Оскільки документальні перевірки мають довготривалий характер, переведення працівників з одного органу ДФС до іншого доцільно здійснювати після завершення розпочатих за участі таких працівників контрольних заходів.
У листі від 24.11.2015 р. №43393/7/99-99-22-04-02-17 податківці роз'яснили як оформити документи, якщо завершити перевірку у стислі терміни неможливо.
Враховуючи, що умови допуску до проведення перевірки не передбачають зазначення у наказі на проведення перевірки прізвища, П.І.Б. та посад осіб, якими буде проводитися перевірка, відсутня необхідність вносити зміни до наказу про призначення перевірки.
Всі інші накази під час перевірки (продовження, зупинення, перенесення термінів тощо) доцільно видавати органу ДФС, який призначив перевірку, навіть якщо всі працівники, які проводять перевірку, були переведені до іншого органу ДФС.
Щодо направлень на проведення перевірок у випадках, якщо під час проведення перевірки відбулось переведення посадових осіб, які її здійснюють, до іншого органу ДФС, то орган ДФС, за рішенням якого проводиться перевірка, залучає таких посадових осіб вже як осіб, які зараховані на посади до іншого органу ДФС.
Органом ДФС, яким призначено перевірку, обов’язково виписуються нові направлення, в яких зазначається дата, з якої буде здійснюватись перевірка посадовою особою з найменуванням нової посади. Оформляти нові направлення потрібно і у разі зміни прізвищ посадових осіб (у разі наявності нових службових посвідчень), якими проводиться перевірка.
При цьому акт (довідка) перевірки складається на бланку органу ДФС, яким прийнято рішення про призначення перевірки. При оформленні акта (довідки) перевірки у вступній частині акта доцільно зазначати ПІБ та посади осіб, якими проводилась перевірка, із наведенням окремо термінів перебування на різних посадах у період проведення такої перевірки, наприклад: «головний державний ревізор — інспектор підрозділу податкового аудиту ДПІ у Голосіївському районі м. Києва — з __.____.____ по ___.______.____, головний державний ревізор — інспектор підрозділу податкового та митного аудиту ГУ ДФС у м. Києві — з __.__.__ по __.__.__», а в даних щодо осіб, якими підписується акт перевірки, зазначати посаду та ПІБ посадової особи на дату його підписання.
Аналогічно наводяться дані щодо посадових осіб, які проводили перевірку, щодо яких виникла необхідність заміни на інших (у зв’язку із звільненням, перебуванням у відпустці, на лікарняному тощо).
Такі акти (довідки) підписуються посадовими особами, які завершували перевірку та складали акт такої перевірки, але у вступній частині обов’язково наводяться дані та терміни проведення перевірки всіх посадових осіб, які брали участь у її здійсненні.
