Податківці у роз'ясненні з категорії 135.03 «ЗІР» вказали, що подання документів засобами електронного зв’язку в електронній формі здійснюється платниками відповідно до норм ПКУ та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. №557 (далі – Порядок), на підставі Договору про визнання електронних документів (далі – Договір), шляхом надсилання заяви про приєднання до Договору до контролюючого органу за основним місцем обліку платника.
Підписувачем заяви про приєднання до Договору має бути особа, яка згідно з даними Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань є керівником (п. 4 розділу ІІІ Порядку).
Для надання права підпису електронних документів (крім Заяви про приєднання до Договору) іншим особам, яким делеговано право підпису, автор повідомляє про таких осіб контролюючий орган (визначений відповідно до п. 5 розділу ІІІ Порядку) шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо електронного цифрового підпису (далі – Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 Порядку (п. 11 розділу ІІІ Порядку).
Відповідно до п. 12 розділу ІІІ Порядку до Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів (крім Заяви про приєднання до Договору). На сформоване Повідомлення першими накладаються електронні цифрові підписи (далі – ЕЦП) усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них – ЕЦП підписувача Заяви про приєднання до Договору (керівника) і останньою – електронна печатка (за наявності).
Згідно з Законом України від 22.05.2003 р. №851-ІV «Про електронні документи та електронний документообіг» автором електронного документа є фізична або юридична особа, яка створила електронний документ. Створення електронного документа завершується накладанням електронного підпису.
У полі «Виконавець» при заповненні Повідомлення за формою J(F)1391103 вказують особу, ЕЦП якої накладене на сформоване Повідомлення.