Відповідно до п. 177.10 ст. 177 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. №2755-VI фізичні особи — підприємці на загальній системі оподаткування зобов’язані вести Книгу обліку доходів і витрат (далі — Книга), у якій щодня на підставі первинних документів здійснюються записи про операції, що відбулися у звітному (податковому) періоді. Порядок ведення фізичними особами — підприємцями на загальній системі оподаткування Книги встановлено наказом ДПА України від 24.12.2010 р. №1025 (далі — Порядок).
Відповідно до п. 2 Порядку кожен найманий працівник — фізична особа (далі — наймана особа), що здійснює операції за готівку, веде їх облік у Книзі, яка реєструється фізичною особою — підприємцем. Згідно з п. 3 Порядку наймані особи заповнюють дані Книги відповідно до граф 1, 3, 8. Графа 3 заповнюється за кожним фактом здійснення операції. У гр. 8 наймана особа відображає вартість отриманого товару за цінами реалізації. Дані із Книг найманих осіб включаються до Книги фізичних осіб — підприємців в останній день місяця. При цьому у гр. 3 фізична особа — підприємець щодня відображає фактично отриману суму доходу від здійснення діяльності із сумарним підсумком за місяць, квартал, рік.
Отже, фізична особа — підприємець систематично включає до своєї Книги обліку доходів та витрат сумарні підсумки отриманих доходів за відповідний період із кожної Книги найманого працівника для забезпечення систематичного обліку та виведення результатів діяльності за місяць (квартал, рік).