Організація обліку в готелі

Договір на готельне обслуговування

Відповідно до ст. 22 Закону «Про туризм» від 15.09.1995 р. №324/95-ВР (далі – Закон №324) за договором на готельне обслуговування одна сторона (готель або інший суб'єкт, що надає послуги з розміщення) за дорученням іншої сторони (проживаючого) зобов'язується:

• надати послуги з тимчасового проживання (ночівлі) у спеціально обладнаному жилому приміщенні (номері);
• виконати або організувати виконання інших визначених договором на готельне обслуговування послуг, пов'язаних з тимчасовим проживанням.

Своєю чергою, проживаючий зобов'язується сплатити за ці послуги встановлену плату.

До послуг, пов'язаних з тимчасовим розміщенням, належать послуги з обслуговування житлового приміщення (номера), харчування (ресторанного обслуговування), зі збереження майна і багажу проживаючого, а також інші послуги, надані залежно від категорії готелю.

Договір на готельне обслуговування укладається як шляхом укладення письмового договору, так і шляхом прийняття готелем заявки на бронювання за допомогою поштового, телефонного чи іншого зв'язку, що дозволяє достовірно встановити особу, від якої надходить заявка.

Згідно з п. 3.3 Правил користування готелями й аналогічними засобами розміщення та надання готельних послуг, затверджених наказом Державної туристичної адміністрації України від 16.03.2004 р. №19 (далі – Правила №19), договір про надання основних готельних послуг може бути укладеним замовником на користь споживача за дорученням останнього. Такими замовниками можуть бути профспілкові організації, туристичні оператори чи інші особи.

При бронюванні номера (місця) готель може запросити передплату за надання готельних послуг. Ця плата враховується при остаточному розрахунку, якщо інше не обумовлено укладеним із замовником договором. У разі відмови споживача оплатити бронь, його розміщення у готелі проводиться у порядку загальної черги (п. 3.2 Правил №19).

Договір про надання основних готельних послуг споживачу також вважається укладеним після оформлення документів на проживання (заповнення анкети, реєстрації) та засвідчується розрахунковою квитанцією або іншим розрахунковим документом, що підтверджує укладення договору і містить у собі:

• найменування готелю, його реквізити;
• прізвище, ім'я та по батькові споживача;
• інформацію про номер (місце в номері), що надається;
• ціну номера (місця в номері);
• інші необхідні дані на розсуд готелю.

Довідково: за бажанням споживача йому може надаватись номер на два і більше місць з оплатою вартості всього номера (п. 4.5 Правил №19).

Документація, яка має вестися в готелі

Порядок використання і заповнення форм документів при проведенні розрахунків з громадянами, які проживають у готелі і користуються готельними послугами, та ведення первинного обліку у готелі визначає Інструкція про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг у ДП «Укркомунобслуговування» (готельний комплекс «Предслава»), затверджена наказом Держбуду від 13.10.2000 р. №230 (далі – Інструкція №230).

Держбуд у листі від 06.03.2002 р. №5/3-197 роз'яснює, що затверджені наказом Держбуду від 13.10.2000 р. №230 форми документів первинного обліку рекомендовані для застосування готельними підприємствами України незалежно від підпорядкованості та форми власності.

Державна туристична адміністрація України в листі від 27.03.2002 г. №14/08-78 повідомляє, що в Інструкції №230, зокрема, встановлено, що в разі застосування готелем комп'ютерних систем для розрахунків з громадянами за надані готельні послуги порядок використання форм звітності визначається готелем самостійно. За рішенням адміністрації готелю за необхідності до встановлених форм звітності можуть бути внесені додаткові відомості.

Стисло розглянемо використання та заповнення форм документів первинного обліку в готелі.

Форма №7-г «Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів»

На підставі телеграм, телефонних дзвінків, листів, що надійшли у готель, на бронювання номерів адміністратором заповнюється журнал реєстрації заявок на бронювання номерів (ф. №7-г).

Юридичними особами (включаючи туроператорів) заявка на бронювання номерів у готелі подається у вигляді гарантійного листа довільної форми, який підписується відповідальною особою та завіряється печаткою за наявності (п. 2.7 Інструкції №230).

Відповідно до п. 4.1 Правил №19 номер (місце) в готелі надається споживачу при пред'явленні паспорта або іншого документа, який засвідчує особу та заповненні анкети встановленого центральним органом виконавчої влади з питань туризму зразка.

При цьому готель повинен забезпечити цілодобове оформлення споживачів, які прибувають та вибувають із готелю (п. 4.6 Правил №19).

