Коментар до постанови ВС від 20.12.2018 р., справа №924/70/18
Первинні документи для обліку? Печатка не обов’язкова!
Первинні документи, зокрема, акти виконаних робіт, складаються з врахуванням вимог ст. 9 Закону про бухоблік. Так, крім назви документа (форми), дати складання, назви підприємства, від імені якого складено документ, та змісту й обсягу госпоперації, одиницю її виміру господарської операції, акт також має містити:
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Пунктом 2.5 Положення №88 передбачено, що документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою.
Така редакція Закону про бухоблік і Положення №88 стала лише однією з ланок поступової відмови від загального застосування печатки для затвердження документів. Зокрема, Законом №1206 та Законом №1982 було внесено зміни до цілого переліку законів (і навіть до деяких кодексів), які виключали печатки з числа обов’язкових реквізитів.
Втім, коли ми говоримо про спори з органами ДФС, то суди вказують на те, що відсутність печатки на деяких первинних документах (актах, видаткових накладних, ТТН тощо) нівелює значення таких як первинних документів лише за умови, що податківці доведуть такий факт належними доказами. Інакше, за наявності інших документів, що підтверджують реальність здійснення госпоперації, відсутність печатки не може вказувати на втрату статусу документа як первинного.
А ось у господарських спорах печатка має зовсім інше значення.
Господарські спори: як довести, що роботи виконані і передані?
Наприклад, складання актів виконаних робіт оцінюються не лише виходячи зі змісту документу (тобто свідчать не лише про погодження з об'ємом та вартістю виконаних виконавцем робіт). Такий акт є підставою виникнення обов'язку щодо здійснення розрахунків за отриманий товар.
І ось тут виникає безліч питань: потрібна для такого складання печатка чи ні? А якщо печатка в підприємства є, але на якийсь акт вона не потрапила – такий акт дійсний чи ні?
Що каже Мін'юст?
Мін'юст у листі 14.08.2014 №6820-0-4-14/8.1 послався на ч. 2 ст. 207 ЦКУ, за якою правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства. Обов'язковість скріплення правочину печаткою може бути визначена за письмовою домовленістю сторін.
Також, якщо сторони домовилися укласти договір у певній формі, він вважається укладеним з моменту надання йому цієї форми, навіть якщо законом ця форма для даного виду договорів не вимагалася (ч. 2 ст. 639 ЦКУ).
При цьому слід зазначити, що порушення форми договору є двох видів:
- порушення вимог закону щодо форми договору,
- порушення домовленості сторін щодо форми договору.
Відповідно ці види порушень можуть мати різні правові наслідки. Порушення вимог закону щодо його форми може тягнути правові наслідки недійсності договору (наприклад, недодержання вимоги закону про нотаріальне посвідчення договору - ст. 220 ЦКУ), а порушення домовленості сторін щодо форми договору - визнання такого договору неукладеним (наприклад, обрання сторонами для письмової форми правочину обов'язковість його скріплення печатками).
Але це – договір. А як щодо актів та решта документів, які складаються між контрагентами?
Що кажуть суди?
Так, в оглядовому листі Вищого господарського суду України від 18.02.2013 року "Про практику вирішення спорів, пов'язаних із виконанням договорів підряду", зазначено таке.
Відповідно до ч. 4 ст. 882 ЦКУ передання робіт підрядником і прийняття їх замовником оформляється актом, підписаним обома сторонами. У разі відмови однієї зі сторін від підписання акта про це вказується в акті і він підписується другою стороною.
Акт, підписаний однією стороною, може бути визнаний судом недійсним лише у разі, якщо мотиви відмови другої сторони від підписання акта визнані судом обґрунтованими.
Про печатку знову, як бачимо, ані слова, вимагається саме підпис. Але деякі особи намагаються їх замінити. Як? Про це далі.
