и организаций, а также архивные подразделения государственных научных учреждений, музеев и библиотек.
В частности, установлены требования к проведению выставок, которые должны быть обеспечены организаторами: выделение помещения и выставочного оборудования; предоставление возможности пользования электроэнергией, необходимым техническим оборудованием; художественное оформление экспозиции; страхование; подготовка сценария; обеспечение работы прессы на выставке и т.д.
При организации совместных выставок на коммерческой/смешанной основе архивы заключают договор с организаторами об участии в подготовке выставки, в котором определяются тематика выставки, участники, комплекс мероприятий и услуг по ее подготовке и проведению, условия финансирования, обязанности и ответственность сторон. При подготовке выставок на коммерческой/смешанной основе или на заказ другого учреждения составляется смета расходов.
Отмечается, что на передвижных выставках экспонируются документы исключительно в виде художественно оформленных копий (цифровых копий) документов.