Наближається кінець року, а це означає що скоро настане час для складання річної фінансової звітності (а на підставі неї і річної декларації з податку на прибуток). Однак перед цим підприємство повинно здійснити деякі підготовчі дії. Зокрема, п. 7 Розділу І Положення №879 передбачено обов’язок проведення інвентаризації перед складанням річної фінансової звітності.
Обсяг інвентаризації
Інвентаризація, що проводиться в кінці року, охоплює всі види зобов’язань та всі активи підприємства незалежно від їх місцезнаходження (у тому числі предмети, що передані у прокат, оренду або перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, у ремонті, запасі або резерві незалежно від технічного стану).
Також інвентаризації підлягають активи і зобов’язання, які обліковуються на позабалансових рахунках, зокрема цінності, що не належать підприємству, але тимчасово перебувають у його користуванні, розпорядженні або на зберіганні (об’єкти оперативної (операційної) оренди основних засобів, матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі), умовні активи і зобов’язання (непередбачені активи та зобов’язання) підприємства (застави, гарантії, зобов’язання тощо), бланки документів суворої звітності, інші активи.
Тобто перед складанням річної фінансової звітності підприємство має провести суцільну інвентаризацію.
Строки проведення інвентаризації
Строки проведення «річної» інвентаризації встановлено п. 10 Розділу І Положення №879. Для зручності наведемо їх у таблиці:
|
Об’єкт інвентаризації |
Строки її проведення |
|
- необоротні активи (крім незавершених капітальних інвестицій, об'єктів основних засобів, які на момент інвентаризації перебуватимуть поза підприємством, зокрема автомобілів, морських і річкових суден, які вирушать у тривалі рейси, тощо); - запаси (крім незавершеного виробництва та напівфабрикатів, інших матеріальних цінностей, які на момент інвентаризації перебуватимуть поза підприємством); - поточні біологічні активи; - дебіторська та кредиторська заборгованість; - витрати і доходи майбутніх періодів; - зобов'язання (крім невикористаних забезпечень, розрахунків із бюджетом та з відрахувань на загальнообов'язкове державне соціальне страхування); |
Три місяці (з 01.10 по 31.12) |
|
- незавершені капітальні інвестиції; - незавершене виробництво; - напівфабрикати; - фінансові інвестиції; - гроші; - кошти цільового фінансування; - зобов'язання у частині невикористаних забезпечень; - розрахунки з бюджетом та з відрахувань на загальнообов'язкове державне соціальне страхування; |
Два місяці (з 01.11 по 31.12) |
|
- об'єкти основних засобів (наприклад, автомобілі, вагони чи судна), які на дату інвентаризації перебуватимуть поза підприємством; |
До дати тимчасового вибуття з підприємства |
|
- земельні ділянки; - будівлі, споруди та інші нерухомі об'єкти (крім нерухомого майна державних підприємств). |
один раз на три роки |
Алгоритм дій при проведенні річної інвентаризації
Крок 1 – створення комісії і прийняття рішення про її проведення
Для проведення інвентаризації на підприємстві повинен бути затверджений склад інвентаризаційної комісії, яка і буде проводити інвентаризацію. Це може бути здійснено як окремим наказом (наказ про затвердження складу інвентаризаційної комісії) так і у наказі про проведення інвентаризації. Зазвичай окремим наказом склад комісії встановлюється у тому разі, якщо він не змінюється з року в рік.
При цьому, варто звернути увагу на обмеження щодо складу:
- матеріально відповідальні особи не включаються до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що знаходяться у них на відповідальному зберіганні;
- забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що знаходяться на відповідальному зберіганні у тих самих матеріально відповідальних осіб, одного й того самого працівника два роки підряд.
Таким чином підприємство може не перезатверджувати кожного року новий склад інвентаризаційної комісії, однак необхідно зважати на зазначені вище обмеження.
У наказі ж про проведення щорічної інвентаризації повинні міститись інформацію про строки, обсяги та предмет інвентаризації, її причину та склад інвентаризаційної комісії.
Із зразком такого наказу можна ознайомитись тут.
Документи: Наказ про затвердження складу інвентаризаційної комісії, наказ про проведення інвентаризації.
