Необхідність подання звіту диктується бажанням держави організувати "західний" формат участі держави у заповненні вакансій. Тобто коли у підприємства з'являється вакансія, воно повідомляє відповідну службу зайнятості, яка на підставі своїх баз даних і пропонує відповідних працівників компанії.
Всім очевидна практична незастосовність цієї формули співпраці у ситуації, за якої компанії на практиці займаються кадровим підбором виключно самостійно. Напевно подібна схема будучи по формі "продвинутою" та "європейською" за змістом є радше пережитком адміністративно-командної економіки та породжує додатковий непотрібний обсяг роботи як для підприємств так і для бюрократів.
Тим не менш, вказану форму звітності та порядок її подання затверджено Наказом МСПУ від 31.05.2013 року №316. Нею фактично замінено стару форму З-ПН. Тобто нову форму звіту було введено, але це не зменшило кількості питань щодо даної форми звітності – радше навпаки: питань побільшало.
Отже згідно з вказаним наказом форма подається за наявності у роботодавця попиту на робочу силу (вакансії) не пізніше 10-ти робочих днів з дати відкриття вакансії(й). Датою відкриття вакансії є наступний день після створення робочого місця чи припинення трудових відносин з працівником, робоче місце якого стає вакантним, або дата, починаючи з якої може бути укладений трудовий договір з найманим працівником.
Як бачимо необхідною умовою подання форми є створення робочого місця, або припинення трудових відносин з працівником, при цьому деякий час робоче місце такого працівника має бути вакантним.
Тобто у випадку, якщо на робоче місце, працівника, який звільнився одразу було прийнято нового працівника, звіт за формою З-ПН не подається. Така позиція викладена і у Роз’ясненні Київського міського центру зайнятості, викладене на сайті Державної служби зайнятості.
Поширеною була практика багатьох підприємств, особливо із невеликою кількістю працівників перезатверджувати штатний розклад підприємства після звільнення одного співробітника та прийняття одразу нового співробітника. Думаю, що враховуючи подібне формулювання тексту Наказу та позицію Держслужби зайнятості необхідності у подібному перезатвердженні немає.
У разі, якщо роботодавець планує укомплектувати вакансію самостійно, без допомоги служби зайнятості, він також зобов’язаний подати форму №3-ПН, при цьому, згідно з Порядком подання цієї звітності, зазначивши у ній, що він не потребує укомплектування вакансії за сприяння державної служби зайнятості.
У випадку, якщо вакансія передбачена штатним розписом, роботодавець має подавати інформацію за формою №3-ПН до внесення відповідних змін у штатний розпис.
Ну і насамкінець, найголовніше, що потрібно відзначити: за неподання вказаної звітності штрафні санкції не передбачені. При цьому така позиція знайшла відображення у Листі Міністерства соціальної політики України від 31.07.2013 г. N 636/021/106-13.
Сподіваюсь, що у даному питанні наступить якась стала практика, скажімо підприємства просто не будуть подавати форму звіту, що можливо спонукає Мінсоцполітики клопотати щодо нормативного закріплення необов'язковості для цієї, зрештою, непотрібної підприємствам форми звітності.
Владимир Енич