Питання видачі грошей під звіт працівникам регулюються Положенням №6371 щодо дотримання касової дисципліни і Податковим кодексом України щодо оподаткування виданих сум.
Згідно з пп. 170.9.2 ПКУ звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), подається підзвітною особою в бухгалтерію підприємства до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, у якому ця особа завершує відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала гроші під звіт. Ключовим моментом тут є факт завершення відрядження або виконання цивільно-правової дії (закупівля товарів, оплата робіт або послуг), тобто відрядження відбулося, дію було вчинено, отримані кошти було витрачено повністю або частково. Про ці суми працівник повинен відзвітувати — куди вони були витрачені та що на них куплено. Авансовий звіт2 якраз і виконує цю функцію та є документом, яким керівник підприємства затверджує витрати, понесені підзвітною особою. На підставі авансового звіту списуються понесені витрати і провадяться остаточні розрахунки з працівником; за даними авансового звіту визначається сума, яку підприємство повинне відшкодувати працівникові або яку працівник повинен повернути підприємству.
Якщо буквально дотримуватися пп. 170.9.2 ПКУ, виходить, що якщо відрядження, закупівля товарів, оплата робіт або послуг не відбулися, то немає і підстав для складання авансового звіту, оскільки звітувати нема про що: не було ні відрядження, ні цивільно-правової дії працівника від імені працедавця. Порядок складання авансового звіту3 практично повністю повторює норми п. 170.9 ПКУ і не роз'яснює, чи треба подавати звіт, якщо гроші були отримані під звіт, але не витрачені.
Аналізуючи саму форму авансового звіту, можна зробити висновок, що авансовий звіт з прокресленнями не має жодного практичного сенсу, оскільки не має сенсу затвердження нульової суми витрат. Неможливо буде й додати первинні документи про витрати, на підставі яких слід складати авансовий звіт.
Таким чином, на нашу думку, працівникові не треба подавати авансовий звіт, якщо він не витратив підзвітних коштів та повністю повернув їх у встановлені терміни.
Повернення невитрачених коштів оформляється прибутковим касовим ордером, який підтверджує сам факт повернення коштів, їх суму та дату повернення. У реквізиті «Підстава» прибуткового касового ордера зазначається «повернення невитрачених підзвітних коштів». Зверніть увагу: оскільки виконання цивільно-правової дії не відбулося, то застосовувати терміни повернення коштів, установлені пп. 170.9.2 ПКУ, немає підстав. Тому слід звернутися до термінів, визначених Положенням №637.
Згідно з абзацом другим п. 2.11 Положення №637, підзвітні засоби на господарські потреби видаються для закупівлі сільгосппродукції, вторсировини (крім металобрухту) на строк не більше 10 робочих днів. У решті випадків кошти видаються на строк не більше двох робочих днів, включаючи день їх видачі. Тому якщо працівник не витратив кошти, видані йому на госппотреби, він має повернути їх наступного дня після їх видачі.
Якщо підзвітні кошти видавалися на відрядження, то невитрачений залишок повинен бути повернений відразу після закінчення відрядження (абзац третій п. 2.11 Положення №637). У разі якщо працівник повністю повертає аванс, отриманий на відрядження, яке було згодом скасовано, строком повернення такого авансу буде дата видання наказу про скасування відрядження.
Зверніть увагу на абзац четвертий п. 2.11 Положення №637, у якому зазначено, що видача підзвітній особі готівкових коштів під звіт здійснюється за умови подання нею звіту в установленому порядку за раніше отримані під звіт суми (а не використані!). При цьому звіт про отримані під звіт готівкові кошти подається відповідно до законодавства України.
На нашу думку, авансовий звіт сам собою не є таким звітом про отримані кошти, адже він офіційно називається «Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт» і не завжди підтверджує використання всієї суми раніше отриманих коштів. У цьому разі документом, що виконує роль звіту про отримані кошти, може бути прибутковий касовий ордер або банківська виписка, які підтверджують повне повернення працівником раніше отриманих підзвітних коштів. До речі, дата та номер цих документів зазначаються в авансовому звіті в реквізиті «Залишок унесений/Перевитрата видана», а також зазначається внесена або видана сума.
Якщо ж працівник витратив частину отриманих підзвітних коштів, а частину повертає до каси або на розрахунковий рахунок підприємства, то звітом про всю суму раніше отриманих підзвітних коштів, на нашу думку, слід вважати весь комплект документів — авансовий звіт про витрачену частину коштів, документи, що підтверджують витрачання підзвітних коштів, і прибутковий касовий ордер (або виписку банку з рахунка підприємства) — про повернення невитраченої частини коштів.
При повному поверненні раніше виданих підзвітних коштів на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» не буде залишку взаєморозрахунків з працівником, якому були видані такі кошти. Залишок взаєморозрахунків закриється на підставі прибуткового касового ордера або банківської виписки. Цей факт, на наш погляд, теж буде підтвердженням того, що працівник не зобов'язаний подавати жодних виправдувальних документів, які підтверджують невикористання підзвітних коштів.
У ситуації, описаній в запитанні, підприємству досить буде мати прибутковий касовий ордер або банківську виписку на всю суму раніше виданих і невитрачених підзвітних коштів з урахуванням установлених термінів. Ці документи й підтверджуватимуть звіт працівника про отримані суми та той факт, що вони не були витрачені, а повністю повернені. Здавалося б, це очевидна відповідь на поставлене запитання. Проте з огляду на теперішню практику взаємин платників податків з органами Міндоходів можна припустити, що податківці під час перевірок наполягатимуть на необхідності оформлення «порожнього» авансового звіту. Тому обережні платники податків задля уникнення подібних ситуацій можуть оформляти цей документ, зокрема, заповнивши в ньому реквізити «Усього отримано» та «Залишок унесено».
Ми також вважаємо, що в разі неоформлення авансового звіту при повному поверненні отриманих коштів підстав для нарахування ПДФО згідно з пп. 164.2.11 ПКУ немає, оскільки кошти були повністю повернені у встановлені терміни.
--1--
Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637.
--2--
З 04.02.2014 р. діє нова форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (авансового звіту), затверджена наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. №845.
--3--
Порядок складання звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. №845.
Юлія Єгорова