Насамперед наголосимо, що дива не сталося – НБУ, по суті, повернув ті правила, які діяли ще не так давно, на застосуванні яких він наполягав і до цього.
Відповідні норми містить постанова НБУ від 29.11.2019 р. №142, що вносить зміни до Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їхнім використанням. Ця постанова набрала чинності з 10 грудня 2019 року.
Хронометраж змін в правилах користування корпоративною карткою
До 07.02.2019 р. корпоративний рахунок використовувався відповідно до Інструкції №492, з урахуванням обмежень, встановлених законодавством України. Згідно з п. 8.3 цієї Інструкції, кошти з поточного рахунку юридичної особи не могли бути використані за допомогою корпоративної картки для:
- отримання заробітної плати, інших виплат соціального характеру;
- розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами);
- здійснення іноземних інвестицій до України та інвестицій резидентів за її межами.
Ми про це писали тут.
З 07.02.2019 р. (дати набрання чинності Закону про валюту та низки постанов НБУ, створених на виконання цього закону) ці обмеження не діють. Проте НБУ не радить використовувати корпоративну картку для отримання зарплати і обіцяє це обмеження повернути. Про це йдеться тут.
З 10.12.2019 р. обмеження знову діють. Постановою №142 до Положення №705 внесено уточнення : суб’єкти господарювання не мають права використовувати корпоративні електронні платіжні засоби для виплати заробітної плати, виплат соціального характеру. Тобто інші два обмеження зараз не працюють, а ось це – так. І діє воно так само, як це було раніше.
Ті, хто не стикався з використанням корпоративної картки для виплати зарплати, задають питання: а як саме це відбувається і на що, власне, накладено заборону?
Як не можна виплачувати зарплату (варіант із корпоративною карткою)
Тут, насправді, можливі два варіанти.
Варіант 1. Оскільки корпоративна картка емітується на певного працівника, то давайте на неї перерахуємо його зарплату
Це абсолютно неправильний варіант. Корпоративна картка (як і загалом будь-яка платіжна картка) – це лише інструмент, який дає доступ до певного банківського рахунку. В цьому випадку рахунок буде не власний працівника, а належатиме його роботодавцю (корпоративний). Кошти перераховуються не на картку, а на рахунок. Тобто, коли ми перераховуємо кошти зі свого поточного рахунку на корпоративний, власник коштів не змінюється. Виплата зарплати працівнику таким чином не відбувається.
Але ж працівник має доступ до цього рахунку! Він же ж може зняти ці кошти собі (або розрахуватися карткою на суму зарплати на власні потреби)! Ні, не може.
Кошти, які працівник зніме з корпоративного рахунку, не стають його грошима, вони отримують статус підзвітних. Такий самий статус у грошей, які працівник витратить, оплачуючи будь-що корпоративною карткою. І якщо на таке зняття і витрати не було згоди роботодавця, ці кошти треба повернути. Строки повернення підзвітних коштів встановлені п. 170.9 ПКУ.
А ще про ці кошти слід подати авансовий звіт, строки подання якого теж встановлює п. 170.9 ПКУ.
Зверніть увагу: строки, встановлені п. 170.9 ПКУ, передбачають повернення працівника з відрядження або завершення ним певної цивільно-правової дії на користь роботодавця.
Якщо кошти видавались на відрядження, але воно не відбулось, строки звітування інші. Про це роз’яснення податківців ми наводили тут.
Якщо ж не відбулась та сама цивільно-правова дія (тобто не було оплати підзвітними коштами придбаних товарів, робіт чи послуг), на нашу думку, звітувати (і повернути невикористані кошти) слід у строки, встановлені п. 19 розділу ІІ Положення №148, тобто у строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт.
Для тих, хто любить копати глибоко. Дехто з фахівців вважає, що в такому випадку навіть подавати авансовий звіт не потрібно, достатньо повернення коштів (про що ми писали тут, стаття стара, але Положення № 148 та чинна редакція ПКУ нових вимог в цьому питанні не встановили). Але податківці не дуже люблять, коли операції із підзвітними коштами оформлюються по-різному. Тому, якщо ви не бажаєте зайвих запитань при перевірці, краще все ж таки авансовий звіт на таке повернення повністю невикористаної суми скласти. Якщо цього не зробити, ці кошти отримають статус надміру витрачених і будуть оподатковуватися 18% ПДФО (пп. 164.2.11 ПКУ).
