Відповідно до пункту 70.7 статті 70 Податкового кодексу України та розділу IX Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків, затвердженого наказом Державної податкової адміністрації України від 17.12.2010 р. №954, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29.12.2010 р. за №1388/18683 (далі — Положення ДРФО), фізичні особи — платники податків зобов’язані подавати органам ДПС відомості про зміну даних, які вносяться до облікової картки фізичної особи — платника податків або повідомлення (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і мають відмітку у паспорті), протягом місяця з дня виникнення таких змін.
Про зміну даних фізичні особи інформують шляхом подання Заяви за ф. №5ДР (додаток 10 до Положення ДРФО) або за ф. №5ДРП (додаток 11 до Положення ДРФО).
Фізичні особи подають зазначені заяви до органу ДПС за місцем проживання, у разі зміни місця проживання — до органу ДПС за новим місцем проживання, або за місцем отримання доходів, або місцезнаходженням іншого об’єкта оподаткування. Для заповнення Заяви використовуються дані паспортного документа громадянина та інших документів, які подаються у разі зміни паспортних даних.
Якщо під час приймання податкової декларації про майновий стан і доходи буде встановлено, що фізична особа змінила дані, які вносяться до облікової картки фізичної особи — платника податків або повідомлення, зокрема місце проживання, прізвище тощо, то структурні підрозділи органу ДПС, які здійснюють приймання податкових декларації, приймають податкову декларацію і одночасно пропонують таким фізичним особам заповнити заяви за ф. №5ДР або за ф. №5ДРП.
Не пізніше наступного робочого дня після приймання заяви за ф. №5ДР або за ф. №5ДРП передаються до підрозділів реєстрації та обліку платників податків для внесення відповідних змін до Державного реєстру фізичних осіб — платників податків.