Важливо розібратись, які саме альтернативні способи є та чи є можливість їх поєднання, у т.ч. суміщення виконання обов’язків директора або за іншою посадою з роботою бухгалтера? Зараз це питання підняло ГУ Держпраці у Дніпропетровський області на офіційному порталі.
Звісно, чи не ключову роль у зростанні інтересу до цього питання відіграють норми Закону №361— ми говоримо про вже добре всім відомий фінмоніторинг, суб’єктами якого є незалежні бухгалтери та аудитори. А риса саме штатного бухгалтера за цим законом — відсутність необхідності виконання вимог фінмоніторингу! І це вагомий аргумент мати бухгалтера за трудовим договором.
Нагадаємо, що відповідно до пп. “б-в” п 7 п. 2 ст. 6 Закону №361 суб’єктами первинного фінмоніторингу є спеціально визначені суб’єкти первинного фінімоніторингу (крім осіб, які надають послуги в рамках трудових правовідносин):
- бухгалтери, госпсуб’єкти, що надають послуги з бухобліку;
- госпсуб’єкти, що здійснюють консультування з питань оподаткування.
Якщо в силу певних обставин, не маючи можливості мати штатного бухгалтера та оплачувати його роботу, підприємству доводиться користуватись послугами фізсіоб чи підприємців, які надають бухгалтерські послуги, то власники та керівник підприємств чітко розуміють, що такі “сторонні бухгалтери” обов’язково повідомлятимуть Держфінмоніторинг про визначені Законом №361 госпоперації разом з поданням відповідних документів.
Штатний бухгалтер відповідних вимог не виконує, тож й жодних штрафів за неповідомлення Держфінмоніторингу та інших неприємностей можна не очікувати.
Припустимо, цей аргумент спрацював і власники бажають мати бухгалтера всередині компанії. Але чи потрібно для цього створювати цілий відділ, призначати головного бухгалтера і набирати йому багато підлеглих?
Форми ведення бухобліку на підприємстві
Варто згадати про приписи ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік, де передбачено, що для забезпечення ведення бухобліку підприємство самостійно з дотриманням вимог цього Закону обирає форми його організації:
- введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;
- користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;
- ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або підприємством, суб’єктом підприємницької діяльності, самозайнятою особою, що провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності;
- самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства. Ця форма організації бухгалтерського обліку не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, та в бюджетних установах.
Відразу згадаємо позицію Мінфіну, висловлену ще у 2013 році: варіант організації бухгалтерського обліку, при якому його ведення та складання фінансової звітності здійснюється безпосередньо власником або керівником підприємства за наявності в штатному розкладі посади бухгалтера, законом не передбачений (лист Мінфіну від 28.03.2013 р. № 31-08410-07/23-1343/1310).
А якщо такої посади в штатному розписі немає?
Уявимо собі, що власник чи керівник таки прийняв рішення про ведення бухобліку особисто без залучення спеціалістів у сфері бухобліку, у зв'язку з чим виникають два питання:
1) чи має керівник виконувати вимоги з фінмоніторингу як особа, що здійснює ведення бухобліку?
2) як оформити виконання обов'язків бухгалтера, якщо приймається рішення про самостійне ведення бухобліку та складання звітності безпосередньо керівником підприємства?
Звісно, щодо першого питання цікаво було би почути думку Держфінмоніторингу. Проте логічно з точки зору Закону №361, що сам факт виконання трудових обов’язків за трудовим договором автоматично звільняє від виконання його вимог з фінмоніторингу.
Тому, на нашу думку, факт покладення обов'язків бухгалтера на будь-якого працівника чи керівника за трудовим договором (контрактом) вказує на виняток зі ст. 7 Закону №361 та не вимагає від такого керівника або іншого працівника повідомення Держфінмоніторингу про окремі госпоперації за Законом №361.
Але у вищезгаданому листі Держпраці доходить й іншого, ще менш приємного висновку: неможливо на працівника покласти виконання обов’язків посади, яка не передбачена штатним розписом, та здійснювати відповідні доплати.
