Графік відпусток: складаємо на наступний рік

Кому треба складати графік відпусток?

Складання графіку відпусток передбачено ст. 10 Закону про відпустки. В ній зазначено: «Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку».

Зверніть увагу, що складається графік щодо оплачуваних відпусток, які можна передбачити заздалегідь. Тобто насамперед в такому графіку будуть враховані щорічні основні відпустки. Крім цього, за наявності, цей графік складають і щодо додаткових відпусток за шкідливі та важкі умови праці, а також за особливий характер праці. Щорічно в деяких працівників виникає право і на додаткові соціальні відпустки «на дітей» - їх теж треба включити в графік. Якщо вашим колективним або трудовим договором передбачено надання інших щорічних оплачуваних відпусток, яких немає в Законі про відпустки (але які роботодавець та працівник узгодили між собою добровільно) – ці відпуски теж враховуються при створенні графіку.

Натомість у графіку відпусток не потрібно вказувати відпустки без збереження заробітної плати, відпустки у зв’язку з навчанням, творчі відпустки.

Враховуючи, що Закон про відпустки поширюється на всіх громадян України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи, норма закону щодо складання графіка відпусток має бути дотримана і у випадку, коли на підприємстві працює, наприклад, три людини. Таке роз’яснення міститься у листі Мінсоцполітики від 29.07.2015 р. №191/10/136-15.

Тобто для юросіб складання такого графіку є обов’язковим. Проте і для фізосіб, які використовують найману працю, бажано такий документ мати і надавати щорічні відпустки відповідно до цього графіку. Адже фахівці Держпраці вважають, що норми, встановлені для роботодавців-юросіб, повною мірою поширюються і на роботодавців-фізосіб. Дехто ставить це під сумнів і за бажанням можна доводити свою правоту у суді. Проте ті, хто не бажають спорів під час перевірок Держпраці, і не готові оскаржувати штрафи, мають складати такі графіки. Скільки б працівників в них не працювало.

Що буде за відсутність графіку відпусток?

Відсутність графіка відпусток розглядається як «інші порушення вимог законодавства про працю». За такі порушення передбачено фінансові санкції відповідно до ст. 265 КЗпП у вигляді штрафу в розмірі мінімальної заробітної плати (з 1 січня 2021 р. — це буде 6000 грн).

Крім цього, за таке «інше порушення вимог законодавства про працю» статтею 41 КУпАП передбачено адміністративну відповідальність — накладення на посадових осіб підприємств та громадян - суб’єктів підприємницької діяльності штрафу в розмірі від 30 до 100 н.м.д.г. Тобто від 510 до 1700 грн.

Повторне протягом року вчинення зазначеного порушення, за яке особу вже було піддано адміністративному стягненню, або ті самі діяння, вчинені щодо неповнолітнього, вагітної жінки, одинокого батька, матері або особи, яка їх замінює і виховує дитину віком до 14 років або дитину-інваліда, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі від 100 до 300 н.м.д.г. Тобто від 1700 до 5100 грн.

В які строки треба скласти графік відпусток?

Як роз’яснює Держпраці, згідно з п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених за погодженням з ВЦРПС постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.1984 р. № 213, графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року.

Але пізніша дата складання графіка не буде порушенням. Проте рекомендуємо скласти такий графік до кінця січня. Особливо юрособам, які створюють резерв відпусток, адже при цьому без цього графіку не обійтися. Докладно про створення цього резерву, а також про те, кому складати цей резерв обов’язково, ми писали тут.

В якій формі складати цей графік?

Форму графіка надання відпусток чинним законодавством не встановлено, тож вона може бути довільною, наприклад, такою:

Як правило, у графіках відпусток конкретна дата початку відпустки не встановлюється, а визначається місяць початку використання відпустки. Інколи зазначають два місяці: місяць початку відпустки і її закінчення.

Але конкретні дати початку і закінчення відпустки у межах, установлених графіком, погоджують працівник і власник. Так, згідно зі  ст. 10 Закону про відпустки, не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку власник або уповноважений ним орган зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки.

Це можна зробити як шляхом вручення працівникові окремо складеного повідомлення, так і шляхом ознайомлення його з наказом про надання відпустки під розпис у цьому наказі (форма №п-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. №489, передбачає окрему графу для підпису працівника).

Слід пам'ятати, що порушення строку такого повідомлення надаватиме працівникові право вимагати перенесення щорічної відпустки на інший період. Але якщо у графіку відпусток зазначено конкретні дати початку відпусток працівників, то окремо повідомляти їм ці дати не потрібно.

Алгоритм складання графіку

Складання графіку відпусток можна умовно розбити на три кроки:

1) за ініціативою роботодавця або виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) чи іншого уповноваженого на представництво трудовим колективом органу складається примірний варіант графіка відпусток. При цьому враховуються особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. А тому кожен працівник має право обирати (пропонувати) найсприятливіший період для своєї відпустки. Проте при складенні графіка мають враховуватися також і інтереси роботодавця;

2) після врахування інтересів обох сторін формується остаточний варіант графіка, який затверджується власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом;

3) затверджений графік доводять до відома всіх працівників підприємства.

Зверніть увагу! Деякі працівники мають право на одержання відпустки за їх бажанням у зручний для них час, а саме:

1) особи віком до вісімнадцяти років;

2) інваліди;

3) жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;

4) жінки, які  мають  двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;

5) одинока матір (батько),  які виховують дитину без батька (матері);  опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично  виховують  одного  або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;

6) дружини (чоловіки) військовослужбовців;

7) ветерани праці та  особам,  які  мають  особливі  трудові заслуги перед Батьківщиною;

8) ветерани війни,  особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною,  а також особам, на яких поширюється чинність Закону “Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту”;

9) батьки – вихователі дитячих будинків сімейного типу;

10) в  інших  випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Тобто щодо таких працівників роботодавець не може відмовити надати їм щорічну відпустку у зручний для нього час – така відпустка надається обов’язково. І це треба врахувати при складанні графіку відпусток.

Чи можна в графіку передбачити надання відпустки частинами?

Так, можна.

Під час планування можна врахувати й надання відпустки частинами за домовленістю між роботодавцем та працівником. Тобто у графіку одна й та сама людина може мати кілька місяців, у яких їй надаватиметься відпустка.

Але коли така відпустка фактично надаватиметься (при складанні наказу) слід дотримуватися правила щодо безперервної частини щорічної основної відпустки. Так, основна безперервна частина відпустки має становити не менше ніж 14 календарних днів. Така норма міститься у ст. 12 Закону про відпустки.

При цьому формально поділ відпустки на частини Законом передбачено тільки для щорічної відпустки (тобто тих видів відпусток, які зазначені у частині 1 ст. 4 Закону про відпустки)!

Якщо йдеться про соціальну додаткову відпустку працівникам, які мають дітей, передбачену статтею 19 Закону про відпустки, то на відміну від щорічної відпустки, поділу на частини вона не підлягає. Однак працівниця, яка має право на соціальну відпустку за двома підставами, може використати зазначену відпустку, наприклад, спочатку за однією підставою тривалістю 10 календарних днів, а через деякий час за іншою підставою тривалістю 7 календарних днів. Про це зазначалося тут.