10 березня 2021 року в «Голосі України» №44 було опубліковано Закон від 05.02.2021 р. № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».
Як зазначено в самому Законі, він набере чинності через три місяці з дня його опублікування (крім пункту 4 розділу ІІ, який запрацює з дня опублікування цього Закону).
Отже, давайте розглянемо цей Закон, виходячи з хронології його дії.
Які зміни набрали чинності з 10 березня?
Кабміну доручено протягом трьох місяців з дня опублікування цього Закону (тобто до 10 червня 2021 року):
- забезпечити розроблення та затвердження нормативно-правових актів, що випливають з цього Закону;
- привести свої нормативно-правові акти у відповідність з цим Законом;
- забезпечити приведення міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади їх нормативно-правових актів у відповідність з цим Законом.
Отже, протягом трьох місяців ми побачимо декілька проектів нормативних актів, які будуть врегульовувати порядок використання в Україні електронних трудових книжок. Проте наберуть чинності ці накази і постанови з 10 червня 2021 року, як і решта норм Закону №1217.
Що зміниться з 10 червня?
Коли приймаємо нового працівника на роботу
Зараз такий працівник має надати роботодавцю трудову книжку. Цього вимагає ст. 24 КЗпП. При цьому такий нюанс як відсутність (з якої б то не було причини) у майбутнього працівника трудової книжки, ця норма не враховує. Не уточнює вона й дії працівника в разі, якщо він працевлаштовується за сумісництвом (хоча трудова книжка має, як відомо, зберігатися лише за основним місцем роботи).
У новій редакції ст. 24 КЗпП трудова книжка подаватиметься роботодавцю лише у разі її наявності у працівника. А ще у працівника буде вибір, що саме надавати: трудову книжку чи відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. І ось тут будьте уважні: ми вперше стикаємось з юридичною назвою електронного аналогу добре знайомої нам паперової трудової книжки. Ось ці відомості з реєстру – це і буде те, що ми далі називатимемо «електронна трудова книжка»!
І ще: якщо працівник не подаватиме роботодавцю трудову книжку тому, що її в нього просто немає (ні паперової, ні електронної) – це перше місце роботи, він зможе подавати вимогу про оформлення трудової книжки.
Це цікаве уточнення, адже зараз завести трудову книжку в такому випадку протягом 5-ти днів з дня прийняття на роботу - це обов’язок роботодавця, який не потребує додаткових заяв від працівника. Цього зараз вимагає п. 1.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників.
Продовження цієї історії ми знаходимо в новій редакції ст. 48 КЗпП, яка говорить: на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.
З аналізу цієї оновленої статті стає зрозуміло, що під трудовою книжкою в КЗпП буде розумітися саме «паперова трудова книжка»!
Коли звільняємо працівника
Зараз згідно зі ст. 47 КЗпП у день звільнення працівника роботодавець зобов’язаний видати йому належно оформлену трудову книжку. Норма хороша, але теж не враховує усіх нюансів, наприклад, звільнення сумісників.
У новій редакції цієї статті паперова трудова книжка працівнику при звільненні не видаватиметься. Проте на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.
І ось тут ми підходимо до ще однієї дуже важливої новації: роботодавець більше не зберігатиме трудових книжок. При прийнятті на роботу працівник надаватиме трудову книжку роботодавцю лише як джерело інформації, але після отримання такої інформації, вона повертатиметься працівнику.
Довідково: термін «основне місце роботи» у зв’язку з цими змінами, як не дивно, не зникне! Як зазначається у змінах до Закону про ЄСВ (де, власне, і міститься зараз визначення того, що таке основне місце роботи – місце зберігання трудової книжки), основне місце роботи з 10 червня 2021 року визначатиметься працівником у заяві про прийняття на роботу. Звідти воно перекочовуватиме до наказу про прийняття на роботу, до звітності з ЄСВ та до Реєстру застрахованих осіб. Тільки ось, що цей термін далі означатиме і які будуть ознаки у основного місця роботи (крім лише бажання працівника), наразі незрозуміло. Це вимагатиме додаткових пояснень від ПФУ та Мінекономіки.
Облік трудової діяльності працівника
Про обов’язкове поголовне ведення паперових трудових книжок вже через 3 місяці йтись не буде. Їх заводитимуть і записи в них робитимуть лише за бажанням працівників!
Але це не означає, що кадровий облік скасовують і відділи кадрів можна розпускати. Просто зміниться формат такого обліку!
Облік трудової діяльності працівників здійснюватиметься в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом про ЄСВ (ст. 48 КЗпП).
