Мінсоцполітики у листі від 03.06.2014 р. № 5695/0/14-14/18 зауважило, що чинне законодавство не передбачає механізмів поновлення листка непрацездатності внаслідок втрати з причин халатності посадових осіб після його оплати, але передбачає правила та терміни збереження первинних документів і відповідальність посадових осіб внаслідок їх втрати.
Так, підприємство повинно самостійно забезпечити належне зберігання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку протягом встановленого законодавством терміну.
Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх в архів підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Бланки суворої звітності мають зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.
Листки непрацездатності необхідно зберігати як бланки суворої звітності.
Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.
Терміни зберігання ділової документації визначено Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.
При цьому видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може провадитися лише за рішенням головного бухгалтера.
За порушення процедури збереження і знищення бухгалтерських документів чинним законодавством передбачена адміністративна та кримінальна відповідальність.
Так, недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від трьох до семи неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і попередження або накладення штрафу на посадових осіб — від 5 до 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Крім того, у разі проведення перевірки контролюючими органами Фонду відсутність документів призводить до невизнання підтвердженими даних підприємства щодо сум витрат Фонду та до відповідних наслідків.