Податківці у підкатегорії 114.02 «ЗІР» вказали, що відповідно до ст. 13 Закону №2473-VIII у разі встановлення Національним банком України (далі – НБУ) граничного строку розрахунків за операціями резидентів з експорту товарів грошові кошти підлягають зарахуванню на рахунки резидентів у банках України у строки, зазначені в договорах, але не пізніше строку та в обсязі, встановлених НБУ. Строк виплати заборгованості обчислюється з дня митного оформлення продукції, що експортується, а в разі експорту робіт, послуг, прав інтелектуальної власності та (або) інших немайнових прав – з дня оформлення у письмовій формі (у паперовому або електронному вигляді) акта, рахунка (інвойсу) або іншого документа, що засвідчує їх надання.
Тобто, однією з обов’язкових умов при здійсненні зовнішньоекономічної діяльності є наявність документа, який оформляється безпосередньо після виконання (надання) конкретних робіт (послуг).
У більшості випадків таким документом є акт виконаних робіт (наданих послуг).
Акт виконаних робіт (наданих послуг) належить до первинних документів та фіксує факт здійснення господарської операції.
Форма акту виконаних робіт (наданих послуг) є стандартною. Також суб’єкт господарювання може розробити особисто зручний для застосування бланк акту, який повинен відповідати вимогам Закону України від 16.07.1999 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон №996).
Так відповідно до ст. 9 Закону №996 первинні облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Згідно із ст. 19 Закону України від 03.07.2012 р. №5029-VI «Про засади державної мовної політики» мовами міжнародних договорів України, а також угод підприємств, установ і організацій України з підприємствами, установами та організаціями інших держав є державна мова і мова іншої сторони (сторін), якщо інше не передбачено самим міжнародним договором. (від ред. Звертаємо увагу! Цей закон наразі не діє. Його ще у лютому 2018 року визнано неконституційним)
Як і договір (контракт) зовнішньоекономічної діяльності, акт виконаних робіт (наданих послуг) складається у простій письмовій формі, якщо інше не передбачено міжнародним договором України чи законом.
Як правило, акт про надання послуг у сфері зовнішньоекономічної діяльності оформляють двома мовами – українською та мовою країни нерезидента (або англійською). При цьому акти виконаних робіт (наданих послуг), які складені іноземною мовою, мають бути перекладені на українську мову. Переклад засвідчується підписом особи, яка здійснила переклад, справжність підпису перекладача засвідчується нотаріально.
Акт виконаних робіт (наданих послуг) складається у валюті, в якій мають здійснюватися розрахунки відповідно до контракту, та одночасно в національній валюті.
В свою чергу підприємства ведуть бухгалтерський облік і складають фінансову звітність у грошовій одиниці України (ст. 5 Закону №996).
Для відображення операції в іноземній валюті у валюті звітності потрібно її вартість перерахувати із застосуванням валютного курсу, встановленого НБУ на дату оформлення акту виконаних робіт.