Ми вже вказували, що Законом №2970 передбачено збільшення строків зберігання первинних документів для платників податків. 21 квітня Закон вже було підписано Президентом. У тексті Закону №2970 є норми щодо цих змін ПКУ. Тому вже час розповісти докладно про нові правила.
Законом №2970 змінено п. 44.3 ПКУ, яким встановлено вимоги платників податків щодо забезпечення зберігання первинних документів та документації, пов’язаної із декларуванням за податками та зборами.
Підкреслимо, що в нормі ст. 121 ПКУ не зазначено конкретних строків, а відправка йде на ст. 44 ПКУ. Тобто штраф накладається за незберігання первинки в межах строків за ст. 44 ПКУ. А в ній вже йдеться про нові строки. Для всіх платників - 1825 днів, крім ФОПів та ТЦУ й КІК.
За старими правилами
Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів – для ТЦУ) з дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.
Також документи, пов’язані з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на ДПС, мали зберігатися не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).
У разі ліквідації платника податків вищенаведені документи за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації для ТЦУ), що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.
Передбачені цим пунктом терміни зберігання документів продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ.
За новими правилами
Перелік документів, які треба зберігати, залишається незмінним. А от строки зберігання тепер такі:
- 2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст. 39 і 39-2 ПКУ (тобто ТЦУ та оподаткування прибутку КІК);
- 1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються платниками податку на прибуток, а також юрособами-«єдинниками». Але цей строк не поширюється на документи, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з п. 44.3.1 ПКУ;
- 1095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ. Тобто для ФОПів строки зберігання первинних документів щодо їхньої діяльності залишаються незмінними;
- 1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на ДПС, включаючи дозвільні документи.
Оскільки Закон набирає чинності з 28 квітня, то нові строки будуть поширюватися на документи, які почали зберігатися ще з 28 квітня 2020 року та строк по ним мав би завершитися 28 квітня 2023 року. Тож їх потрібно буде зберігати до 28 квітня 2025 року.
Правила початку відліку строку зберігання
Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ПКУ, розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, передбаченої цим Кодексом, для складання якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії).
Ліквідація та зберігання
У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст. 39 та 39-2 цього Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.
Передбачені цим пунктом строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ.
На які документи поширюються нові строки зберігання?
Нові вимоги щодо 1825-денного мінімального строку зберігання документів застосовуються до документів, які розроблено:
- до дня набрання чинності цим Законом, строк зберігання яких не закінчився на день набрання чинності цим Законом;
- починаючи з дня набрання чинності цим Законом;
- особою, стосовно якої на день набрання чинності цим Законом розпочато, але не завершено процедуру припинення (ліквідації);
- особою, стосовно якої прийнято рішення про ліквідацію після набрання чинності цим Законом.
Закон набирає чинності з дня, наступного за днем його опублікування, крім окремих норм, але норма щодо внесення змін до п. 44.3 почне діяти з дня набрання чинності. Станом на 24 квітня його ще не опубліковано. Тож як тільки його опублікують, з наступного дня почнуть діяти нові строки зберігання.
Оскільки Закон набирає чинності з 28 квітня, то нові строки будуть поширюватися на документи, які почали зберігатися ще з 28 квітня 2020 року та строк по ним мав би завершитися 28 квітня 2023 року. Тож їх потрібно буде зберігати до 28 квітня 2025 року.
Карантин та воєнний час
Нагадуємо теж, що карантин через COVID-19 та війна внесла свої коригування.
Строки зберігання документів на період дії карантину були подовжені. А наразі ще й діє війна, тож цей період також вилучається з граничного строку зберігання.
А ще, до 1 липня 2023 року (поки що саме така дата) діє мораторій на планові перевірки.
І якщо його не буде продовжено, то саме з цієї дати почнуть діяти звичайні умови з новим строком зберігання вже у 1825 днів. Але про всі ці нюанси ми ще будемо писати в окремій статті.