Основним документом, що регламентує трудові відносини між роботодавцями та найманими працівниками в Україні, є Кодекс законів про працю.
Форму трудового договору та Порядок реєстрації трудового договору між найманим працівником та фізичними особами, які використовують найману працю, затверджено наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 08.06.2001 р. №260 на виконання статей 24 і 24-1 Кодексу законів про працю. Цей Порядок поширюється на фізичних осіб, які використовують найману працю: фізичних осіб ? підприємців та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарів, няньок, гувернанток, репетиторів, водіїв, прибиральниць тощо) (далі — фізична особа).
Укладений у письмовій формі трудовий договір між працівником і фізичною особою у трьох примірниках фізична особа повинна подати на реєстрацію до державної служби зайнятості за місцем свого проживання у тижневий строк з моменту фактичного допущення працівника до роботи.
Записи про реєстрацію та зняття з реєстрації трудового договору дають право фізичній особі внести записи до трудової книжки працівника про прийняття та звільнення його з роботи (п. 14 Порядку).
Податковим кодексом України передбачено, що у разі нарахування (виплати, надання) доходів, що обкладаються податком на доходи фізичних осіб, на користь фізичної особи, яка перебуває у трудових або цивільно-правових відносинах з фізичною особою ? підприємцем, такий роботодавець виконує функції податкового агента, що передбачає утримання та перерахування до відповідного бюджету податку на доходи фізичних осіб. У разі нарахування (виплати, надання) доходів, що обкладаються податком на доходи фізичних осіб, на користь фізичної особи, яка перебуває у трудових або цивільно-правових відносинах з фізичною особою (не підприємцем), найманий працівник зобов’язаний самостійно задекларувати доходи під час подання річної декларації та сплатити суму податкового зобов’язання у встановлені терміни.
При цьому облік найманих працівників фізична особа повинна вести самостійно. Якщо фізособа-підприємець є платником єдиного податку, необхідно дотримуватись умов перебування на спрощеній системі оподаткування, обліку та звітності щодо граничної кількості найманих працівників у відповідній групі платників єдиного податку.
