Коло осіб, які оформлюють документи на готівкові операції на підприємстві
Новою нормою п. 45-1 Положення №148 встановлено, що керівник підприємства визначає відповідним внутрішнім розпорядчим актом (наприклад, наказом) перелік посад та кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи, зазначені у розділах III та IV цього Положення, задля забезпечення оптимального процесу документообігу та контролю.
Про які касові документи йдеться:
– касові ордери, видаткові відомості, журнал їх реєстрації (тобто, документи, затверджені самим Положенням №148), а також розрахункові документи, документи за операціями із застосуванням електронних платіжних засобів, інші касові документи, які (згідно із іншим законодавством України) підтверджують факт продажу/ повернення товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівки;
– касова книга, книга обліку виданої та прийнятої старшим касиром готівки, акти про результати інвентаризації наявних коштів, що зберігаються (їх форма також затверджена Положенням №148).
При цьому самі форми таких документів у Положенні №148 не змінились. Наприклад, у ПКО, як і раніше, передбачено рядки для підписів головного бухгалтера і касира. Але звісно, що не на кожному підприємстві є саме такі посади.
Ось візьмемо посаду головного бухгалтера. Варіанти організації бухгалтерського обліку на підприємстві встановлені ст. 8 Закону №996 – і там їх більше, ніж тільки «відділ бухгалтерії на чолі із головним бухгалтером». В решті решт, керівник підприємства і сам може вести бухгалтерський облік.
Те саме і щодо касира. На деяких підприємствах вони є, а на інших – обов’язки касирів виконують, наприклад, продавці, або бухгалтер, або і сам директор, як єдиний працівник підприємства.
Раніше для того, щоб визначити, хто саме має підписувати ПКО в такому випадку, потрібні були роз’яснення від НБУ. З 15.02.2019 р. керівнику підприємства надано право самостійно вирішувати, хто буде підписувати такі документи. Так, як це буде оптимально саме на цьому, конкретному підприємстві, для забезпечення швидкого і правильного – з одного боку, складання документів, з іншого – контролю за готівковими операціями.
Відокремлені підрозділи: оприбуткування готівки
Це питання не дає спокою юрособам, податківцям та НБУ ще з січня 2018 року, коли Положення №148 набрало чинності. Вочевидь, недостатня конкретність правил, прописаних для операцій з готівкою для відокремлених підрозділів вимагає неодноразового внесення змін до цього Положення.
Що змінилось цього разу?
Змінилось визначення того, що таке відокремлені підрозділи з метою контролю за касовими операціями.
| Було | Стало |
| Відокремлені підрозділи – філії, представництва, відділення та інші структурні підрозділи, що наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи щодо цього майна право оперативного використання чи інше речове право, передбачене законодавством України | Відокремлені підрозділи – філії, представництва, відділення, що наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи щодо цього майна право оперативного використання чи інше речове право, передбачене законодавством України, та інші структурні підрозділи (стаціонарні або пересувні), де реалізуються товари, надаються послуги та здійснюються розрахункові операції |
Що ми бачимо:
– назви підрозділів залишились без змін
– але щодо інших структурних підрозділів, вони визнаються відокремленими лише у випадку, коли на них реалізуються товари, надаються послуги та здійснюються розрахункові операції. Інакше на них правила, встановлені Положенням №148, не діють.
– і ще одне – ці інші структурні підрозділи тепер можуть бути як стаціонарними (тобто, мати постійну адресу), так і пересувними (тобто, йдеться про точки реалізації, які здійснюють таку діяльність без постійної адреси). Але про те, що це саме підрозділ, а не періодична торгівля поза адресою головного підприємства, наприклад, на ярмарках, повинно бути зазначено у структурі підприємства.
Про правила виїзної та виносної торгівлі, зокрема, і щодо застосування в ній РРО та оприбуткування готівки за її наслідками ми писали тут.
Змінився порядок оприбуткування готівки відокремленими підрозділами
| Було | Стало |
| Оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів. Оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або КОРО без ведення касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень на підставі даних розрахункових документів шляхом формування та друку фіскальних звітних чеків і їх підклеювання до відповідних сторінок КОРО/занесення даних розрахункових квитанцій до КОРО. |
Оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів. Оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО без ведення касової книги, є забезпечення зберігання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ і занесення інформації згідно з фіскальними звітними чеками до відповідних книг обліку (КОРО – у разі її використання). Оприбуткуванням готівки в касах суб'єктів господарювання, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням КОРО без застосування РРО, є занесення даних розрахункових квитанцій до КОРО. |
Що ми бачимо:
– як і раніше, відокремлені підрозділи можуть працювати як із касовою книгою так і без неї. Тож, як і раніше, питання доцільності її ведення вирішуватиметься головним підприємством, яке цей підрозділ створює;
– але правила оприбуткування готівки наразі прописані лише для випадків, коли відокремлений підрозділ застосовує РРО або хоча б КОРО.