Крок 2 – підготовчий
Після видання наказу про проведення інвентаризації, але до початку перевірки фактичної наявності активів проводяться наступні підготовчі заходи:
- перевіряється справність усіх ваговимірювальних приладів;
- завершується обробка всіх документів щодо руху активів та формуються останні на момент інвентаризації реєстри прибуткових і видаткових документів або звіти про рух активів;
- визначаються залишки на дату інвентаризації;
- активи групуються, розсортовуються та розкладаються за назвами, сортами, розмірами у порядку, зручному для підрахунку (у разі проведення раптових інвентаризацій це робиться у присутності інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії)).
Крім цього, голова інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) візує всі прибуткові та видаткові документи, що додаються до реєстрів (звітів), із зазначенням «До інвентаризації на (дата)». Для бухгалтерської служби ці документи є підставою для визначення залишків активів на початок інвентаризації за даними обліку.
Матеріально відповідальні особи, в свою чергу, дають в інвентаризаційному описі розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здані в бухгалтерію, що всі цінності, які надійшли під їх відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані.
Документи: інвентаризаційний опис.
Крок 3 – фактична перевірка
Наявність активів при інвентаризації встановлюється шляхом обов’язкового підрахунку, зважування, обміру. Переважування, обмір, підрахунок проводяться у порядку розміщення активів у приміщенні, де вони зберігаються. Визначення ваги (обсягу) навалочних матеріалів може проводитися на основі обмірів і технічних розрахунків. Акти обмірів і розрахунки додаються до інвентаризаційних описів.
Для фіксування наявності, стану та оцінки активів підприємства та тих активів, які належать іншим підприємствам і обліковуються поза балансом застосовують інвентаризаційні описи.
В акті інвентаризації фіксуються наявність готівки, грошових документів, бланки документів суворої звітності, фінансових інвестицій, а також повнота відображення грошових коштів на рахунках у банку (реєстраційних рахунках), дебіторської та кредиторської заборгованостей, зобов’язань, коштів цільового фінансування, витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень (резервів), які створюються відповідно до вимог НП(с)БО, НП(с)БО у державному секторі, міжнародних стандартів та інших актів законодавства.
Фінальним етапом інвентаризації є складання інвентаризаційною комісією протоколу за результатами проведення інвентаризації. У протоколі, зокрема, але не виключно, зазначають таку інформацію:
- причини нестач, втрат, лишків (у т. ч. на підставі письмових пояснень матеріально відповідальних осіб);
- пропозиції щодо зарахування внаслідок пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин та вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам.
Після складання протоколу інвентаризаційною комісією керівник підприємства повинен у строк 5 робочих днів затвердити його.
Документи: акт інвентаризації, протокол інвентаризаційної комісії.
Крок 4 – облік результатів інвентаризації
Після закінчення інвентаризації оформлені інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) здаються до бухгалтерської служби для перевірки, виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації.
При цьому кількісні та цінові показники за даними бухгалтерського обліку проставляються проти відповідних даних інвентаризаційного опису і шляхом співставлення виявляються розходження між даними інвентаризації і даними обліку. Також бухгалтерська служба підприємства проводить перевірку всіх підрахунків у інвентаризаційних описах (актах інвентаризації). Виявлені помилки у цінах, таксуванні та підрахунках повинні бути виправлені й завірені підписами всіх членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) і матеріально відповідальних осіб.
На останній сторінці інвентаризаційних описів (актів інвентаризації) робиться відмітка про перевірку цін, таксування та підрахунки результату за підписами осіб, які проводили цю перевірку.
Після цього, бухгалтерською службою складаються звіряльні відомості активів і зобов’язань, у яких відображаються розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації).
Детально відображення в обліку результатів інвентаризації ми розглядали у нашому минулорічному матеріалі тут.
Документи: звіряльна відомість.
Чи потрібно проводити інвентаризацію спрощенцям та неприбутковим організаціям?
Насамкінець зазначимо, кому необхідно обов’язково проводити річну інвентаризацію. Положення №879 застосовується юридичними особами, створеними відповідно до законодавства України, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, а також представництвами іноземних суб’єктів господарської діяльності (далі - підприємства).
Таким чином можна зробити висновок, що обов’язок щодо проведення річної інвентаризації поширюється на всіх юридичних осіб, в тому числі і платників єдиного податку та неприбуткових організацій.
Водночас проведення річної інвентаризації не вимагається від фізичних осіб-підприємців (як єдинників так і на загальній системі оподаткування).