Податківці у підкатегорії 116.14 ЗІР підкреслили, що взяття на облік/зняття з обліку в контролюючих органах, а також внесення змін до облікових даних платників податків, для яких законом установлені особливості їх державної реєстрації та які не включаються до ЄДР, здійснюється на підставі поданих до контролюючих органів відповідних заяв та документів, визначених Порядком обліку платників податків і зборів, затвердженим наказом Мінфіну від 09.12.2011 №1588 із змінами і доповненнями (далі – Порядок №1588) (п. 64.2, п. 65.3, пп. 66.1.3, п. 66.5 та п. 67.3 ПКУ).
Передбачені Порядком №1588 документи, а саме: заява за формою №1-ОПП (для юридичних осіб та відокремлених підрозділів) (далі – заява за ф. №1-ОПП), заява про реєстрацію постійного представництва нерезидента в Україні як платника податку на прибуток за формою №1-ОПН (далі – заява за ф. №1-ОПН), заява (для осіб, які провадять незалежну професійну діяльність) за формою №5-ОПП (далі – заява за ф. №5-ОПП), заява про ліквідацію або реорганізацію платника податків за формою №8-ОПП, які подаються до контролюючих органів платниками податків, для яких законом установлені особливості їх державної реєстрації та які не включаються до ЄДР, можуть бути подані до контролюючого органу:
- особисто;
- через уповноважену особу (з пред’явленням примірника оригіналу документа, що засвідчує його повноваження, або копії такого документа, засвідченої нотаріально або державною установою);
- надіслані поштовим відправленням.
При цьому п. 4.10 розд. IV та абзацом дев’ятим пп. 1 п. 6.7 розд. VІ Порядку №1588 встановлено, що у разі подання документів поштовим відправленням копії документів, що подаються разом із такими заявами відповідно до вимог Порядку №1588, повинні бути засвідчені нотаріально або державним органом, який видав (зареєстрував) документи, здійснив реєстрацію незалежної професійної діяльності чи акредитував (зареєстрував, легалізував) платника податків.
ПКУ та Порядком № 1588 не обмежується право платників податків щодо надсилання до контролюючих органів заяви про взяття на облік за неосновним місцем обліку за формою №17-ОПП (далі – заява за ф. №17-ОПП), а також повідомлення про об’єкти оподаткування або об’єкти, пов’язані з оподаткуванням або через які провадиться діяльність за формою №20-ОПП (далі – повідомлення за ф. №20-ОПП) поштовим відправленням.
Платники податків, які подають звітність в електронній формі та/або пройшли електронну ідентифікацію онлайн в електронному кабінеті, можуть здійснювати листування з контролюючими органами засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог законів України від 22.05.2003 №851-VІ «Про електронні документи та електронний документообіг» із змінами та доповненнями (далі – Закон №851) та від 05.10.2017 №2155-VІІ «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» із змінами та доповненнями (далі – Закон №2155) (абзац перший п. 42.4 ПКУ).
Листування контролюючих органів з платниками податків, зазначеними в абзаці першому п. 42.4 ПКУ, які подали заяву про бажання отримувати документи через електронний кабінет, а також з фінансовими агентами у випадках, визначених ПКУ, здійснюється засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог законів України №851 та №2155 шляхом надіслання документа в електронний кабінет з одночасним надісланням платнику податків на його електронну адресу (адреси) інформації про вид документа, дату та час його надіслання в електронний кабінет (абзац другий п. 42.4 ПКУ).