Найпоширеніші помилки при розрахунку лікарняних
Свого часу ФСС на підставі проведених ним перевірок зауважив, що найчастіше страхувальники при розрахунку лікарняних допускають такі три помилки:
1. Надмірне нарахування матеріального забезпечення.
У зв'язку з цим виникає переплата матеріального забезпечення за рахунок коштів Фонду. Причиною таких помилок є неправильне застосування або порушення норм Порядку №1266, а саме: неправильне визначення розрахункового періоду та/або сум заробітної плати для обчислення середньоденної заробітної плати.
2. Надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв'язку із захворюванням або травмою, що сталися внаслідок алкогольного сп'яніння або дій, пов'язаних з таким сп'янінням (порушення норм ч. 1 ст. 23 Закону №1105).
3. Призначення допомоги з тимчасової непрацездатності, по вагітності та пологах на підставі листка непрацездатності, виданого (оформленого) з порушенням встановленого порядку (порушення норм ч. 1 ст. 31 Закону №1105).
Звісно, причиною надміру нарахованих лікарняних може бути і неправильно визначений страховий стаж або розмір середньоденної зарплати тощо.
Тепер докладніше розповімо про алгоритм сторнування надміру нарахованих лікарняних.
Помилку виявлено при поданні заяви-розрахунку
Як раніше, так і зараз уточнюючої форми заяви-розрахунку немає.
Тому у разі самостійно знайденої помилки в наданій заяві-розрахунку до робочого органу Фонду, куди подавалася заява-розрахунок, необхідно надати лист з детальним описом помилки. У листі слід обов'язково зазначити:
- код ЄДРПОУ;
- реєстраційний номер;
- назву страхувальника;
- вхідний номер та дату заяви-розрахунку;
- серію та номер листка непрацездатності;
- П. I. Б. застрахованої особи.
Лист має бути підписаний керівником і бухгалтером (за наявності посади) та завірений печаткою.
Як повернути зайво сплачені працівнику кошти
Нормами ст. 127 КЗпП встановлено порядок відрахувань із заробітної плати працівників для покриття їх заборгованості роботодавцю. Вони можуть провадитися за наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого органу, зокрема, для повернення сум, зайво виплачених унаслідок лічильних помилок. Власник або уповноважений ним орган має право видати наказ (розпорядження) про відрахування не пізніше одного місяця з дня закінчення строку з дня виплати неправильно обчисленої суми.
Але навіть у цьому разі відрахувати зайво виплачену суму можна, тільки якщо було вчасно (протягом одного місяця з дати виплати неправильно обчисленої суми!) видано відповідний наказ. А якщо помилку виявили пізніше, то такий наказ уже не допоможе.
Якщо зробити відрахування зайво виплачених сум із зарплати працівника не вдасться, доведеться або звертатися до суду, або домовлятися про добровільне повернення таких сум із працівником.
Помилка виявлена після отримання лікарняних від ФСС
За нормами п. 12 Порядку №12, якщо сума отриманих лікарняних від Фонду перевищує фактично нараховані суми та це виявлено одразу після отримання фінансування, то помилково замовлені кошти слід повернути протягом трьох робочих днів на рахунок робочого органу Фонду та листом надіслати пояснення причин повернення коштів.
У разі виявлення помилок у виплачених лікарняних за минулі періоди (за межами діючого бюджетного року) надлишково нараховані та виплачені кошти також слід повернути до Фонду й одночасно надати обґрунтоване письмове пояснення щодо причин повернення страхових коштів. Звісно, у листі при поверненні коштів ФСС слід зазначити суму надміру отриманих коштів. При цьому заяву-розрахунок подавати не потрібно. Це передбачено п. 13 Порядку №12.
А якщо помилку виявлено до чи вже після подання повідомлення про виплати?
З 1 жовтня 2018 року роботодавці мають протягом місяця з дня проведення виплат надсилати повідомлення до ФСС. Таке правило встановлено п. 10 Порядку №12. Уточнюючої форми для цього повідомлення немає. Тому якщо страхувальник вже подав повідомлення до ФСС, то при виправленні помилки треба буде звернутися до ФСС за роз'ясненням щодо цього та діяти згідно з ним.
У разі повернення зайво отриманих коштів до подання до ФСС повідомлення в ньому слід буде зазначити правильну суму виплачених коштів.
Відображення перерахунку в бухгалтерському обліку
Виправлення помилки відображається на підставі відповідної бухгалтерської довідки. В ній зазначається дата її фактичного складання. А ось проведення слід датувати «заднім числом»: помилки минулого року виправляються станом на початок року, а помилки поточного – періодом, у якому правильні проведення повинні були бути зроблені. Такий алгоритм виправлення помилки базується на роз'ясненні від Мінфіну. Його було наведено у листі від 21.12.2016 р. №31-11410-07-25/36420.
Приклад. Сторнування лікарняних у зв'язку з неправильно нарахованими сумами лікарняних
Працівнику неправильно нарахували лікарняні за дні хвороби дитини у червні 2019 року, позаяк застосували страховий стаж для розрахунку лікарняних 60% замість 50%. При цьому такі лікарняні були сплачені за рахунок ФСС. Виникла потреба сторнувати нараховані лікарняні у бік зменшення на 500 грн. Для перерахунку було оформлено бухдовідку. В ній було зазначено відображення сторнування суми нарахованих лікарняних за допомогою таких бухгалтерських проведень (див. зразок).
Зразок
Виправлення у звіті з ЄСВ
Порядком №435 передбачено, що внесення від'ємних значень сум нарахованої заробітної плати (доходу) допускається лише для зазначення:
- сум перерахунків заробітку (доходу), пов'язаних з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю;
- сторнованих сум відпусткових і допомоги по тимчасовій непрацездатності, нарахованих у попередніх періодах.
