Якщо в офісі обшук, це, звісно, психологічне випробування. Зазвичай правоохоронці поводяться впевнено та швидко, бо у них відпрацьовані знання та поведінка. Відповідно і керівник та головбух мають бути впевненими та спокійними, чітко знати свої права та захищати їх, спираючись на закон. Тож, зібравши максимально сучасний досвід проведення обшуків, розглянемо на що слід звернути увагу з боку керівництва та працівників.
Що таке обшук і на яких підставах він проводиться?
Обшук – це слідча дія, що має на меті виявлення, фіксацію та вилучення речей або документів, які можуть бути доказами в кримінальному провадженні, що проводиться за таких обставин:
основна норма – ст. 234 КПКУ;
обшук може проводитися лише на підставі ухвали слідчого судді;
виняток: невідкладний обшук (без ухвали судді) – якщо існує реальна загроза знищення доказів або інша критична ситуація.
Що може бути вказано в ухвалі судді?
Насправді підстав для обшуків може бути багато. Проте причини обшуку та перелік (загальний) документів, які потрібно відшукати та вилучити, містяться у резолютивній частини ухвали.
Наприклад, детектив підрозділу БЕБ України звернувся до суду з клопотання про надання дозволу на проведення обшуку в кримінальному провадженні №___ від ____, за ознаками кримінальних правопорушень, передбачених ч. 3 ст. 212, ч. 2 ст. 205-1, ч. 3 ст. 209, ч. 1 ст. 366 ККУ (ухвала суду від 20.02.2023 у справі №761/6122/23)
«…посадовими особами ТОВ шляхом внесення в період 01.01.2018 по 31.12.2021 до офіційних документів завідомо неправдивих відомостей щодо створення документальної видимості реалізації «тютюнових виробів» на адресу ФОП … безпідставно отримано дохід, на порушення п. 134.1 ст. 134, п. 135.1 ст. 135 та п. 136.1 ст. 136 Податкового кодексу України та занижено значення об’єкта оподаткування на загальну суму 140 371 071,10 грн, що призвело до ненадходження до державного бюджету України коштів у вигляді несплати податку на прибуток у розмірі 25 266 792, 80 грн».
Суд дозволив проведення обшуку з метою відшукання і вилучення документів за загальним переліком (установчі документи, договори, первинні документи щодо вказаних в ухвалі контрагентів) у житлі засновника ТОВ.
За іншим прикладом, ухвалою від 10.08.2023 у справі №757/34602/23-к (доступ до справи у ЄРСР обмежено) було задоволено клопотання про надання дозволу на проведення обшуку слідчим та прокурорам ТОВ за юридичною адресою.
Мета: виявлення та вилучення речей та документів, що мають значення речових доказів у кримінальному провадженні, а саме: носіїв електронної інформації (флеш-карти будь-якого формату, USB-носії, носії на жорстких магнітних дисках (HDD), носії на твердотільних дисках (SSD), системі блоки персональних комп’ютерів, ноутбуків і макбуків), пристроїв та приладів, які забезпечують доступ до локальної мережі, загальний доступ до мережі Інтернет, а також банківських карток, печаток, штампів, бухгалтерської, фінансово-господарської та іншої документації щодо провадження незаконної діяльності.
Звісно, таких прикладів багато, і вони можуть бути пов’язані й з іншими кримінальними провадженнями, у т.ч. щодо ваших контрагентів. Проте подальші дії щодо обшуку та вилучення однакові у всіх подібних випадках.
Які права компанії, бухгалтера та керівника під час обшуку?
Важливо пам’ятати, що під час обшуку у вас є конкретні процесуальні права, які важливо знати і обстоювати:
1. Ознайомлення з документами правоохоронців
- Ви маєте право попросити показати ухвалу судді, що дає право проведення обшуку, та отримати її копію.
- Правоохоронці повинні пред’явити службові посвідчення (слідчого, прокурора тощо).
2. Право на захист
- Ви можете залучити адвоката або представника компанії (наприклад, юриста).
- Наявність адвоката не є обов’язком слідчого, але це ваше право – і ви повинні наполягати на цьому.
