У листі від 04.12.2015 р. №26481/10/28-10-06-11 податківці нагадали, що первинні та зведенні облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях та мати обов’язкові реквізити. Вимоги щодо складання та створення первинних документів також передбачені Положенням про документальне забезпечення запасів у бухгалтерського обліку.
Згідно з пунктом 2.7 Положення, первинні документи складаються на бланках затверджених типових і спеціалізованих форм. Також документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціальних форм.
Податківці звертають увагу, що первинні документи підлягають обов’язковій перевірці бухгалтерами за формою і змістом. Тобто перевіряється наявність у документі обов’язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству у сфері бухобліку, логічна ув’язка окремих показників.
У разі виявлення невідповідності первинного документа вимогам законодавства у сфері бухобліку такі документи з письмовим обґрунтуванням передаються керівнику підприємства. До окремого письмового рішення керівника такі документи не приймаються до виконання.
Це все стосується правильності ведення бухобліку. Але на сьогодні об’єкт оподаткування податком на прибуток формується на підставі фінансового результату, обчисленого на підставі бухобліку. Також не треба забувати, що оподаткування податком на прибуток відбувається за нормами діючого податкового законодавства.
Вимоги щодо підтвердження даних, визначених у податковій звітності регламентуються нормами ст. 44 ПКУ. Зокрема, загальним правилом для цілей оподаткування платники податків є обов’язок ведення обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів. При цьому платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами.
Тому на підставі наведених норм бухгалтерського та податкового законодавства платники податків не мають права відображати витрати в складі податкових витрат, які сформовані на підставі загублених або оформлених неналежним чином первинних документів. Слід зазначити, що за такими первинними документами заборонено формувати витрати й в бухобліку.