Законодавством про працю прямо не передбачено обов’язку фізичних осіб – підприємців вести кадрову документацію про своїх найманих працівників. Проте чинне трудове законодавство містить певні вимоги щодо оформлення працівників, допуску їх до роботи, організації робочого часу, часу відпочинку, нарахування заробітної плати тощо.
ТОП-10 кадрових документів, які на думку Держпраці необхідно мати підприємцям під час інспекційного відвідування
1. Правила внутрішнього трудового розпорядку;
2. Штатний розпис;
3. Табель обліку робочого часу;
4. Графік відпусток;
5. Накази щодо особового складу;
6. Особові письмові заяви працівників;
7. Письмовий трудовий договір;
8. Повідомлення про прийняття працівника на роботу;
9. Особові картки працівників;
10. Відомості про нарахування заробітної плати.
Отже, на думку Держпраці, ФОП має вести кадровий облік своїх працівниках.
А яка позиція Мінсоцполітики? Рекомендаціями, які надано Мінсоцполітики у листі від 21.11.2016 р. №5907/0/10-16/06, встановлено необхідність ведення ФОПами кадрової документації при застосуванні найманої праці. Вони висловили це з метою запобігання порушень законодавства про працю і випадковим помилкам у роботі з персоналом.
Отже, весь вищенаведений перелік ми можемо з вами поділити умовно на два види:
- документи, які вимагає трудове законодавство (КЗпП, Закон про оплату праці, Закон про відпустки);
- документи, які вимагає законодавство з обліку працівників. А саме - Інструкція №286. Саме вона дозволить зорієнтуватися у частині облікових документів. Чому? Тому що в її преамбулі чітко зазначено, що вона поширюється і на фізичних осіб – підприємців. Отже, згідно з п. 1.6 цієї Інструкції, до первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників належать: Наказ, Розпорядження (про прийняття на роботу, переведення, припинення трудового договору), Особова картка, Накази про надання відпустки, Табель обліку робочого часу, розрахунку заробітної плати, розрахункові і платіжні відомості. Отже, керуючись допоміжним документом – Інструкцією, ми визначили з вами склад облікових документів.
Водночас чинне трудове законодавство містить свої вимоги.
Наприклад, щодо правил внутрішнього трудового розпорядку (далі - ВТР). Ст. 142 КЗпП передбачає наявним цей документ для організації робочого процесу у роботодавців. І відповідно правила внутрішнього трудового розпорядку, насамперед, допомагають Держпраці встановити, за якими робочими ознаками, робочим часом, в якому порядку часу/відпочинку працюють працівники у такого ФОПа. Тому створюючи правила ВТР використовуйте усі ті норми, які містить саме ст. 142 КЗпП. А це:
- типові правила. Вони пишуться не за допомогою google, а саме з типових правил, які діють в Україні і затверджуються не рішенням підприємця, а зборами трудового колективу, для чого необхідно буде оформити відповідний протокол;
- в розділі «робочий час» обов’язково зазначте той графік роботи, який використовує підприємець при організації робочих процесів.
Щодо штатного розпису, то тут законодавство не однозначне. Адже про штатний розпис згадується в Господарському кодексі, про потребу його саме власнику підприємства. І оскільки підприємець на сьогодні не є власником підприємства, то виникає питання: чи дійсно необхідно мати штатний розпис? Давайте звернемось до роз’яснення Мінюсту, яке представлено на наступному слайді.
Враховуючи те, що підприємець використовує найману працю і з огляду на чинні в Україні закони, підприємець є роботодавцем. Тобто у розумінні трудового права ми його розглядаємо як суб’єкт.
Отже, використовуючи ст. 64 ГКУ доходимо висновку, що підприємцю все-таки бажано мати штатний розпис, щоб описати свою мінімальну структуру (якщо вона є) і посад, які використовує підприємець.
Щодо посадови окладів, то їх наявність чи відсутність у штатному розписі чинним законодавством на пряму не визначено. Тут вже за рішенням підприємця. Але пам’ятайте: будь-яке планування окладів має дотримуватися чітко, враховуючи норми ст. 96 КЗпП (а саме міжкваліфікаційне співвідношення, яке зобов’язує підприємця планувати і описувати відповідні оклади своїх працівників).