3. Свідки (поняті)
- У процесі обшуку ви маєте право вимагати наявності не менше двох незалежних понятих, які підтверджують законність та порядок проведення обшуку.
4. Фіксація обшуку
- Ви маєте право фіксувати обшук на фото/відео, якщо правоохоронці не забороняють (зазвичай цього не повинні робити – закон не забороняє фіксацію).
5. Заявити про порушення
- Ви можете робити письмові зауваження у процесі обшуку, і вони мають бути занесені до протоколу обшуку.
- Якщо є ознаки порушення (наприклад, неправильно вказана адреса, неправильно вказані власники приміщення, інші помилки/неточності), наполягайте, щоб це було зафіксовано в протоколі. Водночас ці помилки можуть бути (хоча й не завжди) виправлені та винесена нова ухвала про обшук та вилучення документів/предметів.
Важливо! У вас є право мовчати: не давайте пояснень слідчому без адвоката. Крім повідомлення імені та пояснень щодо посади, краще без порад адвоката не вступати у бесіду, оскільки це може бути використано проти компанії чи вас особисто.
Покроковий алгоритм дій у разі появи на підприємстві слідчих
Крок 1. Перевірка «повноважень» на обшук
Запитайте:
1. Ухвалу слідчого судді (перевірте: дата, адреса, сфера обшуку).
2. Про строк дії ухвали (у резолютивній частині ухвали) – до двох місяців з дати постановлення (п. 7 ч. 1. ст. 164 КПКУ).
3. Посвідчення всіх учасників обшуку.
4. Перевірте, чи збігається адреса приміщення з тією, що зазначена в ухвалі.
Крок 2. Повідомте адвоката
Негайно зателефонуйте вашому адвокату/юристу. Навіть якщо адвокат не приїде одразу – краще, щоб це було зафіксовано.
Крок 3. Організуйте фіксацію
Запустіть відео/фотофіксацію (щоб захистити себе від можливих порушень).
Крок 4. Вимагайте протокол
Вимагайте складення протоколу обшуку з повним описом вилучених документів/майна.
Крок 5. Не перешкоджайте, але контролюйте
Пам’ятайте: ви не повинні перешкоджати обшуку, але маєте право контролювати дії правоохоронців.
Де й як краще зберігати документи, щоб мінімізувати ризики під час обшуку?
1. Електронні копії
- Зберігайте цифрові копії документів у захищених хмарних сервісах (Google Drive, OneDrive, Dropbox тощо).
- Доступ до електронних копій має бути чітко документований (лог дій, хто змінював/переглядав).
- Майте резервні копії на зовнішніх носіях (жорстких дисках/Flesh).
2. Паперові документи
- Ведіть чітку систему нумерації та реєстрації документів.
- У керівництва компанії повинен бути доступ до реєстру справ, наказів, фінансових звітів, договорів, первинних документів.
3. Журнали доступу для керівника/бухгалтера
- Ведіть облік доступу до документів (хто його мав, коли і на якій підставі).
- Установить чіткі правила доступу до документації всередині компанії.
Порада: це має бути зроблено заздалегідь і бути готовим для будь-якої документальної перевірки або обшуку.
Захист електронної пошти компанії під час обшуку
Електронна пошта керівника, бухгалтера та компанії загалом – однеі з ключових джерел інформації для правоохоронних органів. Водночас прямий і необмежений доступ до e-mail під час обшуку не є автоматично законним.
Доступ до електронної пошти – лише в межах ухвали суду
Відповідно до ст. 234 КПКУ, обшук проводиться виключно в межах і способами, прямо зазначеними в ухвалі слідчого судді.
Це означає:
- якщо в ухвалі не зазначено електронну пошту, сервери, хмарні сервіси або облікові записи, правоохоронці не мають права вимагати доступ до e-mail;
- вимога «зайти в пошту прямо зараз» без окремої процесуальної підстави є перевищенням повноважень.
Керівник, бухгалтер або працівник компанії не зобов’язані:
- повідомляти логіни та паролі до електронної пошти;
- відкривати пошту на власному ноутбуці чи телефоні;
- надавати доступ до корпоративних або особистих e-mail-акаунтів.
