Період вагітності та пологів потребує особливого документального оформлення у роботодавця. Згідно зі ст. 179 КЗпП, на підставі медичного висновку жінкам надається оплачувана відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами тривалістю 70 календарних днів до пологів і 56 (у разі народження двох і більше дітей та у разі ускладнення пологів - 70) календарних днів після пологів, починаючи з дня пологів. Тобто загалом тривалість такої відпустки становить 126 календарних днів.
Що це за медичний висновок? Спробуємо з цим розібратися, користуючись Інструкцією про порядок заповнення листка непрацездатності. За нею, листок непрацездатності - це багатофункціональний документ, який є підставою для звільнення від роботи у зв'язку з непрацездатністю та з матеріальним забезпеченням застрахованої особи в разі тимчасової непрацездатності, вагітності та пологів.
Отже, виходячи з цього визначення, листок не працездатності не надає відпустку, а тільки створює підстави для звільнення від роботи та надання матеріального забезпечення. Матеріальне забезпечення у разі вагітності та пологів далі прописує Закон №1105. У ст. 20 зазначено види матеріального забезпечення, серед яких ми бачимо й допомогу по вагітності та пологах. А отже, ділимо вагітність та пологи окремо на відпустку, а окремо - на допомогу.
Відпустка у звязку з вагітністю та пологами – це відпустка, яка віднесена до категорії соціальних, і згадується у Законі про відпустки. Зокрема, ст. 4 Закону до виду відпусток соціального характеру віднесено відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, а у ст. 17 Закону згадується, що на підставі медичного висновку здійснюється надання оплачуваної відпустки.
Сама відпустка, незалежно від її виду (чи то соціальна відпустка, чи то навчальна, чи то без збереження зарплати, чи щорічна), потребує певних розпорядчих дій. Тому типову форму наказу про відпустки затверджено наказом Держкомстату від 05.12.2008 №489. Ця форма наказу про надання відпустки за формою №П-3, яка діє з 1 січня 2009 року, не містить жодного визначення чи обмеження щодо надання відпустки. Тобто за будь-яким видом відпустки ми маємо оформлювати наказ, оскільки він відображає початок і закінчення саме періоду відпустки. Облік таких відпусток здійснюємо в картці №П-2, в п’ятому розділі.
У колонку «Вид відпустки» пишемо «Вагітність та пологи». У другу колонку «За який період» не заповнюємо жодних значень. Далі зазначається початок і закінчення цієї відпустки. І в останній колонці, яка відтворює підставу, ми зазначаємо власне наказ, його номер і дату. Тобто, як зазначено у самій формі картки №П-2, п’ятий розділ обліку відпусток потребує визначення підстави для надання відпустки, саме наказу.
Зразок заповнення наказу
Наказ №255 від 15 жовтня надає працівниці вагітність та пологи, відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами на період з 1 жовтня 2018 року по 26 січня 2019 року. І в нашому випадку, як ви звернули увагу, дата складання наказу 15 жовтня. Тобто сам листок поданий був цього дня, але початок відпустки здійснено з 1 жовтня 2018 року.
Це нормальна практика, коли надання листка непрацездатності здійснюється пізніше, на початку самої відпустки, і ми такий наказ оформлюємо саме датою, коли було надано листок непрацездатності. І зазначаємо в наказі початок дати відпустки по вагітності та пологах, керуючись саме медичним висновком, який містить листок непрацездатності.
При заповненні таблиці п’ятої Звіту з ЄСВ у випадку зазначення відпустки по вагітності та пологах, підставою для надання такої відпустки, на думку лектора, правильним було б все ж таки використовувати посилання саме на наказ про відпустку по вагітності та пологах, який має номер і дату. Форма такого наказу вписана в картку №П-2 і здійснюється в обліку разом із іншими видами відпусток.
Що стосується допомоги по вагітності та пологах, то ця виплата матеріального забезпечення здійснюється саме на підставі листка непрацездатності. І у разі отримання цього листка, комісією, утвореної на підприємстві з питань соціального страхування, оформлюється протокол, в якому визначається рішення про призначення допомоги. А далі бухгалтер здійснює подання заявки про фінансування саме цього виду допомоги коштом Фонду соціального страхування. Отже, у нашому випадку ми розглянули відмінності між термінами "допомога" і "відпустка", коли ми говоримо про стан вагітності та пологів.
Важливі висновки
1. Вагітність та пологи надають право на оформлення відпустки тривалістю 126 календарних днів (ст. 17 Закону про відпустки). Для відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами в кадровій роботі оформлюється відповідний наказ.
2. Вагітність та пологи надають право на отримання допомоги від Фонду соціального страхування за 126 календарних днів страхового випадку (ст. 25 Закону України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування»). Підставою для виплати допомоги є листок непрацездатності.
3. Надання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами із зазначенням номера і дати наказу заноситься у розділ 5 Особової картки П-2 і до таблиці 5 звіту з ЄСВ.