Тож при виправленні в обліку помилок щодо надміру нарахованих лікарняних потрібно буде у звіті з ЄСВ за місяць виправлення помилки відобразити від'ємне значення. Отож алгоритм заповнення буде таким:
- реквізит 9 «Код категорії ЗО» зазначаємо 29;
- реквізит 10 «Код типу нарахувань» – прочерк;
- реквізит 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» – місяць, в якому було нараховано зайві лікарняні;
- реквізит 13 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» – прочерк;
- реквізити 14 – 16 – прочерки;
- реквізит 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)» – сума зайво нарахованих лікарняних з мінусом;
- реквізит 18 «Сума нарахованої заробітної плати/доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» – сума зайво нарахованих лікарняних з мінусом;
- реквізити 19 та 20 – прочерки;
- реквізит 21 «Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на заробітну плату/дохід)» – сума ЄСВ з мінусом.
У таблиці 1 звіту з ЄСВ суму зайво нарахованого ЄСВ буде зазначено у рядку 5.1.1. У рядку «Зміст помилки» треба вказати, що була зменшена сума нарахованих лікарняних і за який саме період (місяць і рік) було зроблено виправлення.
Виправлення у ф. №1ДФ
У податковому розрахунку за формою №1ДФ помилка виправляється двома способами:
- або у звіті за період, у якому виявлено помилку за поточний квартал, через подання звітної форми №1ДФ вже з виправленими даними. Якщо ж лікарняні було відкориговано після подання звітної форми, але до граничного терміну її подання, то треба буде подавати звітну нову;
- або в уточнюючому розрахунку до звіту за період, в якому припустилися помилки.
Якщо подавати уточнюючий розрахунок, то в ньому треба заповнити рядок для введення нового рядка з правильними сумами доходу і повністю заповнити всі його графи, а в графі 9 поставити «0» – на введення рядка (аналогічно заповнюється і нова звітна форма №1ДФ).
Та є й інший варіант, який пропонують самі податківці у своїх роз'ясненнях.
Згідно з пп. 169.4.3 НКУ працедавець має право провести перерахунок ПДФО за будь-який період, який його цікавить.
В IПК від 12.04.2019 р. №1594/6/99-99-13-03-02-15/IПК податківці вказували, що якщо у вас був надмірно нарахований доход і це було виявлено в результаті перерахунку (як обов'язкового, так і проведеного добровільно), відображати наслідки такого перерахунку (у нашому випадку сторно доходу, ПДФО і ВЗ) треба у формі №1ДФ за той звітний період, у якому ви цей перерахунок зробили (виправили помилку).
Навіть якщо за результатами проведення перерахунку за нарахованими сумами доходів і податку виникає від'ємне значення, то у звітності за ф. №1ДФ в рядках 3 і 3а, 4 і 4а проставляється сума надмірно нарахованого доходу й утриманого податку зі знаком «мінус» і за відповідною ознакою доходу.
Штраф за неправомірно використані кошти
При поверненні неправомірно використаних коштів від ФСС роботодавцю доведеться сплатити штраф у розмірі 50% такої суми. За несвоєчасне повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів на страхувальників та інших отримувачів коштів Фонду накладається штраф у розмірі 10% несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів. Одночасно на суми таких коштів і штрафних санкцій нараховується пеня в розмірі 0,1% зазначених сум коштів, розрахована за кожний день прострочення платежу (ч. 6 ст. 15 Закону №1105).
Строку давності в разі стягнення штрафних санкцій, а також інших видів заборгованості перед ФСС немає (ч. 2 ст. 17 Закону №1105).
Зверніть увагу!
ФСС видав лист від 27.06.2019 р. №1322-11-4. У ньому зроблено висновок: «У разі самостійного виявлення страхувальником помилки при нарахуванні допомоги по тимчасовій непрацездатності за минулий період та повернення у повному обсязі до Фонду надлишково нарахованих та виплачених коштів до початку перевірки страхувальника, за наявності відповідної бухгалтерської довідки та обґрунтованого письмового пояснення щодо причин повернення страхових коштів, фінансові санкції за порушення порядку використання страхових коштів до страхувальника не застосовуються».
Тобто штраф буде накладатися тільки при виявленні помилок під час перевірки ФСС. А от якщо страхувальник доведе, що виправив помилку до цього моменту, то штрафу не буде. Але позаяк такі правила не встановлені прямо у Законі №1105, кожному зі страхувальників слід самостійно звертатися до ФСС за роз'ясненням.
Штрафи щодо ЄСВ, ПДФО та військового збору
За сторнування ЄСВ штрафу не встановлено. Але відповідно до п. 3 ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ за донарахування платником своєчасно не нарахованого ЄСВ накладається штраф у розмірі 10% зазначеної суми за кожний повний або неповний звітний період, за який донараховано таку суму, але не більш як 50% суми донарахованого ЄСВ.
Тому якщо при сторнуванні зайво нарахованих лікарняних треба було донарахувати ЄСВ до мінімального страхового внеску за місяць надання лікарняних, то цей штраф буде. В іншому разі, коли сума нарахованої зарплати та лікарняних, навіть при їх зменшенні, становитиме більше мінімальної зарплати, виправлення такої помилки не призведе до штрафів.
Тепер щодо ПДФО та військового збору. Сторнування сум раніше нарахованих лікарняних та виправлення такої помилки в формі №1ДФ призводить до штрафу на підставі п. 119.2 ПКУ.
Так, за перше протягом року виправлення помилки у формі №1ДФ буде застосовано штраф у розмірі 510 гривень. Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 1020 гривень.