Такий обов’язок не передбачений КПК України і може порушувати:
- ст. 32 Конституції України (право на невтручання в особисте і сімейне життя);
- таємницю листування;
- принцип недопустимості самовикриття.
Рекомендовані технічні заходи захисту
Для мінімізації ризиків під час обшуку доцільно заздалегідь впровадити:
1) Двофакторну автентифікацію (2FA)
– навіть якщо пристрій вилучено, без підтвердження доступ неможливий.
2) Розмежування доступу
– окремі e-mail-акаунти:
- корпоративний (для загальної переписки),
- персональний (для керівника/бухгалтера);
– мінімальний доступ працівників до поштових скриньок.
3) Використання хмарних сервісів
- пошта зберігається не на фізичному комп’ютері, а на захищених серверах;
- вилучення ноутбука НЕ означає доступ до листування.
4) Внутрішні політики компанії
- положення про електронну пошту;
- регламент доступу;
- заборона зберігання паролів у відкритому вигляді.
Що робити, якщо під час обшуку намагаються отримати доступ до е-пошти
Рекомендована позиція для бухгалтера або керівника:
«Доступ до електронної пошти можливий виключно в порядку, передбаченому КПК України, та в межах ухвали суду. Паролі та логіни я повідомляти не зобов’язаний(а). Прошу зафіксувати це в протоколі».
Доступ до ноутбуків і телефонів, що належать підприємству, під час обшуку
Ноутбуки, планшети та мобільні телефони, які перебувають на балансі підприємства, є його майном. Проте це не означає автоматичного права правоохоронців на вільний доступ до інформації, яка на них зберігається.
1. Вилучення ≠ доступ до інформації
Відповідно до ст. 234 та 236 КПКУ:
– слідчі можуть вилучити техніку, якщо:
- вона прямо зазначена в ухвалі слідчого судді, або
- містить інформацію, яка має значення для кримінального провадження;
– але доступ до інформації (файлів, листування, облікових записів) – це окрема процесуальна дія, яка:
- не дорівнює факту вилучення пристрою;
- не дає автоматичного права вимагати паролі чи розблокування.
2. Чи зобов’язаний керівник або бухгалтер розблокувати корпоративний пристрій на вимогу слідчих?
Ні, не зобов’язаний, якщо:
- в ухвалі суду прямо не зазначено обов’язок надати доступ;
- не визначено конкретний спосіб доступу до інформації;
- слідчий вимагає пароль «усно» або «для зручності».
КПКУ не містить норми, яка зобов’язує:
- повідомляти PIN-код, пароль, біометрію;
- входити в облікові записи (пошта, месенджери, хмара);
- відкривати файли під час обшуку.
3. Які права мають правоохоронці?
Правоохоронні органи мають право:
– вилучити пристрій (як носій інформації);
– провести огляд або експертизу інформації – але:
- після обшуку;
- у межах кримінального провадження;
- із процесуальною фіксацією;
- часто – із залученням експерта.
Тобто доступ до даних зазвичай відбувається не на місці обшуку, а в межах подальших слідчих дій (якщо разом з правоохоронцями відсутні відповідні ІТ-експерти).
Водночас мусимо нагадати, що Законом від 15.03.2022 №2137 були внесені зміни до чинного КПКУ, і під час обшуку слідчому, прокурор надається право (ч. 6 ст. 236 КПКУ) здійснити пошук, виявлення та фіксацію комп’ютерних даних, що на них міститься, на місці проведення обшуку. Навіть тих, для виявлення яких не надано дозвіл на проведення обшуку, але щодо яких є достатні підстави вважати, що інформація, що на них міститься, має значення для встановлення обставин у кримінальному провадженні.
Проте й у цьому випадку надати логіни та паролі – це право, а не обов’язок!
4. Що не рекомендується робити
Найперше, це самостійно:
- розблоковувати пристрої «щоб швидше закінчили»;
- передавати паролі на папері або усно;
- входити в акаунти на вимогу слідчого;
- показувати листування, фінансові файли, CRM-системи, «бо це ж корпоративне».