Печатка замість підпису
Відповідно до норм чинного законодавства підрядник не повинен вчиняти жодних дій щодо спонукання замовника до підписання акта виконаних робіт, а має лише констатувати факт відмови від підписання акта.
Але деякі ФОПи та юрособи таки намагаються спонукати замовника (його уповноважену особу) підписати акт або хоча би поставити печатку (без підпису). Такі дії на думку багатьох госпсуб'єктів можуть захистити їх в суді. Але чи це так?
У коментованій нами справі суду були надані два примірника акта виконаних робіт — один підписаний замовником, але не скріплений печаткою. Інший — містить лише відтиск печатки замовника без підпису уповноваженого представника. Зміст спору був в тому, що коли виконавець почав вимагати оплату коштів, замовник відмовився від цього, посилаючись на недоліки обох примірників документу.
Апеляційна інстанція зазначила, що підписаний акт виконаних робіт (без печатки) є первинним документом у розумінні Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88, оскільки він містить відомості про відповідну господарську операцію. Однак підпис уповноваженої особи в цьому випадку нічим не підтверджений (навіть довіреністю).
Інший акт містить лише відтиск печатки без жодного підпису. Водночас відтиск печатки ЮО повинен, на думку суду, засвідчувати підпис відповідальної особи. Однак на акті підпис відсутній, а тому відтиск печатки сам по собі не має юридичного значення.
За таких обставин апеляційний суд дійшов висновку, що надані обидва примірника акта приймання виконаних робіт не є належними доказами у підтвердження виконання робіт з огляду на їх невідповідність наведеним вимогам закону.
Проте ми все ж говоримо про господарський спір, не податковий. А господарський суд має з’ясувати обставини, які призвели до використання печатки без підпису і підпису без печатки.
Тому коли справа дійшла до ВС, то з’ясувалося наступне.
Судом апеляційної інстанції зазначено, що відтиск печатки був поставлений працівником бухгалтерії, на зберіганні якого знаходилась печатка, з порушенням вимог ст. 92 ЦКУ.
Але при цьому не перевірено, чи була така особа призначена наказом директора товариства персонально відповідальною особою за зберігання відповідної печатки. А це стало підставою для повернення справи на новий розгляд.
Зверніть увагу! Якщо таки виявиться, що печатка була поставлена без відома керівника (іншої відповідальної особи) замовника та з перевищенням повноважень бухгалтера (який лише зберігає печатку та не має повноважень на вчинення дій від імені підприємства), то рішення суду може бути неочікуваним для виконавця.
Печатка у підприємця
Вище ми розглядали юридичних осіб. А як щодо підприємців?
Щодо використання печатки ФОПом варто знати, що особливості статусу громадянина як суб’єкта господарювання визначаються ст. 128 ГКУ, яка не містить вимог щодо обов’язкової наявності у нього печатки. Нормативно-правові акти з питань оподаткування не передбачають й обов’язку платника податків повідомляти контролюючі органи про отримання або знищення печатки.
Навіть, якщо йдеться про договір між юрособою та ФОП, то сторони можуть домовитись про використання печатки чи відмови у її застосуванні при оформленні договору та первинних документів на його виконання.
А отже, щоб запобігти спорам, ФОП варто пам’ятати про наступне:
1) замовник зобов'язаний прийняти роботу, виконану підрядником відповідно до договору підряду, оглянути її і в разі виявлення допущених у роботі відступів від умов договору або інших недоліків негайно заявити про них підрядникові. Не варто шукати шляхів для отримання відтиску печатки в цілях вимагати оплати за виконані роботи - якщо замовник не зробить такої заяви, він втрачає право надалі відмовити в оплаті;
2) підрядник не повинен вчиняти жодних дій щодо спонукання замовника до підписання акта виконаних робіт, а має лише констатувати факт відмови від підписання акта шляхом вказівки у договорі про таку відмову. Лише обґрунтована відмова замовника підписати акт може поставити під сумнів підписаний лише виконавцем акт.
