З метою попередження випадків несвоєчасного подання звітності в електронній формі засобами телекомунікаційного зв’язку ДФС України настійно рекомендує подавати звітні податкові декларації (розрахунки) та іншу звітність щонайменше за кілька днів до граничного строку їх подання з урахуванням можливості подання для більшості форм звітності звітних нових документів без застосування штрафних санкцій.
ДФС України для забезпечення належної якості електронних сервісів та ефективного адміністрування податків, зборів, платежів з використанням засобів інформаційно-телекомунікаційних систем постійно вживає заходів для удосконалення програмного забезпечення та технічного оснащення таких систем. Проте, пропускна здатність та швидкодія технічного оснащення інформаційно-телекомунікаційних систем має чітко визначені параметри у зв’язку з чим подані в електронному вигляді документи обробляються у хронологічній послідовності відповідно до їх надходження.
Наразі кількість та обсяги документів, які подаються в електронній формі засобами телекомунікаційного зв’язку, а також переліки вхідних автоматизованих контролів, передбачених для них чинними нормативно-правовими актами, весь час зростають. Зазначене зумовлено необхідністю зменшення впливу людського фактора на процеси приймання і обробки таких документів та здійснення заходів податкового контролю.
Запроваджені вхідні автоматизовані контролі для документів в електронній формі відповідають нормам Податкового кодексу України та Інструкції з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку, затвердженої наказом ДПА України від 10.04.2008 року №233, зареєстрованим в Мінюсті 16.04.2008 за №320/15011 (далі – Інструкція №233), вимогам, передбаченим форматом (стандартом) електронного документа звітності суб'єктів господарювання, затвердженим наказом Міндоходів від 29.11.2013 №729, зареєстрованим в Мінюсті 06.02.2014 за №243/25020.
Звертаємо особливу увагу, що пунктом 2 розділу ІІІ Інструкції №233 передбачено, що при відправленні електронних документів платник податків самостійно визначає кінцевий термін їх відправлення (враховуючи час на своєчасну доставку документів до органів ДФС у разі можливого пошкодження телекомунікаційного зв'язку або ненадходження першої квитанції). Перша квитанція – це електронний документ, що формується програмним забезпеченням органів ДФС та засвідчує факт і час одержання документа в електронному вигляді. Тобто платник податків має самостійно та ретельно контролювати процес отримання квитанцій.
Правовідносини платників податків, включених у систему подання документів в електронному вигляді, з органами ДФС регулюються Договорами про визнання електронних документів (форма визначена у додатку до Інструкції №233).