Південне міжрегіональне управління ДПС по роботі з великими платниками податків розповідає, що в Україні використання факсиміле при оформленні первинних документів, які є підставою для податкового обліку, дозволяється лише за певних умов.
Законодавство передбачає, що:
Первинні документи можуть бути складені в паперовій або електронній формі й повинні містити особистий підпис або інші ідентифікаційні дані особи, яка здійснила операцію (ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність»).
Факсимільне відтворення підпису допускається тільки у випадках, визначених законом або за письмовою згодою сторін, яка містить зразки відповідного аналога власноручного підпису (ч. 3 ст. 207 ЦКУ).
Документи, для яких не можна використовувати факсиміле:
- податкова та фінансова звітність;
- податкові накладні;
- банківські розрахункові документи;
- касові документи підприємства.
Отже, використання факсиміле можливе лише для певних первинних документів і лише за письмової домовленості сторін. Але для податкової та фінансової документації його застосування заборонене.