Форма №1-г «Анкета проживаючого»

Анкета проживаючого (ф. №1-г) заповнюється громадянином України у одному примірнику на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу. Потім передається адміністратору для реєстрації, після чого документ повертається власнику, а анкету заносять до картотеки.

Анкети зберігаються в службі прийому та розміщення готелю в період проживання громадянина у цьому готелі та протягом одного місяця з моменту його вибуття з готелю. Після цього анкети передаються до архіву та зберігаються протягом одного року, а потім знищуються за актом. Анкети мають бути систематизовані в алфавітному порядку (п. 2.1 Інструкції №230).

Форма №2-г «Реєстраційна картка»

Реєстраційна картка (ф. №2-г) заповнюється іноземцем або особою без громадянства, яка прибула у готель, на підставі паспорта або документа, що засвідчує особу, та передається адміністратору разом з цим документом для реєстрації. Реєстраційна картка відображає відомості двома мовами: українською та англійською.

Реєстраційні картки зберігаються протягом двох років, після чого знищуються за актом.

На підставі реєстраційних карток (ф. №2-г) паспортів та віз адміністратором заповнюється журнал обліку іноземців, які проживають у готелі (ф. № 6-г). Журнал ведеться в одному примірнику за формою, затвердженою МВС України. По закінченні журнал передається на зберігання до архіву готелю (п. 2.6 Інструкції №230).

Для обліку всіх осіб, що проживають у готелі застосовується журнал обліку громадян, які проживають у готелі (ф. №5-г), який ведеться в одному примірнику адміністратором на підставі анкет (ф. №1-г) та реєстраційних карток (ф. №2-г).

Форма №3-г «Візитна картка»

Візитна картка (ф. №3-г) надає право громадянину, який проживає у готелі, на отримання ключів від номера та обслуговування службами готелю.

В картці відмічаються обов'язкові відомості, прізвище проживаючого, номер кімнати та термін проживання. Інші необхідні відомості можуть бути внесені додатково за рішенням адміністрації готелю.

Візитна картка заповнюється адміністратором на підставі анкети (ф. №1-г) чи реєстраційної картки (ф. №2-г) двома мовами: українською та англійською.

Форма №4-г «Рахунок»

В п. 2.4 Інструкції №230 зазначено, що рахунок (ф. №4-г) застосовується при оформленні розрахунків з громадянами за основні та додаткові послуги, отримані у готелі.

Форма використовується при будь-якій формі обробки документа (електронній, ручній) та при будь-якому виді розрахунку (готівковому, безготівковому).

Рахунок виписується у двох примірниках. Перший примірник видається проживаючому, другий здається до бухгалтерії. При цьому графа «Послуга» містить перелік основних та додаткових послуг готелю, наданих проживаючому за звітний період, та податків на ці послуги.

Сума до сплати розраховується щодобово згідно з переліком фактично отриманих послуг разом із сумами ПДВ та готельного збору (на сьогодні – туристичного збору), та всього до сплати. У рахунку сума до сплати з ПДВ вписується в гривнях.

Оскільки рахунок (ф. №4-г) є документом, в якому вказується перелік основних та додаткових послуг готелю, наданих проживаючому за період його перебування в готелі, а також податки на ці послуги, то додаткові акти наданих послуг готелем не складаються.

Нагадаємо, що без згоди споживача/замовника готель не має права надавати додаткові послуги, що не включені до договору. Споживач/замовник вправі відмовитись від оплати таких послуг, а в разі їх сплати готель зобов'язаний повернути сплачену суму. Готелям забороняється обумовлювати виконання одних послуг за умови надання інших послуг (п. 4.4 Правила №19).

Крім того, споживач має право розірвати договір про надання готельних послуг у будь-який час за умови оплати фактично наданих готелем послуг. Порядок розірвання договору на надання готельних послуг з замовником визначається договором та чинним законодавством Правила №19).

За даними рахунків (ф. №4-г) використаних за звітний період касиром (портьє, виконуючим розрахунки) складається касовий звіт (ф. №8-г) в одному примірнику.

Графа «Вид платежу» касового звіту містить перелік послуг готелю, наданих проживаючим за звітний період. Форма щоденно здається до бухгалтерії разом з другими примірниками рахунків (ф. №4-г), контрольною касовою стрічкою РРО та контрольною стрічкою терміналу кредитних карток (в разі використання механізованого розрахунку).

Для оперативного обліку також використовуються:

• відомість обліку руху номерів у готелі (№9-г), яка заповнюється черговим адміністратором щоденно станом на 9.00 годин для оперативного обліку звільнення і заселення номерів та проведення ремонтних робіт у номерах;
• журнал обліку проживаючих на поверсі (ф. №10-г), який щоденно заповнюється черговим по поверху. Журнал містить відомості, необхідні покоївкам для проведення поточних робіт з прибирання номерів.