Нагадаємо, що з метою нарахування ПДФО база оподаткування в такому випадку визначатиметься за допомогою коефіцієнта 1,21951 (за п. 164.5 ПКУ). А де ПДФО, там і 1,5% військового збору (щоправда, база оподаткування визначатиметься вже без цього коефіцієнта). Сплатити податки треба буде у день, коли виник оподаткований дохід (тобто порушені умови, встановлені п. 170.9 ПКУ). А ще такий дохід і податки слід буде відобразити у формі №1ДФ (з ознакою доходу «118»). При цьому у розділі І такий дохід відображатиметься збільшеним на коефіцієнт (тобто показуватиметься не об’єкт, а база оподаткування).
Зверніть увагу: картку «ключ до рахунку» НБУ теж вважає корпоративною, тому на кошти, які використовуються працівником за допомогою такої картки, поширюються ті ж правила. Ми про це писали тут.
Варіант 2. Кілька працівників перебувають у відрядженні. Зарплатних карток вони не мають, але один з них має корпоративну картку. Припустимо, він знімає кошти з корпоративного рахунку і виплачує зарплату по відомості. А коли повернеться, відзвітує про використання коштів на виплату зарплати і до авансового звіту додасть цю відомість.
Цей варіант теж з 10.12.2019 р. – не варіант. Тому що корпоративну картку заборонено використовувати для виплати зарплати.
Таке обмеження НБУ пояснює тим, що коли банки або перераховують зарплату на особисті рахунки працівників, або видають з каси готівку на виплату зарплати, вони контролюють сплату ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Коли знімається готівка з рахунку за допомогою банкомату та платіжної картки, банк на цей момент не знає про її подальше використання і не може проконтролювати в момент виплати зарплати, а також сплату податків з неї.
Так, зарплата може виплачуватися і з готівки в касі підприємства або з готівкової виручки підприємця. Але таку виплату банк і не зобов’язаний контролювати – тут за все відповідає той, хто виплачує. Зона відповідальності банків – це кошти на рахунку в банку. Тому вони контролюють, на що така готівка знімається.
Зняття коштів з рахунку – квест для бізнесу
До речі, контроль за тим, на що з каси банку знімається готівка з рахунку суб’єкта господарювання, стає все більшим. З 03.06.2019 р. для отримання готівки з банку іноді можуть знадобиться документи, які підтверджують, на що ця готівка знімається. Про це ми писали тут.
Слабо втішає, але вимоги до банків перевіряти усі фінансові операції клієнтів немає. При цьому застосовується так званий «ризик-орієнтований підхід».
Банк запитуватиме у клієнта підтвердні документи лише у випадках, коли (за оцінкою банку):
- його фінансові операції не відповідають його фінансовому стану;
- його фінансові операції не відповідатимуть змісту його господарської діяльності;
- економічна доцільність (сенс) такої операції відсутня;
- фінансова операція може наражати банк на здійснення (залучення до здійснення) ризикової діяльності.
Як наголошує НБУ, той самий ризик-орієнтований підхід не дає можливості встановити ні граничної суми фінансової операції, яку може перевіряти банк, ні періодичність таких перевірок.
Підтвердними документами можуть бути:
- закупівельний акт;
- закупівельна відомість;
- податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, кредитний договір;
- договір поставки;
- договір транспортування;
- договір зберігання;
- інші звітні документи.
Коментуючи цю постанову НБУ, ми навели кілька власних висновків:
- перевірці підлягає будь-яка сума готівки, яку СГ бажає зняти з поточного рахунку, відкритого для ведення бізнесу;
- кількість випадків, коли банк може провести «вивчення» клієнта, не обмежується. Тому краще під час кожного звернення мати документи-підтвердження зі собою;
- щоб зняти кошти з непідприємницького рахунку, підтвердні документи не потрібні.
В останній фразі міститься основна новація, яка дуже здивувала ФОП. Адже вони вважали (і цілком логічно), що кошти на підприємницькому рахунку належать їм і можуть використовуватись ними, як завгодно.
