Карантин змусив нас переглянути методи роботи та знайти спосіб працювати віддалено. Навіть у такій консервативній галузі, як бухгалтерія, відтепер перехід на електронний документообіг вже не тренд - а життєва необхідність.
Розглянемо три кроки до зменшення обігу паперових документів, а з ними - і передачі вірусу.
КРОК 1. Почніть обмінюватися первинними документами: рахунками, актами, накладними. Для цього потрібно:
- Внести зміни в наказ про організацію бухгалтерського обліку щодо обміну електронними первинними документами.
- Повідомити своїх контрагентів про перехід на електронний документообіг та внести зміни в договори з ними.
- Придбати кваліфіковані електронні підписи (КЕП/ЕЦП) для співробітників, що мають повноваження відправляти та затверджувати первинні документи.
- Для документообігу можна використовувати програми M.E.Doc (модуль «Електронний документообіг») , Flydoc, FREDO ДокМен; веб-сервіс СОТА.
Візуально схема обміну електронними документами виглядає так:
При використанні модуля FlyDoc створення, підписання, відправка контрагентам та збереження первинних документів з КЕП/ЕЦП здійснюється безпосередньо в 1С:Підприємство. З 6 по 30 квітня 2020 р. діє акційна пропозиція на Flydoc - знижка 50% для нових користувачів.
КРОК 2. Відмовтеся від паперової звітності не тільки до ДПС та Державної служби статистики, а й до ФСС. Документи «Заява-розрахунок» та «Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам» відправляйте в електронному вигляді, при цьому, якщо облік ведеться в 1С:Підприємство, Ви можете скористатись обробкою експорту Заяви та Повідомлення з 1С:Підприємство.
КРОК 3. Якщо Ваша організація надає послуги з перевезення вантажу, перейдіть на формування електронних ТТН. Спростити перехід Вам допоможе обробка для формування ТТН в 1С:Підприємство та їх експорту в M.E.Doc, що дозволить:
- миттєво погоджувати документи на вантажоперевезення;
- унеможливити втрату документів;
- забезпечити прозорість бізнес-процесів;
- зберегти кошти компанії.
Спеціалісти компанії Портфель готові відповісти на запитання щодо переходу на електронний документообіг за телефоном: (050) 104 99 60 або залишайте заявку на e-mail: info@portfel.ua, ми перетелефонуємо у зручний для Вас час.