Гарантії і компенсації при службових відрядженнях
Зазначимо, що всі гарантії і компенсації встановлено ст. 121 КЗпП. Зокрема, працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями.
Також працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати з наймання житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.
Цією ж нормою встановлено вимоги щодо збереження місця роботи на час відрядження та правила оплати праці.
Відповідно до ст. 176 КЗпП не допускається направлення у відрядження вагітних жінок і жінок, що мають дітей віком до трьох років. Вік «до 3-х років» – це період від дня народження дитини до дня, коли їй виповнюється 3 роки включно. З наступного дня зазначена заборона не діє і можна застосовувати норму ст. 177 КЗпП, проте при оформленні наказу на відрядження жінки роботодавець має враховувати, що жінки, які мають дітей віком від трьох до чотирнадцяти років або дітей з інвалідністю, не можуть направлятись у відрядження без їхньої згоди.
Відмова жінки від службового відрядження не може кваліфікуватися роботодавцем як порушення трудової дисципліни.
Про відшкодування та оплату праці поговоримо в окремій статті.
У цій статті зупинімося на внутрішньому положенні про відрядження та документуванні відрядження.
Внутрішнє положення про відрядження
Наразі небюджетні підприємства повинні розробити внутрішнє положення про відрядження та діяти за ним. Iнструкція №59 поширюється тільки на бюджетні організації. Але заборони щодо дотримання вимог Iнструкції №59 при складанні власного положення немає.
Тож кожне підприємство може використати її на свій розсуд у межах тих норм, які не стосуються саме бюджетних установ.
У самостійно розробленому положенні про відрядження необхідно прописати:
- порядок направлення працівників у відрядження;
- терміни звітування;
- порядок відшкодування витрат на відрядження та їх документальне підтвердження;
- розмір добових в розрахунку за кожен такий день з уточненням оподаткування (адже не оподатковується сума добових в діапазоні пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ)1;
- равила подання авансового звіту до бухгалтерії.
1 Розмір добових не обов'язково становить однакову суму, добові можуть залежати від посади працівника або напрямку відрядження чи інших факторів.
Що саме має бути зазначено у Положенні про відрядження, ми розповідали у статті «Відрядження – алгоритм дій» у «ДК» №50/2016.
У ньому також має бути прописано особливості документування відряджень.
Документування відрядження
А тепер зупинімося на внутрішніх документах, які складають для документування відрядження.
1. Наказ (розпорядження) про відрядження – обов'язковий документ відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ. Але зміст наказу цією нормою не встановлено. Проте з огляду на мету його складання у ньому слід зазначити:
- П. I. Б. і посаду відрядженого працівника;
- пункт призначення (місто, область);
- мету відрядження;
- назву підприємства, на яке відряджається працівник;
- строк відрядження;
- розмір добових;
- інші умови відрядження.
Нижче наведено приблизний зразок наказу про відрядження.
Добові
За пп. 170.9.1 ПКУ сума добових визначається в разі відрядження:
– у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), – згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
– до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), – згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
У 2019 році сума неоподатковуваних добових становить по Україні 417,30 грн (0,1 мінімальної зарплати), а от для відряджень за кордон – не більше 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, з розрахунку за кожен такий день.
Відповідно за відсутності наказу сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку та оподатковується ПДФО.
2. Кошторис витрат на відрядження (довідка-розрахунок) – обов'язковий винятково для бюджетників (п. 6 р. I та п. 1 р. III Iнструкції №59). Небюджетні підприємства мають право його складати, але це не є їхнім обов'язком. Але з 3 червня банки вживатимуть заходів для вивчення клієнтів – суб'єктів господарювання, які отримують у банку готівку для подальшого здійснення готівкових розрахунків, щоб спростувати або підтвердити підозри щодо здійснення клієнтом фінансових операцій з ознаками фіктивності. Відповідні новації містить Постанова Правління НБУ від 18.04.2019 р. №62 «Про затвердження Змін до Iнструкції про ведення касових операцій банками в Україні», яка набирає чинності з 3 червня 2019 року.
Зокрема, з урахуванням ризик-орієнтованого підходу банк має отримувати від клієнта підтвердні документи, на підставі яких здійснюються готівкові розрахунки. Відповідно, саме кошторис зможе бути підставою для отримання у банку грошей на відрядження.
У цьому документі повинні зазначатися суми витрат, які передбачено для конкретного відрядження.
3. Завдання на відрядження є також необов'язковим документом, оскільки мету відрядження зазначають у наказі на відрядження. Але якщо у внутрішньому положенні прописано необхідність деталізації завдання, то слід окремо скласти завдання на відрядження.
4. Посвідчення про відрядження – вже давно є необов'язковою формою. Її свого часу було затверджено наказом ДПАУ від 28.07.97 р. №260, але згідно з наказом Мінфіну від 21.06.2011 р. №738 з 22.07.2011 р. вона втратила чинність.
5. Звіт про виконану у відрядженні роботу – необов'язковий документ, але його наявність допоможе підсумувати виконану у відрядженні роботу. Він складається у довільній формі з розкриттям обсягу виконаної у відрядженні роботи.
6. Журнал реєстрації відряджень – необов'язковий документ. Такий журнал узагальнює інформацію про всі відрядження на підприємстві. Але знову ж таки, якщо у внутрішньому положенні про нього є згадка, то потрібно його завести та заповнювати. У такому разі це буде обов'язком працівника кадрової служби, адже саме він має всю необхідну інформацію про відрядження.
Зразок
Після закінчення будь-якого відрядження (в Україні чи закордонного) працівники повинні скласти звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Цей звіт є обов'язковим документом відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ. Його форму затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841.
Відряджений працівник заповнює всі графи звіту, крім:
- «Звіт перевірено»;
- «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;
- кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку;
- розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт.
Ці графи заповнює бухгалтер, а графу «Звіт затверджено» підписує керівник підприємства.
За п. 3 Порядку №841 авансовий звіт подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем завершення відрядження.
За наявності надміру витрачених коштів платник податку повертає таку суму до каси або зараховує на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.
Ці строки звітування поширюються і на подання звіту при використанні корпоративних платіжних карток у відрядженні.
Строки звітування за застосування карток
Якщо під час службового відрядження платник податку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження. Відрядженій особі – платнику податку, який застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту не перевищив десяти банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може продовжити такий строк до двадцяти банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Проте слід пам'ятати, що за п. 19 Положення №148 видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.
Тож працівник має відзвітувати у визначені строки, аби мати змогу отримати кошти на наступне відрядження. Про це також слід зазначати у внутрішньому положенні.