Цей висновок є значно складніший, ніж видається на перший погляд.
Коли посада бухгалтера має бути у штатному розписі
Розглянемо кілька варіантів виконання роботи бухгалтера (не ФОПа, не за договором ЦПХ та не аудиторською фірмою), адже слід врахувати важливий посил — це виконання обов'язків фінмоніторингу не поширюється на бухгалтерів (інших працівників), які виконують свої обов'язки в межах трудових відносин (п. 7 п. 2 ст. 6 Закону № 361).
Варіант 1. Керівник працює за трудовим договором (контрактом). У разі прийняття рішення про обов'язок ведення бухобліку на підприємстві саме керівником, відповідні обов'язки мають бути прописані у:
- посадовій інструкції (якщо з керівником не укладався трудовий договір (контракт)),
- контракті (письмовому документі), де додатково прописати про обов'язки бухгалтера. Хоча, на нашу думку, якщо серед наведених чотирьох варіантів ведення бухобліку на підприємстві обирається саме останній (четвертий) варіант, то варто це прописати у відповідному рішенні засновника.
Наша позиція: така організація роботи не вимагає введення до штату посади бухгалтера. Більш того, цей варіант ведення бухобліку можливий саме за відсутності у штаті посади бухгалтера.
Причому оплата роботи керівника в частині виконаня обов'язків з ведення бухобліку матиме лише наслідки збільшення оплати за трудовим договором (контрактом). Простіше кажучи, виплата за договором керівнику збільшується на певну домовлену з власником суму (ставка за штатним розписом).
Варіант 2. Керівник виконує роботу бухгалтера шляхом видання наказу по підприємству з відповідною доплатою за ведення бухобліку.
Такий варіант має певні ризики, що можуть прямо вказувати на порушення КзпП.
Так, в даному випадку ми говоримо про ст. 105 КЗпП, а саме про суміщення посад, тобто про виконання на тому ж підприємстві, в установі, організації поряд з своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткову роботу за іншою професією (посадою) або обов’язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, - і для цього цілком достатньо лише наказу керівника. В той час як для покладення обов'язку ведення бухобліку на підпримстві на керівника за відсутності штатної посади бухгалтера — справа власника юрособи.
Нагадаємо, що повноваження виконавчого органу визначає власник (власники) юрособи. А ось організаційну структуру підприємства, чисельність працівників, штатний розпис визначає вже такий виконавчий орган (керівник одноособово).
Про це, як правило, вказують у статуті.
Скажімо, для ТОВ/ТДВ до компетенції виконавчого органу товариства належить вирішення всіх питань, пов’язаних з управлінням поточною діяльністю товариства, крім питань, що належать до виключної компетенції загальних зборів учасників (ч. 2 ст. 39 Закону про ТОВ/ТДВ).
Тому й висновок Держпраці в частині суміщення посад і отримання за це доплат правильний. Якщо керівник вирішує покласти обов'язки ведення бухобліку на себе (і отримувати за це доплату), то цілко логічно спочатку внести посаду бухгалтера до штатного розпису, а вже потім наказом чи розпорядженням по підприємству покласти обов'язки бухгалтера на себе (а можливо, й на іншого працівника) додатково та без звільнення від основної роботи. Без попередньо внесеної посади до штатного розпису вимога КЗпП щодо суміщення з відповідною доплатою не виконується.
Підсумуємо: власник(и) та керівник (колегіальний виконавчий орган) мають обрати один із способів організації ведення бухобліку на підприємстві, визначені у ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік — штатний працівник, сторонній бухгалтер (фізособа за договором ЦПХ, ФОП чи юрособа) або керівник (чи власник).
В принципі можливість поєднання кількох способів не заборонена. Але як і в якій частині відбудеться поєднання, доведеться вирішувати саме власнику(ам) та керівнику. Проте таке поєднання не може порушувати вимоги КЗпП та інші закони у сфері праці.