У листі від 27.01.2016 р. №859/З/99-99-19-02-02-15 податківці нагадали, що у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства,установи повинен:
- письмово повідомити про це правоохоронні органи;
- наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.
Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.
Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, у сфері управління якого перебуває підприємство, а також ДПІ – підприємствами та місцевому фінансовому органу – установами, в 10-денний строк.
У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення первинних документів, платник податків зобов'язаний у 5-денний строк з дня такої події повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому для подання податкової звітності.
Способи подання звітності регламентує п. 49.3 ПКУ:
- особисто платником податків або уповноваженою на це особою;
- надсилається поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення;
- засобами електронного зв'язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством.
Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.