Вихідні дані для складання балансу — це залишки за рахунками синтетичного обліку на початок року та кінець звітного періоду (року, кварталу). Найзручнішим зведеним регістром для складання балансу є оборотно-сальдова відомість, або, як її ще називають, оборотно-сальдовий баланс. Форма такого документа не є обов'язковою, підприємство визначає її самостійно.
Перш ніж його складати, доцільно вжити декілька облікових заходів. Зокрема, зробити так звану реформацію балансу, що дозволить у майбутньому році розпочати облік доходів та витрат з нуля. Здійснення всіх цих основних заходів передбачено нормативними актами у сфері бухгалтерського обліку і звітності та методологією обліку на основі подвійного запису. Частина з них прямо не пов'язана зі складанням балансу, але всіх їх варто здійснити саме перед його складанням, для того щоб отриманий результат (фінансовий звіт) відповідав установленим вимогам, і потім не довелося на певному етапі повертатися і починати роботу з початку.
Отже, перед складанням річного балансу слід зробити 10 основних кроків:
1. Відобразити в обліку результати річної інвентаризації (відповідні операції відображають в обліку в періоді завершення інвентаризації, яка обов'язково проводиться перед складанням річного фінансового звіту).
2. З урахуванням, зокрема, результатів інвентаризації, перекваліфікувати за потреби активи та зобов'язання, за потреби — списати їх або нарахувати чи скоригувати резерви. Йдеться про те, що у бухгалтерському обліку в складі оборотних активів не можуть обліковуватися необоротні активи (наприклад, довгострокова дебіторська заборгованість) і навпаки. Аналогічно у складі довгострокових зобов'язань не можуть бути відображені поточні зобов'язання (наприклад, частина довгострокового кредиту банку, що підлягає погашенню протягом наступного року) і навпаки. Відповідні зміни відображаємо у бухгалтерському обліку.
3. Якщо підприємство веде облік розрахунків із контрагентами без застосування рахунків обліку виданих і отриманих авансів (тобто «згорнуто», що загалом не відповідає Iнструкції про застосування Плану рахунків, проте практикується багатьма підприємствами), на дату річного балансу потрібно відповідні статті розгорнути (аванси віднести на відповідні субрахунки 371 та 681 або зробити їх аналітичне виділення).
4. У разі обліку овердрафтів за кредитом рахунка обліку грошових коштів у банку (31) на кінець року віднести їх на рахунок обліку кредитів банку (рахунок 60)*.
5. Нарахувати амортизацію основних засобів та нематеріальних активів, а також відобразити в обліку всі інші необхідні операції за останній звітний місяць (квартал) відповідного року.
6. Відобразити нарахування податків та зборів, що виникають унаслідок діяльності підприємства у звітному році. Якщо на момент складання балансу достовірних даних про суму таких податків немає, але вони є істотними, слід нарахувати відповідні резерви. Зокрема, йдеться про відображення у фінансовій звітності сум річного податку на прибуток, суму якого треба буде віднести на фінансовий результат (рахунок 79).
7. Закрити рахунки обліку витрат періоду (92, 93, 94), що повністю відносяться до операційних витрат у періоді їх виникнення, рахунок обліку інших (неопераційних) витрат — 97 шляхом віднесення їх дебетового залишку на фінансовий результат (рахунок 79). При використанні 8-го класу рахунків (за економічними елементами) перед цим також закрити 8-й клас рахунків.
8. Закрити рахунки обліку доходів (рахунки класу 7) шляхом віднесення їх кредитового залишку на фінансовий результат (рахунок 79).
9. Визначити річний фінансовий результат — прибуток або збиток шляхом віднесення відповідного залишку за рахунком 79 на відповідний субрахунок рахунка 44.
10. Вивести сальдо на одному із субрахунків рахунка 44 (441, 442).
-------------------(*)-----------------------
З цього питання є відомий лист Мінфіну від 09.12.2003 р. №31-04200-30-5/7021, в якому він радив відображати овердрафт за кредитом рахунка 31, але інформацію про нього наводити у статті балансу, де розкривається інформація про короткострокові кредити банків. Ми не підтримуємо цю точку зору, вважаючи, що залишок за активним рахунком 31 не може бути кредитовим, а тому при списанні коштів у мінус відповідні проведення слід робити безпосередньо у кореспонденції з рахунком 60. На практиці різні підприємства використовують обидва варіанти організації обліку овердрафту.
--------------------------------------------
Детальніше про складання Балансу та фінансової звітності загалом читайте в "ДК" №49/2013.