Хто і як нараховує резерв
Як відомо, п. 8 П(С)БО 25 «Фінансовий звіт суб'єкта малого підприємництва» дозволяє не формувати резерву на оплату відпусток для малих підприємств, які звітують за спрощеним фінзвітом суб'єкта малого підприємництва (форми 1-мс, 2-мс). Для решти юридичних осіб формування резерву прийнято вважати обов'язковим.
Резерв нараховують проведенням у дебет рахунків, в які нараховується зарплата працівника, із кредиту рахунку 471 (наприклад, Д-т 23 К-т 471 або Д-т 92 К-т 471).
Далі відпусткові та суми ЄСВ нараховують за рахунок резерву проведеннями Д-т 471 К-т 661, 651.
Докладно питання створення резерву відпусток див. у «ДК» №25-26/2016 у статті «Практичні кроки щодо резервів відпусток».
Необхідність інвентаризації
На практиці на працюючому підприємстві резерв ніколи не буде нульовим. А враховуючи постійну плинність кадрів та змінюваність розмірів оплати праці, залишок резерву так само практично ніколи не відповідатиме фактичним розмірам потенційних виплат на оплату відпусток на будь-яку дату.
Тому, як правило, під час річної інвентаризації доцільно визначити:
1) кількість днів відпустки, яку «заробили», але не використали всі працівники на певну дату;
2) суму залишку резерву на кінець року виходячи саме з цих розрахунків.
Далі слід порівняти нараховану суму із залишком за субрахунком 471 і за потреби здійснити донарахування або часткове списання резерву.
Відповідно до п. 8.6 розділу III Положення №879, до акта інвентаризації (в частині забезпечень) включаються: визначена за результатами інвентаризації сума забезпечення разом із відповідними розрахунками, а також відповідні суми за даними бухгалтерського обліку.
Що говорять П(С)БО
Відповідно до п. 18 П(С)БО 11 «Зобов'язання», залишок забезпечення переглядається на кожну дату балансу та, у разі потреби, коригується (збільшується або зменшується); за відсутності ймовірності вибуття активів для погашення майбутніх зобов'язань сума такого забезпечення підлягає сторнуванню.
Отже, якщо розмір резерву на оплату відпусток на кінець року є недостатнім, його слід донарахувати проведенням Д-т 23, 91-94 К-т 471 (те саме проведення, що здійснюється при нарахуванні резерву — звичайно, залежно від категорій працівників). Якщо резерв є більшим, ніж потрібно, то зменшення роблять тими самими проведеннями Д-т 23, 91-94 К-т 471, але методом «сторно» (тобто з мінусом). Наголосимо, що, як правило, потреби у зменшенні резерву не виникає. Але чи не єдиний випадок, коли така потреба може виникати, — це коли на підприємстві є тенденція до зниження зарплати.
Використання таблиці
Запропонований у статті прийом може здатися доволі трудомістким. Проте він буде корисним не лише для проведення інвентаризації резерву невикористаних відпусток, а й для обрахунку кількості днів невикористаних відпусток при звільненні. Йдеться, по суті, про елемент здійснення кадрового обліку в частині обліку відпусток. Надалі буде зручно відображати у відповідній графі таблиці кожного разу кількість днів використаної відпустки, і підприємство матиме змогу вивести кількість днів невикористаних відпусток для кожного працівника на будь-яку дату.
Зміна тривалості відпустки
Використання прийому потребує окремої уваги в частині тих працівників, у яких протягом роботи на підприємстві змінювалася тривалість щорічної відпустки (наприклад, у зв'язку з переведенням на іншу посаду, одержанням інвалідності тощо). Для таких працівників, на нашу думку, при переведенні на іншу посаду слід зробити новий рядок у таблиці з новою кількістю днів щорічної відпустки і розпочинати облік відпусток таких працівників по-новому. Звичайно, права використати невикористану відпустку відповідно до колишньої тривалості працівник не втрачає.
Облік за групами працівників
Пропоновану таблицю доцільно використовувати за групами працівників: окремо визначати тих, чия зарплата відноситься до прямих виробничих витрат, окремо — тих, чия зарплата є загальновиробничими витратами і, відповідно, витратами періоду за видами (адміністративні, збутові, інші операційні). Адже для кожної групи працівників проведення з донарахування чи зменшення резерву будуть різними.
Зокрема, для виробничих працівників резерв може нараховуватися проведенням у дебет рахунку 23 або 91 з наступним розподілом, для адміністративних працівників (наприклад, директор, заступник директора, бухгалтерія) — у дебет рахунку 92, для працівників відділу збуту, касирів та продавців — у дебет рахунку 93.
