Документи загубилися під час перевірки: дії платника податків

Коментар до Постанови від 02.07.2019 р., справа №826/3304/17

Ситуація, яка описана у коментованому судовому рішенні, показує, що отримавши запит про надання переліку документів у перший же день проведення перевірки, бухгалтером було виявлено втрату деяких з них. Про це ТОВ письмово повідомило податківців, але перевірку не було перенесено.

Перевіряючі пішли найпростішим шляхом — був складений акт перевірки, де за всіма операціями за втраченими документами не визнані ні витрати, ні ПК з донарахуванням податку на прибуток та ПДВ.

Щоправда слід віддати належне керівнику ТОВ, який вчасно зорієнтувався та встиг відновити всі втрачені документи до закінчення перевірки, однак подати їх ТОВ змогло лише разом із запереченнями.

Втім, і тут на керівника ТОВ чекала несподіванка — фіскали не визнали такі документи поданими вчасно з дотриманням порядку, встановленому ст. 44 ПКУ, та не врахували їх при розгляді заперечень та складенні податкових повідомлень-рішень.

Аргументи ДПІ — "закон передбачає чіткий порядок дій"!

Згідно з пп. 44.5 ПКУ, у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пп. 44.1 і 44.3 ПКУ, платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації.

Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Пунктом 44.6 ПКУ, зокрема, передбачено, що у разі, якщо до закінчення перевірки або у терміни, визначені в абз. 2 пп. 44.7 цієї статті, платник податків не надає посадовим особам контролюючого органу, які проводять перевірку, документи (незалежно від причин такого ненадання, крім випадків виїмки документів або іншого вилучення правоохоронними органами), що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності.

Але наведені норми ПКУ не вказують, як діяти, якщо втрата документів виявлена на момент проведення перевірки. Як бачимо, якщо навіть подати повідомлення  протягом 5 днів з дня такого виявлення, перевірка вже розпочата і зупинити її через виявлену втрату первинних документів ст. 82 ПКУ можливості не буде.

І навіть, якщо відновити такі документи, чи врахують їх податківці – це вже як пощастить. Якщо надати їх із запереченнями (тобто, вже після закінчення перевірки і складання акту), податківці, як у випадку, що ми розглядаємо, можуть заявити – треба було подавати ці документи під час перевірки.

Ну, що ж, якщо податківці не беруть відновлені документи до уваги, можливо, їх захоче розглянути суд?

Що кажуть суди?

Відзначимо, що і перша інстанція, і апеляція стали на бік органу ДФС та підтвердили правомірність винесення податкових повідомлень-рішень.

Вони покликалися на те, що дійсно, ТОВ повідомлено податковий орган про втрату документів. Водночас, як вказує податковий орган, підприємством не вказано перелік втрачених документів та період, за який саме їх втрачено. Тож, врахуйте цей момент, якщо будете повідомляти податківців про втрату документів.

Окрім того, ТОВ не надало суду доказів, які б підтверджували втрату будь-яких документів, факт звернення до ГУ ДФС про втрату документів, а також неможливості відновлення та надання документів до перевірки протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Однак, ВС доволі категорично не прийняв обґрунтування попередніх судів.

Обставини, які мають з’ясувати суди при втраті документів на момент перевірки

ВС повертаючи справу на новий розгляд, зазначив, що у таких випадках суди мають з’ясовувати:

1) чи мало можливість ТОВ дотриматися строку повідомлення органу ДФС про втрату документів;

2) чи мав обов'язок контролюючий орган враховувати такі документи, які фактично направлені до моменту прийняття оскаржуваних податкових повідомлень - рішень, і якщо мав такий обов'язок, то чому не врахував надані документи та не надав обґрунтувань щодо цього в відповіді на заперечення до акту перевірки;

3) які саме документи додано до заперечення на акт перевірки та чи мають такі документи безпосереднє відношення до господарських операцій ТОВ за період, що перевірявся;

4) чи дотримувалося ТОВ порядку призначення комісії для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх втрати або знищення, чи долучені до такої комісії представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду, чи оформлялися результати роботи комісії відповідним актом та чи направлявся такий, зокрема, до контролюючого органу.

Адже лише сам факт втрати документів, на нашу думку, а також з такого виходив ВС у своїх висновках, ще не вказує на недотримання вимог пп. 44.5-44.6 ПКУ в частині неповідомлення органів ДФС про таку втрату. Важливими є і обставини втрати таких документів, які задокументовані ТОВ. Щодо цього заслуговують рекомендації, які надав ВС у коментованій нами постанові.

Рекомендації від ВС

Звісно, що втрата документів може бути виявлена у будь-який час, у т.ч. й на момент перевірки (коли виникає у платника податку обов’язок надати у повному обсязі всі первинні документи, які належать або пов’язані з предметом перевірки — п. 85.2 ПКУ).

У разі втрати первинних документів платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації.

Від редакції! На нашу думку, таке повідомлення слід робити у будь-якому разі виявлення втрати/знищення/пошкодження документів незалежно від дати/моменту/обставин такого виявлення, у т.ч. й під час перевірки та протягом часу її проведення.

У разі пропажі або знищення первинних документів керівник господарюючого суб'єкту письмово повідомляє про це правоохоронні органи.

Наказом по підприємству призначається комісія для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, а його копія в 10-денний строк надсилається, зокрема, і територіальному органу центрального органу виконавчої влади, який реалізує державну податкову політику, державну політику у сфері державної митної справи.

Від редакції! На нашу думку, і про це слід буде надавати пояснення в суді, керівнику варто надати такий акт й податковому органу — особливо, коли виявлення втрати/пошкодження/знищення припало на момент проведення документальної перевірки чи отримання запиту про надання пояснень та їх документального підтвердження.

Таким чином, дотримання наведеного вище може запобігти негативним наслідкам та надає беззаперечне право подати відновлені документи разом із запереченнями ДПІ чи вже суду (залежно від обставин втрати та строків відновлення).

Замість висновків

Цікавим у коментованому нами судовому рішенні є те, що ТОВ певним чином пробувало маніпулювати своїм правом на відновлення документів, заявляючи про їх втрату при кожній спробі провести фіскалами документальної перевірки.

Певний час приписи пп. 44.5 ПКУ працюють — орган ДФС виносить наказ на перенесення строків проведення перевірки до 90 днів для відновлення первинних документів. Однак чергова перевірка закінчилася складенням акту та тривалим судовим процесом.

Втім, яку поведінку обрати — у кожному разі вирішує керівник підприємства.

І слід пам’ятати, що правильне оформлення втрати/знищення/пошкодження документів може стати у пригоді кожного разу проведення перевірок, навіть, якщо такі обставини сталися під час проведення перевірки чи на момент передачі документів до перевірки за запитами під час її здійснення.