Пам’ятаєте таблицю 5 старого щомісячного Звіту з ЄСВ? А про новий додаток 5 зведеної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ? Та сама кадрова інформація щодо прийняття і звільнення працівників, переведення їх на іншу посаду, надання їм декретних відпусток тощо? Вже кілька років вона потрапляє до Реєстру застрахованих осіб, який веде ПФУ. І ось через 3 місяці відомості з цього Реєстру стануть повноцінною заміною паперової трудової книжки. А паперова трудова книжка, по суті, поступово перетвориться на дублікат таких відомостей, і потреба в ній зникне.
Проте, звісно, в Реєстрі зараз є інформація лише з початку 2000-х. А ті, хто мав трудовий стаж до введення обов’язкового соціального страхування, мають підтверджувати його відповідними документами – зокрема, і записами в паперовій трудовій книжці. Для призначення пенсії за віком - це досі важливо, тож велика кількість працівників продовжуватиме зберігати паперові трудові книжки і вимагатиме внесення до них записів про власну трудову діяльність.
І роботодавці не зможуть їм відмовити у такій вимозі! У новій редакції ст. 48 КЗпП зазначається: власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
Не зникне й Інструкція про порядок ведення трудових книжок. Адже, як і раніше, порядок їх ведення визначатиметься Кабміном. Проте, можливо, це означатиме, що Кабмін нарешті складе власну постанову, якою затвердить цей порядок (зараз він затверджений багатьма авторами, крім КМУ). Зробити це Кабмін має теж до 10 червня.
Як користуватися так званою електронною трудовою книжкою?
Про це нещодавно розповідав (у схемах) ПФУ тут.
А як щодо тих трудових книжок, які зараз зберігаються у роботодавців?
Їх долю визначає розділ ІІ Закону №1217 («Прикінцеві та перехідні положення»).
По-перше, протягом 5-ти років після 10.06.2021 р. відбуватиметься включення Пенсійним фондом до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені ПФУ за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин.
Тобто ПФУ, Мінекономіки та Мінсоцполітики мають скласти спільний порядок внесення до Реєстру застрахованих осіб відомостей про трудову діяльність працівників, яких в цьому реєстрі ще немає (тобто за період до введення так званої «персоніфікації»).
Вноситиметься така інформація, скоріш за все, з даних трудових книжок, а надаватимуть цю інформацію ПФУ або роботодавці, або самі фізособи (якщо на цей момент вони ніде не працюватимуть і трудова книжка буде в них на руках).
По-друге, після завершення цих робіт наявні у роботодавців паперові трудові книжки видаватимуться працівникам на руки особисто під підпис.
Також роботодавець буде зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до 10.06.2021 р. та який звільняється до завершення процедури включення даних з неї до Реєстру застрахованих осіб, у день звільнення.
А як подавати інформацію з трудових книжок до ПФУ?
Подати таку інформацію зможуть як самі фізособи–працівники, так і їх роботодавці (якщо на момент подання паперова трудова книжка зберігається у роботодавця).
Якщо інформацію подаватиме сам працівник (особисто), то у нього є два варіанти. Він може подати трудову книжку в оригіналі до органу ПФУ. А може надіслати за допомогою вебпорталу (сайту) ПФУ електронну копію такої трудової книжки, засвідчену електронним підписом.
У роботодавця вибору немає, він подає таку інформацію через вебпортал електронних послуг ПФУ у вигляді сканованих або оцифрованих копій трудової книжки, довідок тощо.
Роботодавці, увага! Якщо працівник делегує повноваження щодо оцифрування документів про трудову діяльність роботодавцю, то такий працівник має надати згоду на обробку персональних даних, яку укладають у довільній формі. Сканована копія цієї згоди є невід’ємною складовою відомостей, які подаються роботодавцем до ПФУ.
Не забуваємо і про обов’язкове накладення електронного підпису на ці скановані або оцифровані копії.
ПФУ роз'яснює, яким вимогам мають відповідати зазначені копії:
- скановані копії виготовляються з оригіналів трудової книжки та документів про стаж;
- скан-копія повинна бути кольорова;
- сканувати необхідно усі заповнені сторінки трудової книжки в хронологічному порядку (незаповнені сторінки трудової книжки (вкладиша) сканувати не потрібно);
- скан-копія має бути чітка та читабельна;
- відскановані документи необхідно зберігати у форматих jpg або pdf;
- розмір кожного файла не має перевищувати 1 мб;
- назви файлів мають відповідати виду відсканованого документа.
І ще! Якщо у вас зберігаються паперові трудові книжки працівників і ви будете подавати їх копії до Реєстру застрахованих осіб (який веде ПФУ), до цього треба підготуватися. Зокрема, провести аудит цих трудових книжок. Про те, як це зробити, читайте тут.