– тобто, по суті, про ситуацію, коли касова книга на підрозділі є, а РРО/КОРО немає (бо немає торгівельних операцій, а є лише готівка, яка отримується, наприклад, з банку на господарські потреби і виплату зарплати), в Положенні №148 зараз нічого не сказано. Але ми не радимо розслаблятися і, як і раніше, вправно і своєчасно відображати таку готівку в касовій книзі підрозділу.
– щодо тих підрозділів, де РРО і касова книга є – для них оприбуткуванням вважатиметься запис у касовій книзі – тобто, вона має більший пріоритет, ніж КОРО;
– щодо тих підрозділів, де є РРО та КОРО, а касової книги немає – і тут запису в КОРО недостатньо. Тепер оприбуткуванням вважатиметься ще і зберігання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі!
– запису лише в КОРО достатньо буде лише для випадку, коли ані касової книги, ані РРО у суб’єкту господарювання взагалі немає, а КОРО – є. Нагадаємо, що така можливість передбачена ст. 10 Закону про РРО і постановою КМУ від 23.08.2000 р. №1336. Зокрема, вона поширюється і на пересувні торговельні мережі, тобто, на нашу думку, і на пересувні структурні підрозділи.
Здача готівки в банк: ліміт та документальне оформлення
Пункт 29 Положення №148, як і раніше, наголошує: приймання одержаної з банку готівки в касу та видача готівки з каси для здавання її до банку оформляються відповідними касовими ордерами (прибутковим або видатковим) з відображенням такої касової операції в касовій книзі.
А ось щодо того, який документ повинен підтверджувати здавання готівки, є зміни:
| Було | Стало |
| Документом, що свідчить про здавання виручки до банку та є підтвердженням оприбуткування готівки в касі суб'єктів господарювання, є: 1) квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена відбитком печатки банку; 2) квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування; 3) примірник супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою (готівкою), засвідчений підписом та відбитком печатки інкасатора-збирача; 4) чек платіжного термінала в разі проведення інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів. |
Документом, що свідчить про здавання виручки до банку та є підтвердженням оприбуткування готівки в касі суб'єктів господарювання, є: 1) квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена відбитком печатки банку (за потреби); 2) квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування; 3) третій примірник «Копія супровідної відомості до сумки з готівкою», засвідчений підписом та відбитком печатки інкасатора-збирача; 4) чек платіжного термінала в разі проведення інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів. |
Що ми бачимо:
– якщо інкасація відбувається за допомогою платіжних терміналів чи ПТКС, правила не змінились;
– якщо інкасація відбувається через інкасатора, назва документу, який він має надати касиру, змінилась. Тепер це не просто примірник, а, як уточнено, саме третій примірник, який називається «Копія супровідної відомості до сумки з готівкою». Його форма затверджена додатком 7 до Інструкції №29. Як і раніше, цей документ повинен бути засвідчений підписом та печаткою інкасатора;
– якщо готівка безпосередньо вноситься до банку касиром (або іншим працівником) підприємства, то як і раніше, підтвердженням цього факту буде квитанція банку. Але ось печатку на ній ставити вже не обов’язково.
Зверніть увагу! Аналогічно скасовано вимогу наявності відбитку печатки при опечатуванні паперової форми касової книги – вона застосовується лише за наявності на підприємстві.
Дві зміни щодо ліміту каси
Як і раніше, за п. 50 Положення №148, установа, підприємство, небанківська фінансова установа з урахуванням особливостей роботи зобов'язані розробити та затвердити внутрішнім документом порядок розрахунку ліміту каси установи, підприємства, небанківської фінансової установи та їх відокремлених підрозділів.
У розрахунку враховується строк здавання установою, підприємством, небанківською фінансовою установою готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках, визначений відповідним договором банківського рахунку.
Ліміт каси установи, підприємства, небанківські фінансові установи встановлюють на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси за рішенням керівника установи, підприємства, небанківської фінансової установи або уповноваженої ним особи.
Але тепер:
– у розрахунку враховується строк здавання установою, підприємством, небанківською фінансовою установою готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках, визначений договором банківського рахунку та не враховується готівка, унесена через платіжні пристрої, що належать небанківським фінансовим установам.
