Згідно із п. 10 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 22.09.2014 № 957, усі примірники податкових накладних, особливості заповнення яких викладені в п. 11 та 19 Порядку, складаються в паперовому вигляді та залишаються в особи, що їх склала.
Якщо здійснюємо постачання товарів/послуг покупцю, який не зареєстрований як платник податку або складаємо податкові накладні за щоденними підсумками операцій, то заповнення таких податкової накладної здійснюється з урахуванням особливостей:
- у верхній лівій частині оригіналу такої податкової накладної у полі «Усі примірники залишаються у продавця» робиться відповідна помітка «Х» та зазначається відповідний тип причини: «02» постачання неплатнику податку; «03» - постачання товарів/послуг у рахунок оплати праці фізичним особам, які перебувають у трудових відносинах із платником податку; «11» - складена за щоденними підсумками операцій.
У разі постачання неплатнику ПДВ та складанні податкової накладної за щоденними підсумками операцій у рядку «Особа (платник податку) – покупець» зазначається «неплатник податку»;
- рядки «Місцезнаходження (податкова адреса) покупця» та «Номер телефону» залишаються незаповненими;
- у рядку «Індивідуальний податковий номер покупця» відображається умовний ІПН «400000000000».
Коли здійснюємо постачання на експорт то у рядку ”Особа (платник податку) - покупець” зазначається найменування (П. І. Б.) нерезидента, у рядку ”Місцезнаходження (податкова адреса) покупця” зазначається країна, в якій зареєстрований покупець (нерезидент), а у рядку ”Індивідуальний податковий номер покупця” відображається умовний ІПН ”300000000000”.
При здійсненні операцій з постачання товарів/послуг у рахунок оплати праці фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах з платником податку, у рядку ”Індивідуальний податковий номер покупця” відображається умовний ІПН ”400000000000”, а в інших рядках, відведених для заповнення даних покупця, платник зазначає власні дані.