Ці правила регламентовані п. 6 Порядку заповнення податкової накладної, який затверджено наказом Мінфіну від 31.12.2015 р. №1307.
1) Облік (нумерація) складених податкових накладних ведеться платником ПДВ у довільних формі та порядку.
2) Порядковий номер податкової накладної не може починатись на "0".
3) Складання податкових накладних за однією датою з однаковим порядковим номером не допускається.
4) У клітинках порядкового номера податкової накладної, що не заповнюються, нулі, прочерки та інші знаки чи символи не проставляються.
5) Порядковий номер податкової накладної містить лише цифрові значення, тобто не повинен містити літер чи інших символів.
6) За своєю структурою порядковий номер податкової накладної складається з двох частин:
- У першій частині (до знака дробу) проставляється цифровий номер, який відповідає послідовному номеру складеної платником податкової накладної протягом певного періоду, тобто, її порядковий номер.
- У другій частині (після знака дробу) проставляються коди, що передбачають здійснення платниками особливих операцій, а саме:
- платники ПДВ, включені до Реєстру отримувачів бюджетної дотації, у другій частині порядкового номера окремої податкової накладної, складеної у разі здійснення операцій з постачання власновироблених товарів, отриманих за результатами видів діяльності, визначених п. 16-1.3 Закону "Про державну підтримку сільського господарства України" зазначають код "2".
- у разі складання оператором інвестору в межах виконання багатосторонньої угоди про розподіл продукції податкової накладної відповідно до пп. "а" п. 337.4 ПКУ у другій частині порядкового номера такої податкової накладної зазначається код "5".