– небанківські фінансові установи, які отримали ліцензію на переказ коштів у національній валюті без відкриття рахунків, та, крім операцій з приймання готівки для подальшого її переказу, здійснюють видачу переказів готівкою, установлюють ліміт каси з урахуванням особливостей їх діяльності та режиму роботи таких установ в сумі, необхідній для забезпечення своєчасного та в повному обсязі виконання зобов'язань з виплати сум переказів за першою вимогою отримувача.
Обмеження готівкових розрахунків
Тут НБУ вчинив хитро.
З одного боку, внесенням змін до Положення №148, він розширив перелік випадків, на які не поширюються обмеження готівкових розрахунків між суб’єктами господарювання та фізособами (про що далі).
З іншого боку, в цьому ж лютому 2019 року він розробив новий проект змін, яким передбачено зниження граничної суми розрахунків готівкою суб’єктів господарювання з фізособами (про що ми писали тут). Чи «вистрелить» цей проект, покаже час, але вже зараз НБУ говорить про курс, якого буде дотримуватися надалі:
– звуження сфери використання готівки;
– сприяння зменшенню тінізації економіки;
– подальший розвиток безготівкового сегменту;
– забезпечення стабільності надходження готівки до банківської системи.
Без змін передбачається залишити лише граничний розмір готівкових розрахунків між фізособами. Але, як кажуть, поживемо – побачимо. Зараз поговоримо про ті зміни, які вже діють.
Як і раніше, п. 6 Положення №148 встановлює, що суб'єкти господарювання мають право здійснювати розрахунки готівкою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами:
1) між собою – у розмірі до 10000 (десяти тисяч) гривень включно;
2) з фізичними особами – у розмірі до 50000 (п'ятдесяти тисяч) гривень включно.
Таке обмеження стосується також розрахунків під час оплати за товари, придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок готівки, одержаної за допомогою електронного платіжного засобу. Тобто, якщо ваш працівник отримує кошти з корпоративної картки через банкомат і заплатить їх за товари, все рівно із продавцем він проводить саме готівкові розрахунки. А отже, ці обмеження діють і на нього.
Кількість суб'єктів господарювання та фізичних осіб, з якими здійснюються готівкові розрахунки, протягом дня не обмежується.
Платежі понад установлені граничні суми проводяться через банки або небанківські фінансові установи, шляхом переказу коштів з поточного рахунку на поточний рахунок або внесення коштів до банку чи небанківської фінансової установи для подальшого їх переказу на поточні рахунки в банку.
Ці правила не змінились, і що за їх порушення, як і раніше, передбачено адміністративний штраф:
– за перше порушення від 100 до 200 нмдг (1700-3400 грн.);
– за кожне наступне протягом року від 500 до 1000 нмдг (8500 – 17000 грн.).
Але цей штраф застосовується лише до посадових осіб та підприємців, а до звичайних фізосіб – ні.
Водночас п. 8 Положення №148 встановлює випадки, коли ці обмеження не діють. І ось тут є зміни:
| Було | Стало |
| Обмеження, установлені в п. 6 Положення №148, не стосуються: 1) розрахунків суб'єктів господарювання з бюджетами та державними цільовими фондами; 2) добровільних пожертвувань та благодійної допомоги; 3) використання готівки, виданої на відрядження. |
Обмеження, установлені в п. 6 Положення №148, не стосуються: 1) розрахунків суб'єктів господарювання з бюджетами та державними цільовими фондами; 2) добровільних пожертвувань та благодійної допомоги; 3) використання готівки, виданої на відрядження; 4) виплат, пов'язаних з оплатою праці; 5) використання готівкових коштів з фонду оперативно-розшукових (негласних слідчих) дій, створеного на виконання частини третьої статті 24 Закону України «Про Національне антикорупційне бюро України». |
Нагадаємо, що виплати, пов'язані з оплатою праці з метою застосування Положення №148 – це виплати, віднесені до фонду оплати праці, а також до інших виплат, що не належать до цього фонду згідно з Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. №5.
Отже, з 15.02.2019 р. виплачувати зарплату працівникам можна у будь-якій сумі готівкою і це не є порушенням.
Без обмежень також можна виплачувати готівкою:
– лікарняні та декретні;
– допомогу на поховання (але лише ту, яка профінансована ФСС);
– соціальні виплати та допомоги, передбачені колективним договором (працівникам, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною, на народження дитини, сім'ям з неповнолітніми дітьми);
– вихідну допомогу при припиненні трудового договору;
– суми, нараховані працівникам за час затримки розрахунку при звільненні;
– та інші виплати, зазначені у розділі 3 Інструкції №5.
***
Читайте також: Увага! Нацбанк змінив положення про касові операції
