ДФСУ у підкатегорії 101.19 ЗІР відповіла, який порядок зберігання податкових накладних та розрахунків коригування до податкових накладних, складених в електронній формі, для їх надання контролюючим органам під час проведення перевірки.
Відповідно до п. 201.1 ст. 201 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2275-VI із змінами та доповненнями (далі – ПКУ) платник податку зобов’язаний надати покупцю (отримувачу) податкову накладну, складену в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, електронного підпису уповноваженої платником особи, та зареєстровану в Єдиному реєстрі податкових накладних.
Згідно з п. 2 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 22.09.2014 № 957, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 13.10.2014 № 1235/26012, із змінами та доповненнями податкова накладна та додатки до неї складаються та надаються отримувачу (покупцю) в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, електронного підпису уповноваженої платником особи.
Відправлення, передавання, одержання, зберігання та організація обігу податкових накладних в електронній формі здійснюються у порядку, визначеному законодавством.
Пунктом 44.3 ст. 44 ПКУ визначено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання - з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності.
Відповідно до пп. 20.1.2 п. 20.1 ст. 20 ПКУ контролюючі органи мають право для здійснення функцій, визначених законом, отримувати безоплатно від платників податків, у тому числі благодійних та інших неприбуткових організацій, усіх форм власності у порядку, визначеному законодавством, довідки, копії документів, засвідчені підписом платника або його посадовою особою та скріплені печаткою (за наявності), про фінансово-господарську діяльність, отримані доходи, видатки платників податків та іншу інформацію, пов’язану з обчисленням та сплатою податків, зборів, платежів, про дотримання вимог законодавства, здійснення контролю за яким покладено на контролюючі органи, а також фінансову і статистичну звітність у порядку та на підставах, визначених законом.
Згідно зі ст. 13 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами та доповненнями (далі – Закон № 851) суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
При цьому оригіналом електронного документа відповідно до ст. 7 Закону № 851 вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.
Порядок засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 26 травня 2004 року № 680.
Враховуючи зазначене, податкові накладні та розрахунки коригування до податкових накладних, складені в електронній формі, повинні зберігатися платниками податку на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях.
Під час проведення перевірки платники ПДВ зобов’язані надати посадовим (службовим) особам контролюючого органу доступ до таких електронних носіїв інформації, а у випадках, визначених законом, також надати копії податкових накладних та розрахунків коригування до податкових накладних, засвідчені впорядку, встановленому законодавством.