Це так, але НБУ ввів контроль за використанням цих коштів. Ідея цього контролю для підприємців така: раз рахунок підприємницький, то використовувати кошти з нього слід на потреби, пов’язані із веденням підприємницької діяльності. Бажаєте витратити ці кошти на власні, непідприємницькі потреби – будь ласка, відкривайте непідприємницький рахунок, перераховуйте на нього кошти з підприємницького рахунку і витрачайте вільно, без надання підтвердних документів.
Якщо рахунок не підприємницький
До такого рахунку зазвичай теж емітується платіжна картка. Але вона статусу корпоративної не має. Тобто кошти, які за допомогою такої картки використовує фізособа (навіть якщо вона ФОП), не мають статусу підзвітних.
Картка «ключ до рахунку», якщо рахунок підприємницький
ФОП слід враховувати роз’яснення НБУ, які ми коментували тут і тут.
Основні тези, із урахуванням вищезазначеного, вже не здивують:
- картка «ключ до рахунку», емітована до підприємницького рахунку, вважається корпоративною;
- якщо за допомогою такої картки кошти використовує працівник, то вони мають статус підзвітних і за ними має подаватися авансовий звіт із документами, які підтверджують витрати. Залишок знятих, але невикористаних коштів, працівник має повернути ФОП.
Чи треба оприбутковувати кошти, зняті за допомогою корпоративної картки?
Ці кошти мають статус підзвітних, тож вони знімаються з якоюсь метою – чи то витрати під час відрядження, чи для здійснення певних цивільно-правових дій в інтересах роботодавця.
Отже, працівник, який ці кошти зняв за наказом (розпорядженням) роботодавця, витрачає їх із запланованою метою без оприбуткування в касі роботодавця.
А ось залишок невикористаних коштів, якщо він повертається в касу, звісно, слід оприбуткувати.
Зокрема, не буде порушенням, якщо:
- працівник знімає готівку за допомогою корпоративної картки через банкомат,
- здає її як невикористану в касу підприємства разом з авансовим звітом (до якого додається чек з банкомату);
- підприємство її оприбутковує в касі. Для цього складають прибутковий касовий ордер і роблять відповідний запис в касовій книзі;
- а далі така готівка використовується на виплату зарплати з каси. При цьому складається видатковий касовий ордер і відомість на виплату готівки (якщо зарплата виплачується більше як одному працівнику одночасно). Звісно, також при цьому слід подбати про сплату з такої зарплати ЄСВ, ПДФО та ВЗ.
ФОП касової книги не ведуть і касові ордери складати не зобов’язані. Тому НБУ у листі спрямовує із питанням, як підприємцю оприбуткувати такі кошти, до податківців.
Як ФОП здійснює видачу готівки на відрядження та/або під звіт працівнику?
В «ЗІР» до 01.01.2018 р. була консультація – відповідь на це запитання. Зараз вона не діє, адже була складена за скасованим Положенням №637 і за Законом №996, до якого вносились зміни.
Але податківці в ній говорили:
- Підприємці касової книги не ведуть.
- Чинним законодавством чітко не визначено форми документів, які повинні складати фізичні особи – підприємці при видачі коштів на відрядження або під звіт
- Статтею 51 ЦКУ визначено, що до підприємницької діяльності фізичних осіб застосовуються нормативно-правові акти, які регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, якщо інше не встановлено законом або не випливає зі суті відносин. Ця стаття діє і зараз, тож цей момент роз’яснення, які надавали податківці, актуальні й на сьогодні.
Податківці в цій консультації радили оформляти використання підзвітних коштів авансовим звітом. Про оприбуткування невикористаного залишку коштів вони не говорили нічого. Нових роз’яснень від податківців на цю тему не було. Також неврегульованим на сьогодні є питання, чи слід оприбутковувати підприємцю готівку, зняту за допомогою картки «ключ до рахунку» до його підприємницького рахунку.
Отже, тим підприємцям, які бажають отримати відповідь на питання, чи потрібно оприбутковувати і як кошти, зняті за допомогою корпоративної картки і не витрачені на підприємницькі потреби, слід звернутися за індивідуальною податковою консультаціє до ДПС.
***
Читайте також: З 10 грудня знімати кошти з корпоративної картки для виплати зарплати – вже не можна