Приказ на командировку. Приказ о направлении работника в командировку — это обязательный документ. Именно в нем устанавливается будущий маршрут служебной поездки работника, а также предоставляется ли ему для этого служебный автомобиль. В приказе нужно также указать, что если работник потратит в командировке собственные средства, то работодатель возместит ему эти расходы при наличии подтверждающих документов.
Путевой лист — нужен или нет? Сейчас путевой лист для легковых автомобилей не является обязательным документом. Однако это один из самых удобных документов для учета топлива, которое заливается в бак служебного автомобиля перед поездкой, и расчета количества топлива, которое было израсходовано в ходе такой служебной поездки. Так как типовая форма путевого листа утратила силу, то при желании работодатели могут разработать свою форму первичного документа для учета использованного топлива — в соответствии со ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.7 Положения № 882.
Авансовый отчет. Вернувшись из командировки, работник обязан отчитаться о расходах, понесенных во время командировки, по форме, утвержденной приказом Миндоходов Украины от 24.12.2013 г. N 845. Если же ни аванс не выдавался, ни корпоративная карта не использовалась, а работник тратил исключительно свои деньги, подавать отчет именно по указанной форме он, в общем-то, не обязан. Но, как правило, налоговики настаивают именно на ней: она привычнее и вызывает меньше вопросов по части оформления.
В любом случае к отчету об израсходованных средствах, своих или подотчетных, работник обязан приложить подтверждающие документы: фискальные чеки с АЗС, акты и расходные накладные с СТО (в случае ремонтов), квитанции за парковку и т. д. Фискальные чеки на сумму более 240 грн с НДС не дадут права на НК по НДС согласно пп. «б» п. 201.11 НКУ. Для приобретения ГСМ удобнее использовать топливные талоны или топливные карты4.
Напоминаем, что сроки подачи отчета об использовании подотчетных средств и возврата неиспользованных подотчетных средств (или же средств, полученных под отчет, но об израсходовании которых у работника нет оформленных в соответствии с требованиями законодательства первичных документов) установлены пп. 170.9.2 — 170.9.3 НКУ.
Более подробно читайте в свежем выпуске ДК №41 (13.10.2014) в статье А. Быковой “Автомобиль в командировке”.