 Облік туристичного збору

Про те, як розраховуватиметься і сплачуватиметься туристичний збір у 2019 році, ми писали тут. Зверніть увагу, що порядок розрахунку туристичного збору змінився кардинально.

Базою справляння збору з 01.01.2019 р. завдяки змінам до п. 268.4 ПКУ є загальна кількість діб (на відміну до попередньої норми, яка встановлювала вартість проживання).

Зазнали змін і ставки збору, які тепер залежать від виду туризму (визначення цьому терміну тепер є в оновленому пп. 14.1.277 ПКУ).

Ставки згідно зі зміненим п. 268.3 ПКУ встановлюються рішеннями місцевих рад та становлять для однієї особи за кожну добу тимчасового розміщення:

• для внутрішнього туризму – у розмірі до 0,5% від розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня звітного року (з 1 січня 2019 року МЗП 4173 грн) (до 20,87 грн за добу);
•  для в’їзного туризму – до 5% від розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня звітного року (до 208,65 грн).

Адміністрація готелів, кемпінгів, мотелів, гуртожитків для приїжджих та інших закладів готельного типу, санаторно-курортних закладі у цьому разі є податковим агентом туристичного збору. Податкові агенти справляють збір під час надання послуг, пов'язаних із тимчасовим проживанням (ночівлею), і зазначають суму сплаченого туристичного збору окремим рядком у рахунку (квитанції) на проживання. Але зверніть увагу: так вони повинні діяти лише щодо тих суб'єктів, які є платниками туристичного збору.

У бухгалтерському обліку операції договором на готельне обслуговування, відображаються таким чином (суми умовні):

Чи можна брати готівкою оплату за проживання без РРО?

В п. 296.10 ПКУ зазначено, що РРО щодо послуг не застосовуються платниками єдиного податку:

• першої групи;
• другої – четвертої груп (ФОП) незалежно від обраного виду діяльності, обсяг доходу яких протягом календарного року не перевищує 1 млн. гривень.

Отже, не застосування РРО, встановлене 6 ст. 9 Закону №265 та п. 296.10 ПКУ, стосується лише ФОП. Юридичні особи – платники єдиного податку зобов'язані використовувати РРО в загальному порядку.

Якщо ж готель перебуває на загальній системі оподаткування, отримання готівки або платіжних карток за послуги обов’язково слід проводити за допомогою РРО.

Чи може ФОП на 2 групі взяти в оренду готель?

Згідно з ч. 1 ст. 759 ЦКУ за договором найму (оренди) наймодавець передає або зобов'язується передати наймачеві майно у користування за плату на певний строк.

Майном як особливим об'єктом вважаються окрема річ, сукупність речей, а також майнові права та обов'язки (ст. 190 ЦКУ).

При цьому річчю є предмет матеріального світу, щодо якого можуть виникати цивільні права та обов'язки (ст. 179 ЦКУ).

Договір найму будівлі або іншої капітальної споруди (їх окремої частини) укладається у письмовій формі. Договір найму будівлі або іншої капітальної споруди (їх окремої частини) строком на три роки і більше підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 793 ЦКУ).

Однак готель це не лише будівля. Відповідно до абз. 10 ст. 1 Закону №324 та Правил №19 готель це підприємство будь-якої організаційно-правової форми та форми власності, що складається з шести і більше номерів та надає готельні послуги з тимчасового проживання з обов'язковим обслуговуванням.

А ще треба буде вирішити питання із найманими працівниками. Адже, якщо вони будуть прийняті на роботу до орендодавця, а фактично працюватимуть у орендаря, цей момент теж слід узгодити в договорі. Докладно про «оренду» працівників ми писали тут.

У орендодавця, на нашу думку, проблем не виникне. Навіть якщо він належить підприємцю 2-ї групи платників ЄП. Адже вони можуть надавати майно в оренду спрощенцям.

Але в такому випадку слід бути уважним: не можуть бути платниками єдиного податку першої – третьої груп, зокрема фізичні особи – підприємці, які надають в оренду земельні ділянки, загальна площа яких перевищує 0,2 гектара, житлові приміщення та/або їх частини, загальна площа яких перевищує 100 квадратних метрів, нежитлові приміщення (споруди, будівлі) та/або їх частини, загальна площа яких перевищує 300 квадратних метрів (пп. 291.5.3 ПКУ).

Орендування ФОП земельних ділянок, житлових та не житлових приміщень не призводить до втрати статусу платника єдиного податку.