Щодо табелю обліку робочого часу, то тут облік робочого часу потрібно знову ж таки організовувати дотримуючись норм ст. 50, 51, 56, 58, 59, 61 КЗпП. Якщо у підприємця п’ятиденка чи шестиденка для обліку робочого часу, то достатньо табелю. Але якщо підприємець організовує своїх найманих працівників у змінний графік роботи, то ст. 58, 59 КЗпП нагадують їм про наявність графіків змінності в обов’язковому порядку.
Графік відпусток - це окрема вимога, яка міститься не тільки у ст. 10 Закону про відпустки, але і в КЗпП (як обов’язок організовувати час відпустки), як і в цілому у Конституції України. Тому, зважаючи на те, що Конституція прописує загальні вимоги щодо права на відпочинок, а КЗпП зобов’язує надавати такі права, підприємець має так само планувати їх в графіку відпусток.
Накази щодо особового складу, скоріш за все, на думку лектора, мають мати назву розпоряджень. Тут радимо використовувати рекомендації, які містить Наказ Мін'юсту №1000/5 (коли ви готуєте розпорядження про припинення трудового договору, про переведення, відпустки чи про прийняття працівника на роботу). Відповідно особові письмові заяви працівників, які надаються до наказу, ми можемо зберігати з наказом або разом з трудовим договором.
Письмовий трудовий договір є обов’язковою вимогою ст. 24 КЗпП, ст. 21 КЗпП. Типова форма, яку укладає підприємець з найманою особою, затверджена наказом Мінсоцполітики №260. Фактично допуск до роботи здійснюється із дотриманням двох вимог:
- ст. 24 КЗпП (а саме поданням повідомлення про прийняття працівника на роботу);
- ст. 29 КЗпП (а саме ознайомлення працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку, посадовою інструкцією, умовами роботи тощо).
Відповідно такі вимоги містить чинне законодавство і зобов’язує підприємця створити відповідні облік, запис і ведення документації.
Особові картки, які оформлює підприємець на своїх найманих працівників, це типова форма. Заповнюються всі відповідні розділи. В особових відмітках самої картки радимо робити запис, який підтверджує, що працівник ознайомлений з правилами ВТР та умовами роботи, посадовою інструкцією. Особові справи самі підприємці не ведуть. На це чітко вказує норма, яка описує наказ Мін'юсту №1000/5.
Відомості щодо нарахування заробітної плати не мають жодної типової форми. Підприємець має мати їх у довільній формі. Документи, які підтверджують виплату заробітної плати, так само підприємець має мати. Це можуть бути відомості для карткового перерахунку чи готівкової видачі.
Трудові книжки підприємці окремо не зберігають, бо інструкція про ведення трудових книжок цього не передбачає. Але все ж таки підприємцю, який вирішив зберігати трудові книжки, слід пам’ятати: їх потрібно якось реєструвати. Постає питання у веденні Журналу обліку трудових книжок, які фактично підприємець не мав би вести. Підприємець робить запис до трудової книжки про прийняття на роботу та про звільнення власне з роботи.
Договори ЦПХ - це особлива форма договорів, за якими залучається дуже часто праця у фізичних осіб – підприємців і на ці види договорів сьогодні Держпраці має особливий погляд і команду «ФАС!». Тому, якщо ви не хочете доводити в судах справжність цивільно-правових відносин, а не скриті трудові відносини, навчіться правильно використовувати ці договори в тих умова, коли це потребує залучення особи на роботу чи для послуги.
Важливі висновки
1. Законодавство про працю прямо не передбачає обов’язку фізичної особи-підприємця (ФОПа) вести кадрову документацію при застосуванні найманої праці.
2. Чинне трудове законодавство має певні вимоги щодо оформлення працівників, допуску їх до роботи, обліку робочого часу та часу відпочинку, нарахування заробітної плати тощо.
3. Для запобігання порушенням законодавства про працю і випадковим помилкам у роботі та під час перевірок Держпраці ФОПам треба вести кадрову документацію у разі використання ними найманої праці.
***
Читайте також: