Пенсійний фонд України оприлюднив постанову від 27.03.2018 р. №8-1, якою затверджено в новій редакції Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування. Постанова набере чинності з дати офіційного опублікування (але поки що, станом на 06.06.2018 р., цього не відбулося).
Що змінилося і як ці зміни вплинуть на застрахованих осіб і тих, хто сплачує за них ЄСВ?
Реєстр застрахованих осіб – для чого він потрібен?
Як і раніше, реєстр застрахованих осіб буде вестись з двома основними функціями:
- накопичення інформації зі сплати ЄСВ, наявності страхового стажу зі сплатою ЄСВ і без, набуття застрахованими особами права на отримання страхових виплат тощо. Зберігатиметься в ньому й інформація про сплату страхових внесків, крім ЄСВ, зокрема, сплачених в бюджет до введення ЄСВ. А також інформація щодо виплат за окремими видами загальнообов'язкового державного соціального страхування;
- видачі такої інформації на запит страхувальникам і застрахованим особам та обміну такою інформацією з іншими державними органами (фондами соцстрахування, ДФС тощо).
Відповідно Положення встановлює правила, як це все відбувається. Звертаємо вашу увагу, що тепер ПФУ буде не лише вести такий реєстр, але і вважатися володільцем даних з цього реєстру.
Вестися реєстр буде в електронному вигляді. І саме на електронну форму не лише ведення реєстру, а й видачу інформації й робиться наголос в зміненому Положенні.
Звідки беруться відомості?
Тут теж відбулася лише «косметична» зміна. Звідки ПФУ бере дані, можна було сказати коротко:
- зі звітності, яка подається страхувальниками;
- з інших джерел, передбачених ст. 18 Закону № 2464.
Тепер ці джерела розписані (хоча «запас» про інші джерела ПФУ собі залишив), і про більшість з них легко здогадатися, це:
- повідомлення про прийняття працівника на роботу;
- дані фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування;
- реєстр страхувальників Державного реєстру;
- дані центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державної реєстрації актів цивільного стану;
- звернення громадян до органів Пенсійного фонду України тощо.
Тобто, як тільки з одного з наведених вище джерел до ПФУ надходять відомості про фізособу, яка підлягає соцстрахуванню в Україні, але її в реєстрі застрахованих осіб, на неї заводиться облікова картка.
Номер облікової картки – що це таке?
На кожну застраховану особу ПФУ створює окрему облікову картку. І присвоює їй власний унікальний номер.
Чи вплине це на складання щомісячних звітів з ЄСВ? Виходячи з того, що ми бачимо, ні.
Адже в новій редакції Положення термін «реєстраційний номер облікової картки платника податків» - реєстраційний номер облікової картки платника податків - фізичної особи згідно з ДРФО, зберігається. Він буде обов’язковим реквізитом облікової картки застрахованої особи. Більш того, в графі 8 таблиці 6 звіту з ЄСВ зазначається податковий номер/серія та номер паспорта застрахованої особи. Тобто не унікальний номер, встановлений ПФУ, а податковий номер або, якщо застрахована особа від нього відмовилася, дані з паспорту (в якому є запис про цю відмову).
В ситуації, коли звітність подається ФОП наново або з виправленнями за періоди до 31 грудня 2010 року, замість реєстраційного номеру платників податків такий підприємець матиме право зазначити дані свідоцтва про загальнообов'язкове державне соціальне страхування (серія та номер (NNN XXXXXX - три літери, пробіл, шість цифр)).
Для осіб, які не є громадянами України, але працювали на території України і не мали реєстраційного номера облікової картки платника податків, в реєстрі (а отже, і в звітності про ЄСВ та страхові внески) зазначатимуться серія та номер документа, що посвідчує особу (FNNNNNNNNN, де F - латинська літера (константа); NNNNNNNNN - довільний набір латинських, російських та українських літер і цифр).
Проте зверніть увагу: у разі створення облікової картки Пенсійний фонд формує та надсилає страхувальнику на електронну адресу, зазначену в звітності, повідомлення про відкриття персональної електронної облікової картки застрахованої особи за формою згідно з додатком 1 до цього Положення або надає таке повідомлення застрахованій особі при особистому зверненні до органів Пенсійного фонду України.
Коригування персоніфікованих даних
Як і раніше, ПФУ залишає за собою право вносити зміни до даних облікових карток застрахованих осіб за наслідками проведених перевірок. Можуть вносити зміни й страхувальники, якщо вони виявили ці помилки до перевірки.
Але тепер з'явилося дві нові опції щодо виправлення помилок, яких припустився сам ПФУ!
Варіант перший: помилку в себе знайшов сам ПФУ. У разі виявлення розбіжностей за результатами контролю відомостей про застрахованих осіб, що були допущені при занесенні відомостей спеціалістом ПФУ та призвели до утворення дублів (двох або декількох) облікових карток, які належать одній застрахованій особі, наказом керівника територіального органу ПФУ створюється комісія з перевірки індивідуальних відомостей. На підставі висновку комісії та наказу керівника відповідного органу у 10-денний строк із дня завершення перевірки індивідуальних відомостей проводиться об'єднання карток.
Варіант другий: помилку щодо себе знайшла застрахована особа. У разі виявлення застрахованою особою некоректних відомостей в її обліковій картці, ця особа може подати до територіального органу ПФУ особисто або через представника анкету застрахованої особи для внесення/зміни/уточнення даних в реєстрі застрахованих осіб за формою згідно з додатком 2 до цього Положення та документи, що підтверджують внесення/зміну/уточнення даних та належність помилкових даних цій особі.
Підтвердними документами є:
- паспорт (інший документ, що посвідчує особу),
- трудова книжка,
- документ, який підтверджує реєстраційний номер облікової картки платника податків або право здійснювати будь-які платежі за серією та/або номером паспорта).
Щоправда, виправити таким чином можна лише дані до умовно-постійної частини облікової картки. Виправлення здійснюється на підставі наказу керівника відповідного територіального органу ПФУ у п'ятиденний строк.
В ногу з часом: застрахованій особі, яка виявила бажання одержувати інформацію про зміни відомостей облікової картки, ця інформація надаватиметься шляхом її надсилання на адресу електронної пошти користувача електронних послуг веб-порталу, в мобільний додаток, призначений для роботи на смартфоні, планшеті та іншому мобільному пристрої, та/або шляхом відправлення СМС-повідомлення.
Як отримати інформацію з реєстру застрахованих осіб?
Інформація, що її зберігає ПФУ, є дуже цінною, і не лише для контролерів. Зараз, коли виплати від ФСС залежать від страхового стажу, лише в ПФУ можна отримати довідку на підтвердження його наявності. Не менш цікавою є інформація про страховий стаж та доходи фізособи з метою його майбутнього пенсійного забезпечення.
Тож, в отриманні такої інформації зацікавлені як самі фізособи, так і їхні роботодавці. Але як її отримати?
Зараз діє правило: застрахована особа має право отримати про себе будь-яку інформацію, що міститься в реєстрі. А ось страхувальники – лише про своїх працівників і то лише за той період, в якому вони перебували з ними в трудових відносинах. І ще одне: інформація по запиту зараз надається виключно на паперових носіях. Отже, за потрібною інформацією доведеться сходити або з’їздити до територіального органу ПФУ.
Чи щось зміниться з дати внесення змін до Положення? Так!
По-перше, нарешті з'явиться можливість отримати інформацію в електронному вигляді. І що є найбільш цікавим, формувати цю інформацію в електронний документ буде не фахівець ПФУ, а та особа, якій вона потрібна. Зазначаючи при цьому дані, які їй потрібні, період, за який робиться запит, і для чого їй ці дані надаються.
Інформація з реєстру застрахованих осіб надаватиметься в електронній формі:
- після ідентифікації особи (страхувальника або застрахованої особи) у базі даних веб-порталу ПФУ,
- а також застрахованим особам через термінали доступу, у тому числі автоматизовані, суб'єктів, підключених до інформаційних сервісів на веб-порталі електронних послуг ПФУ відповідно до укладених з Фондом.
Сформований програмним способом документ про інформацію з реєстру включає обов'язкові атрибути - перевірочні коди (цифровий та QR) та засвідчується електронним цифровим підписом, що є аналогом електронної печатки ПФУ.
Втім, для тих, хто більш довіряє паперу, можливість отримати довідку на паперовому носії безпосередньо в територіальному органі ПФУ залишається.
Інформація з Реєстру застрахованих осіб формуватиметься та надаватиметься за такими формами:
- індивідуальні відомості про застраховану особу - згідно з додатками 3 - 5 до цього Положення;
- дані про нараховану заробітну плату (дохід, грошове забезпечення) - згідно з додатком 6 до цього Положення;
- дані про нараховану заробітну плату (дохід, грошове забезпечення) в межах максимальної величини, яка враховується для розрахунку всіх соціальних виплат, - згідно з додатком 7 до цього Положення;
- витяг з Реєстру застрахованих осіб - згідно з додатком 8 до цього Положення;
- дані про трудовий та страховий стаж - згідно з додатком 9 до цього Положення;
- дані про особливі умови праці - згідно з додатком 10 до цього Положення;
- довідка про розмір пенсії пенсіонера - згідно з додатками 11 (для паперової форми), 12 (для електронної форми) до цього Положення;
- довідка для призначення субсидій - згідно з додатками 13 (для паперової форми), 14 (для електронної форми) до цього Положення.
У разі відсутності в Реєстрі застрахованих осіб інформації про застраховану особу за визначеними параметрами формується та надається довідка про відсутність індивідуальних відомостей про особу за формою згідно з додатком 15 до цього Положення.
Права на отримання інформації страхувальниками (тобто роботодавцями) теж розширили! Тепер вони зможуть отримувати дані не лише про період роботи в них застрахованих осіб, а й відомості про страховий стаж цих застрахованих осіб, необхідні для призначення соціальних виплат. Отже, відправляти працівників за довідкою до ПФУ на підтвердження страхового стажу буде вже не потрібно! Можна буде отримати необхідні дані на сайті ПФУ з реєстру застрахованих осіб, прямо на робочому місці.
Проте інформація з реєстру застрахованих осіб, що містить відомості про реєстраційний номер облікової картки платника податків, серію та номер паспорта громадянина України, його сімейний стан, інформацію про інвалідність (групи, підгрупи, причини інвалідності із зазначенням у відповідних випадках нозологічних форм захворювань), матеріальний стан, адресу, дату і місце народження, місце проживання та перебування, надається виключно особі, якої вони стосуються (уповноваженій нею особі), а також у випадках, передбачених законами.