Такі дії:
- не є обов’язком;
- можуть бути розцінені як добровільна передача інформації;
- ускладнюють подальший захист у суді.
5. Як правильно формулювати позицію під час обшуку?
Рекомендована нейтральна формула відповіді:
«Цей пристрій належить підприємству. Доступ до інформації можливий виключно в межах і способом, визначеним КПК України та ухвалою суду. Паролі та коди доступу я повідомляти не зобов’язаний(а). Прошу зафіксувати це в протоколі».
6. Практичні превентивні заходи для бізнесу
Щоб мінімізувати ризики ще до обшуку, варто:
– закріпити у внутрішніх положеннях, що:
- корпоративні пристрої захищені паролями;
- доступ надається лише за рішенням керівника та адвоката;
– використовувати:
- шифрування дисків;
- окремі профілі користувачів;
- хмарні сервіси замість локального зберігання;
– чітко розмежувати:
- пристрій як майно;
- інформацію як об’єкт процесуального захисту.
Що робити керівнику після обшуку?
1. Отримайте копії документів
- Протокол обшуку.
- Опис вилучених предметів та документів.
2. Зверніться до адвоката (якщо він був відсутній під час обшуку)
- Для аналізу законності обшуку.
- Для оскарження можливих порушень.
3. Перевірте документи, які були вилучені
- З’ясуйте, що саме вилучено.
- Оцініть, чи має це прямий стосунок до справи.
Практичні висновки та поради
Обшук у компанії – це не лише стрес для керівника та бухгалтера, але й серйозний юридичний виклик. Правильні дії можуть зберегти документи, уникнути процесуальних порушень та захистити компанію в суді.
Це можливе тільки за чіткої правової позиції , знання процесуальних прав та системної підготовки документів.
Підсумуємо поради, зазначені у статті, за порядком проведення обшуку:
1. Поява правоохоронців
- Зберігати спокій, не перешкоджати фізично
- Повідомити керівника / адвоката / юриста
- Уточнити підставу візиту: обшук, огляд, виїмка
2. Перевірка документів правоохоронців
- Вимагати ухвалу слідчого судді
- Перевірити інформацію щодо адресу приміщення, строк дії, перелік предметів / документів
- Перевірити службові посвідчення
Якщо щось не відповідає – зафіксувати у протоколі.
3. Адвокат і фіксація
- Викликати адвоката (навіть якщо «довго їде»)
- Розпочати відео / аудіофіксацію
- Переконатися у наявності 2 понятих
4. Поведінка під час обшуку
- Не давати пояснень без адвоката
- Відповідати лише щодо ПІБ, посади, реквізити компанії
- Не коментувати документи, операції, листування
- Усі зауваження – вимагати внесення до протоколу
5. Корпоративні ноутбуки та телефони
- Перевірити, чи зазначені пристрої в ухвалі
- Допускати вилучення, але не:
- повідомляти PIN-коди, паролі
- розблоковувати пристрої
- входити в акаунти
- показувати файли «для зручності»
- Фіксувати в протоколі – модель, серійний номер, стан пристрою
6. Електронна пошта та хмари
- Перевірити, чи зазначена e-mail / хмара в ухвалі та не:
- надавати логіни та паролі
- відкривати пошту
- входити в Google / CRM / Бухпрограми
- Повідомити нейтрально: «Доступ до електронної пошти можливий лише в порядку, визначеному КПК України та ухвалою суду»
- Вимагати фіксації відмови від доступу в протоколі
7. Вилучення документів і майна
- Перевірити, чи відповідає вилучене ухвалі
- Вимагати: детальний опис, назви файлів / носіїв, обсяг
- Отримати копію протоколу та опис вилученого
8. Протокол обшуку – повинен бути складений обов’язково!
- Прочитати перед підписом
- Додати письмові зауваження (якщо були порушення)
- Підписувати з зауваженнями
- Забрати копію протоколу
9. Після обшуку
- Зафіксувати: час, учасників, порушення
- Передати документи адвокату
- Проаналізувати законність обшуку
- Підготувати стратегію захисту