Щодо підтвердження факту здійснення господарських операцій
Мінфін у листі від 01.12.2016 р. №31-11170-16-29/34246 зазначив, що у разі придбання працівником за власні готівкові кошти товарів для потреб підприємства, використання власних коштів у відрядженні до бухгалтерської служби подається у визначені законодавством строки Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі - авансовий звіт).
Це відповідає нормам статті 9 Закону про бухоблік. За нею підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Таким первинним документом є авансовий звіт.
Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення. Також Мінфін нагадав, що відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.
Визначені і невизначені законодавством строки подання Звіту
Підпункт 170.9.2 ПКУ визначає граничні строки складання та подання роботодавцю авансового звіту для виконання цивільно-правових дій.
Так, за загальним правилом, цей звіт подається до закінчення 5 банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт.
Але звітування щодо витрат, пов'язаних з відрядженням, оплачених з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, проводиться в інші строки.
Якщо під час службового відрядження платник податку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає авансовий звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3 банківського дня після завершення відрядження.
При застосуванні платіжних карток для проведення розрахунків у безготівковій формі під час відрядження строк подання платником податку звіту становить 10 банківських днів. За наявності поважних причин роботодавець може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Але ПКУ або Положення № 637, чи Порядок № 841 не визначать граничні строки надання авансового звіту у разі придбання працівником за власні готівкові кошти товарів для потреб підприємства та у разі відрядження! Тож виходить, що таких граничних строків просто не існує, і штрафи за несвоєчасність подання такого звіту застосовуватися не повинні (як не повинна і оподатковуватися сума відшкодованих за таким звітом витрат, в разі надання працівником відповідних підтвердних документів).
Та Мінфін про це у роз’ясненні не написав. Натомість він нагадав, що за ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах несе власник (власники) або керівник цього підприємства.
Доцільність здійснених витрат працівником
Змушувати працівника (зокрема, шляхом видання наказу) витрачати власні кошти на потреби роботодавця не можна. Але і витрачання таких коштів виникає не на пустому місці. Працівник повинен бути впевнений, що роботодавцю ці витрати потрібні і він їх відшкодує. Адже, якщо відповідного наказу не було, роботодавець (або уповноважена ним особа, зокрема, керівник підприємства) може і не затвердити авансовий звіт і відмовитися відшкодовувати понесені витрати.
Мінфін у коментованому листі говорить: якщо керівник підприємства підтвердив доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат та затвердив зазначений звіт, бухгалтерська служба відповідно до Інструкції №291, відображає у бухгалтерському обліку зобов'язання перед підзвітною особою, визнане підприємством, за кредитом субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Тобто в обліку виникає заборгованість перед працівником за понесені ним витрати.
Коли відшкодування витрат стане для працівника додатковим благом
Щоб відшкодування витрачених власних коштів не стало для працівника додатковим благом, потрібно дотримуватися правил, встановлених пп. 170.9.1 ПКУ.
Так, витрати на проживання, проїзд мають бути підтверджені документами, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді:
- транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту,
- та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
Для відшкодування добових у разі відрядження по Україні має бути видано відповідний наказ про відрядження та відповідні первинні документи, а для добових щодо закордонних відряджень - наказ про відрядження та наявність документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Аналогічне правило працює і для витрат на здійснення цивільно-правових дій не під час відрядження.
Якщо витрачання власних коштів працівником документально не підтверджено, то при прийнятті рішення роботодавцем щодо компенсації таких витрат (навіть на підставі авансового звіту), у такого працівника виникає оподатковуваний дохід згідно з пп. 164.2.11 ПКУ. З суми відшкодування слід буде утримати ПДФО за ставкою 18% (база оподаткування визначається із застосуванням натуркоефіцієнта згідно з п. 164.5 ПКУ, у 2017 році він становить 1,21951) та військовий збір – 1,5%.
***
Читайте також: