До початку прикрашання приміщення слід скласти наказ керівника. У ньому має бути зазначено:
- сам захід (прикрашання приміщення на певний святковий період);
- причину його проведення (для збільшення попиту людей на продукцію, реклами магазина/підприємства тощо);
- осіб, відповідальних за проведення всіх підготовчих робіт;
- опис прикрас та новорічного оздоблення, а також джерело їх походження (з власних товарів чи придбаних/замовлених товарів);
- термін проведення заходу тощо.
Також, як додаток до наказу, має бути складений кошторис витрат на новорічне оформлення.
Після завершення заходу відповідальна особа має скласти звіт та додати до нього первинні документи щодо понесених витрат. Якщо витрати були понесені за рахунок підзвітних коштів, то працівник має надати і авансовий звіт. Саме на підставі цих документів підприємство визнає витрати.
Звісно, до звіту можна ще додати і фотозвіти вітрин, фотозон, оформлених залів/приміщень, прінтскріни постів фотографій клієнтів на фоні фотозон, вітрин у соцмережах, тощо. Це допоможе довести податківцям під час перевірок реальність понесених витрат.
Чи належить прикрашання до госпдіяльності?
За пп. 14.1.36 ПКУ господарська діяльність – це діяльність особи, пов'язана з виробництвом (виготовленням) та/або реалізацією товарів, виконанням робіт, наданням послуг, спрямована на отримання доходу і проводиться такою особою самостійно та/або через свої відокремлені підрозділи, а також через будь-яку іншу особу, що діє на користь першої особи, зокрема, за договорами комісії, доручення та агентськими договорами. Відповідно всі види діяльності, які не відповідають цьому визначенню, мають статус негосподарських.
Прикрашання магазину на свята має створити таку атмосферу, яка б приваблювала покупців та спонукала їх придбавати більшу кількість товарів або ж купувати дорожчі, ніж звичайно, подарунки. Тобто таке прикрашання можна розцінити як витрати на збут.
А ще у «Віснику» №48/2011 податківці говорили, що якщо на новорічному декорі з метою розповсюдження інформації про діяльність підприємства та збільшення попиту на продукцію передбачається зазначити логотипи компанії, у наказі керівника підприємства мету проведення новорічного заходу визначено як рекламну, тоді витрати можна вважати пов'язаними з господарською діяльністю.
Отже, беззаперечним доказом зв’язку «рекламних» витрат із госпдіяльністю буде наявність логотипу та/чи назви компанії, назв товарів, які вона виготовляє або продає, у новорічному оформленні (у вітринах, на фотозонах, просто в торговельному залі).
Але навіть якщо не буде зазначено логотипи та назви, все одно такі витрати на новорічне оформлення мають зв'язок із госпдіяльністю підприємства (нехай не в розрізі рекламних витрат, а як маркетинговий захід). Радимо про це наголосити в наказі про прикрашання.
Бухгалтерський облік
Витрати на новорічне прикрашання магазину, як правило, списуються на витрати на збут (рахунок 93). Організувати проведення прикрашання магазину можна власними силами (залучити до цього своїх працівників) або шляхом залучення сторонніх організацій чи підприємців.
Якщо укласти договір про прикрашання з юрособою або ФОП, то витрати підтверджуватимуться актом про надання послуг (або виконання робіт). Отже, при цьому на дату оформлення такого акта отримувач послуг зробить проведення Дт 93 Кт 631.
Ті суб’єкти господарювання, для яких «святково-прикрашальна» діяльність є основною, часто мають власні предмети декору (прикраси, штучні ялинки тощо), і надають їх клієнтам у користування на період, визначений договором. Отже, придбавати і оприбутковувати їх буде не потрібно (але якщо вони надаються за актом приймання-передачі, слід їх відобразити на позабалансовому рахунку 02 «Активи на відповідальному зберіганні»).
Другий варіант – це зайнятися прикрашанням самостійно. У такому разі за прикрашання магазину працівники отримають зарплату. А придбана новорічна атрибутика може обліковуватися як:
- ОЗ (субрахунок 109 «Інші основні засоби»), якщо строк експлуатації більше 1 року, а вартість вища за вартісну межу, встановлену підприємством для розмежування ОЗ і МНМА (п. 5 П(С)БО 7), зазвичай це 6000 грн за аналогією з податковим визначенням ОЗ;
- МНМА (субрахунок 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи»), якщо строк служби понад 1 рік, але вартість не перевищує межі для віднесення такого активу до ОЗ, тобто зазвичай менше 6000 грн за аналогією з податковим визначенням ОЗ;
- запаси (рахунок 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»/субрахунок 209 «Інші матеріали») – якщо строк використання новорічної атрибутики менше року. Сюди можна віднести ялинкові прикраси, дощик, сніжинки тощо.
