Відповідно до п. 2 ст. 3 Закону України від 6 липня 1995 року №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», зі змінами та доповненнями (далі — Закон №265), суб’єкти підприємницької діяльності, які здійснюють розрахункові операції у готівковій ат/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг зобов’язані видавати особі, яка отримує послугу, розрахунковий документ встановленої форми на повну суму проведеної операції.
Згідно зі ст. 2 Закону №265, розрахункова операція — це приймання від покупця готівкових коштів, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів (послуг), видача готівкових коштів за повернутий покупцем товар (ненадану послугу), а у разі застосування банківської платіжної картки — оформлення відповідного розрахункового документа щодо оплати в безготівковій формі товару (послуги) банком покупця або, у разі повернення товару (відмови від послуги), оформлення розрахункових документів щодо перерахування коштів до банку покупця.
Враховуючи вищевикладене, відшкодування відповідальними особами в готівковій формі недостачі товарно-матеріальних цінностей, виявленої у результаті проведення інвентаризації, не є розрахунковою операцією, тож може проводитися через касу підприємства з оформленням прибуткових касових ордерів та видачею відповідних квитанцій або у безготівковій формі через установи банків.