Мінсоцполітики відзначає, що звітність №3-ПН подається за наявності у роботодавця попиту на робочу силу (вакансії) не пізніше 10-ти робочих днів з дати відкриття вакансії(й). Датою відкриття вакансії є наступний день після створення робочого місця чи припинення трудових відносин з працівником, робоче місце якого стає вакантним, або дата, починаючи з якої може бути укладений трудовий договір з найманим працівником.
У разі якщо роботодавець планує укомплектувати вакансію самостійно, без допомоги служби зайнятості, він також зобов'язаний подати форму №3-ПН, при цьому, зазначивши у ній, що не потребує укомплектування вакансії за сприянням служби зайнятості.
У випадку якщо вакансія передбачена штатним розписом, роботодавець має подавати інформацію за формою № 3-ПН до внесення відповідних змін у штатний розпис (Лист Мінсоцполітики від 21.08.2013 р. №9370/0/14-13/026).