Також в оформленні вітрин, фотозон та просто приміщень можуть використовуватися товари самого магазину/підприємства. Якщо власний товар використовується у новорічному оформленні лише для демонстрації та ознайомлення, то його варто обліковувати на окремому аналітичному субрахунку рахунку 28 або ж взагалі вивести з товарів (якщо після закінчення свят такий товар не планується продати і його буде просто списано або залишено на складі до наступного свята) і перевести до відповідної групи активів (матеріалів, МШП, ОЗ).
Якщо ж на вітрині/фотозоні розміщено товари, які в будь-який момент можуть бути придбані покупцем (зазвичай, на такому товарі є цінник), то у такому разі товари не змінюють свого призначення, а отже, обліковуються без жодних особливостей, тобто за Дт 282 «Товар у торгівлі».
Витрати на новорічну атрибутику потрапляють до витрат:
- або відразу у періоді їх використання – це правило дійсне для атрибутики, яка обліковується на рахунках 22/209 та 282 (Дт 93 Кт 22/209, 282) та рахунку 112, якщо вибрано метод амортизації 100% в першому місяці використання активу (Дт 93 Кт 132),
- або поступово через амортизацію – для атрибутики, яка обліковується на рахунках 109 та 112, якщо вибрано метод 50% амортизованої вартості у першому місяці використання та решта 50% у місяці списання МНМА (Дт 93 Кт 131, 132).
Ще один нюанс – «довгограючу» новорічну атрибутику ми використовуємо всього 2 місяці на рік, а потім вона просто зберігається та чекає нового новорічного сезону. Тому виникає питання про амортизацію у період так би мовити «простою» чи «консервації». Проблему нарахування амортизації ОЗ, які використовуються сезонно, ми розглядали, наприклад, тут. Зверталися до неї і у «Віснику».
Зауважимо, що жоден нормативний документ не зобов’язує госпрозрахункові підприємства проводити консервацію ОЗ або МНМА. Щоб припиняти нарахування амортизації у тих періодах, коли ОЗ або МНМА зберігаються, але не використовуються за призначенням.
Тому, якщо об’єкт ОЗ або МНМА тимчасово не використовується, але підприємство планує через певний час відновити його роботу, виводити цей об’єкт з експлуатації чи ні – вирішувати керівнику такого підприємства.
Податок на прибуток
Якщо підприємство не використовує податкові різниці, то витрати на новорічну атрибутику потрапляють до витрат або прямо у періоді їх використання або через амортизацію ОЗ і МНМА (у тому числі й невиробничих).
Якщо підприємство застосує податкові різниці, то податкові різниці будуть виникати щодо податкової амортизації декору, який віднесено до ОЗ.
1. Основні засоби
Фінрезультат до оподаткування збільшується на бухгалтерську амортизацію ОЗ і зменшується на податкову амортизацію (пп. 138.1 і 138.2 ПКУ). При проведенні коригувань за ОЗ у податковому обліку орієнтуються на вартісний критерій у 6000 грн (пп. 14.1.138 ПКУ) і на мінімально допустимі строки їх корисного використання з пп. 138.3.3 ПКУ (пп. 138.3.1 ПКУ). Така новорічна атрибутика обліковується у складі інших основних засобів (група 9).
А ще нагадаємо, що згідно з пп. 138.3.2 ПКУ податкову амортизацію не нараховують на невиробничі ОЗ. Тому якщо ви не обґрунтуєте госпспрямованість новорічних ОЗ-прикрашань, то на їхню вартість не зможете зменшити (через амортизацію) оподатковуваний прибуток.
2. МНМА
Оскільки МНМА вартістю не більше 6 000 грн та строком корисного використання більше одного року не належать до ОЗ в податковому обліку, то різниці за такими активами у платника не виникають і у додатку РІ до рядка 03 РІ декларації з податку на прибуток не відображаються. А отже, вартість МНМА через амортизацію зменшує об’єкт оподаткування незалежно від того, чи доведе магазин зв'язок витрат на їх придбання з господарською діяльністю.
3. Запаси
Податкових різниць немає для новорічної атрибутики, що обліковується на рахунку 22/209. Тож витрати на такі новорічні атрибути повністю осядуть серед витрат підприємства.
Оплата праці прикрашальників
Атрибутика атрибутикою, але сама вона себе не розвісить. Тому доведеться сплачувати або власним працівникам зарплату або стороннім фахівцям винагороду за договором ЦПХ.
Але такі витрати (вони обов’язково зазначаються у кошторисі заходу) визнаються у тому ж періоді, в якому були понесені. Зарплата – коли вона була нарахована за відомістю, винагорода – на підставі оформленого акта про виконання робіт з прикрашання.
ПДВ
Щодо придбаної атрибутики, власних товарів, що використовуються в новорічному оформленні, чи послуг із прикрашання магазину, ПК з ПДВ формується за першою подією за наявності зареєстрованої ПН в ЄРПН (п. 198.3, п. 198.6 ПКУ).
Якщо зв'язок понесених новорічних витрат із госпдіяльністю обґрунтований, то нараховувати «коригуюче» ПЗ з ПДВ згідно з пп. «г» п. 198.5 ПКУ не потрібно.