Чи може засновник бути підзвітною особою?
Ні, не може. Адже він не є працівником, тобто не перебуває з ТОВ у трудових відносинах, а підзвітною особою може бути лише працівник.
Але із засновником можна укласти договір доручення, за яким він діятиме в інтересах ТОВ (див. лист НБУ від 16.09.2013 №11-112/13017). Проте якщо в статуті прописано право засновника робити такі покупки від імені ТОВ із наступним відшкодуванням витрат і відомості про це є в ЄДР, договір доручення не потрібен.
Як це документально оформити?
За договором доручення одна сторона (повірений) зобов’язується вчинити від імені та за рахунок другої сторони (довірителя) певні юридичні дії (ч. 1 ст. 1000 ЦКУ). Правочин, вчинений повіреним, створює, змінює, припиняє цивільні права й обов’язки довірителя.
Довіритель зобов’язаний видати повіреному довіреність на вчинення юридичних дій, передбачених договором доручення (ч. 1 ст. 1007 ЦКУ).
Відповідно до ч. 2 ст. 1007 ЦКУ довіритель зобов’язаний, якщо інше не встановлено договором:
1) забезпечити повіреного засобами, необхідними для виконання доручення;
2) відшкодувати повіреному витрати, пов’язані з виконанням доручення.
Таким чином, між ТОВ і засновником укладають договір доручення. Крім того, на підставі договору керівник ТОВ видає засновникові довіреність на укладення договору з постачальником на придбання для ТОВ обладнання.
Засновник укладає договір і отримує від постачальника обладнання за накладною, ТТН чи актом. Отримувачем у такому документі зазначають ТОВ, а фізособа-засновник є представником ТОВ, який отримує обладнання для ТОВ. За цією накладною (ТТН, актом) засновник передає обладнання відповідальній особі ТОВ — директорові чи іншому уповноваженому працівникові. Таку операцію передачі можна оформити окремою накладною або оформити на накладній (ТТН, акті) постачальника. Тобто в такому документі окремо записують два додаткові реквізити: «передав (фізособа засновник)», підпис, дата, «прийняв (відповідальна особа ТОВ)», підпис, дата.
Водночас має бути документ, яким оформлено передачу коштів від фізособи-засновника постачальникові. Це може бути або чек РРО/ПРРО, або квитанція до ПКО.
Нагадаємо, що СГ можуть здійснювати розрахунки готівкою між собою протягом одного дня у розмірі до 10 000,00 грн. Зрозуміло, що вартість обладнання більша за цю суму, тож фізособі-засновникові доведеться вносити кошти для погашення вартості отриманого обладнання протягом кількох днів. Або ж він може здійснити оплату через власний банківський рахунок. Тоді підтвердженням оплати буде виписка та/або відомості з такого рахунку, що їх фізособа-засновник має надати ТОВ (див. пп. 170.9.3 ПКУ).
У разі передачі ТОВ документів про оплату (чека РРО/ПРРО, квитанції до ПКО, виписки, відомостей з рахунку) складати авансовий звіт не потрібно (див. пп. 170.9.4 ПКУ). Але ми рекомендуємо оформляти операцію передачі документів авансовим звітом, до якого додавати документи про оплату.
ТОВ відшкодовує вартість витрачених коштів у порядку та протягом строку, встановлених договором доручення.
Як не втратити податковий кредит?
У такому випадку укладається так званий трьохсторонній договір. У якому ТОВ виступає як покупець, а засновник — як платник за товар (обладнання). Постачальник складає ПН на ТОВ, а не на фізособу-засновника, яка отримує обладнання для ТОВ і оплачує його від імені ТОВ. На підставі такої ПН ТОВ матиме право на ПК.