Якщо суми коригувань резерву для виробничих працівників є істотними, то слід замислитись над можливістю визначення відповідних витрат у складі наднормативних загальновиробничих витрат (які включаються не до собівартості виробленої продукції, а до собівартості реалізованої продукції у періоді нарахування). Проблема в тому, що істотні суми донараховуваного резерву в грудні можуть вплинути на оцінку залишків незавершеного виробництва та/або нереалізованої готової продукції на дату балансу (на 31.12.2016 р.), спричинивши їх завищення та викривлення показників балансу. Підприємства, які не мають залишків незавершеного виробництва та/або нереалізованої готової продукції або в яких суми донараховуваних резервів не є значними, різницями можуть знехтувати.
Якщо це вперше
Підприємству, яке ніколи не обчислювало резерву, для складання звітності треба обчислити його на початок та кінець 2016 р. і здійснити коригування (минулі періоди коригуються через коригування даних нерозподіленого прибутку — рахунок 44).
Пояснення до таблиці
Нижче наводимо таблицю, використовувати яку для інвентаризації резерву відпусток ми рекомендували клієнтам, що є невеликими підприємствами з незначною кількістю відпусток. Таблиця може бути прийнятною і для суцільної чи вибіркової самоперевірки резервів, під час тієї ж інвентаризації або аудиту, для більших підприємств, облік відпусток на яких автоматизовано.
Таблиця 1
Практична таблиця для інвентаризації резерву відпусток
| Iваненко П. П. | ||||||||
| Петренко Г. Г. | ||||||||
| Сергієнко I. I. | ||||||||
| РАЗОМ по виробничих працівниках (прямі виробничі витрати) | ||||||||
Таблиця 2
Пояснення до заповнення формул у таблиці 1
| Разом днів відпустки | =ОКРУГЛ((I1-D4)/30,42*C4/12;0) | Обчислюється різниця в днях між коміркою I1 (31.12.2016) та показником «Дата прийняття на роботу» (комірка D4), що ділиться на середньомісячну кількість календарних днів 30,42 і множиться на результат від ділення показника комірки C4 («Число днів щорічної відпустки») на 12 місяців; отриманий результат округляється до цілого числа (0 знаків після коми) |
| Використано за весь період роботи, днів | =24+24+26+7
(інформація для внесення) |
Вносяться дані щодо кількості днів використаної щорічної відпустки при кожному її використанні (показані дані для працівника Сергієнка I. I.), що за весь період роботи використав 81 день щорічної відпустки |
| Невикористаної відпустки, днів | =E4-F4 | Обчислюється залишок загальної кількості днів відпустки, які працівник заробив, але не використав на задану дату, на яку здійснюється обчислення. Результат буде від'ємним, якщо працівник використав відпустку наперед |
| Середньоденний заробіток за останні 12 міс., грн | Iнформація для внесення | Вноситься інформація про середньоденний заробіток, який обчислюється відповідно до Порядку №100, за останні 12 календарних місяців роботи на дату проведення інвентаризації резерву (наприклад, на кінець року). Для зручності сума середньоденного заробітку може обчислюватися також безпосередньо у таблиці |
| Сума резерву по працівнику, з урахуванням ЄСВ 22% | =G4*H4*1,22 | Обчислюється сума резерву як результат множення кількості днів невикористаної відпустки на суму середньоденного заробітку за календарні дні, що збільшується на ставку ЄСВ (коефіцієнт 1,22, у разі якщо працівник є інвалідом, використовується коефіцієнт 1,0841) |
Ключовою в таблиці 1 є графа «Разом днів відпустки» — тут задається відповідна формула, пояснення до якої, а також до інших граф таблиці наведені в таблиці 2. Слід звернути увагу на те, що при обрахунку цього показника в таблиці використовується середньомісячна кількість календарних днів у місяці 30,42, яка обчислена як частка від ділення 365 днів на 12 місяців. Оскільки тривалість відпустки визначається в повних календарних днях, використання середнього значення вбачається цілком прийнятним, адже у результаті не дає істотних відхилень.
Увага: у першому рядку таблиці показана дата, на яку здійснюється обчислення. Для проведення обчислень може бути задана будь-яка дата. Якщо підприємство має бажання обчислити кількість невикористаних днів на поточну дату (тобто на сьогодні), до відповідної комірки слід унести формулу =ТДАТА().
Формула ТДАТА за її логікою не має так званих аргументів, тому після неї зазначаються відкрита й одразу закрита дужки.
Замість згаданої формули підприємство може внести відповідну дату вручну.