Податковий експерт, Вікторія Величко, на своїй сторінці в Інстаграмі підготувала детальний пост про зрозумілий порядок ведення документів ФОПом та користування ЕЦП.
Вона підкреслила, коли у ФОПа є “папка спокою” — перевірки не страшні, а податки не «виїдають» нерви. Це не про бюрократію, а про систему, яка заощаджує гроші: зрозумілий порядок документів, прозорі платежі, дедлайни під контролем і чинні доступи/КЕП.
Саме така база знімає 80% типових ризиків: від «завислих» оплат без підстав до штрафів за прострочені звіти чи забутий сертифікат підпису.
Експерт пропонує зробити маленький аудит. Подивіться, чи:
- під кожну оплату існує договір або публічна оферта з додатками;
- у призначеннях платежів є суть операції та реквізити, які пояснять платіж без додаткових листів;
- первинка зберігається в єдиній структурі (та є копія у хмарі);
- календар нагадує про податки/звітність і ви відмічаєте квитанцію №2;
- КЕП чинний, носій і PIN у безпеці, а доступи в команді розподілені й періодично переглядаються.
Далі наводимо 5 речей, без яких у СГ можуть зʼявитися штрафи.
1. Договір / оферта
Мінімум:
що роблю, скільки коштує, строки, як підтверджуємо (акт), як платять.
Онлайн — публічна оферта + підтвердження згоди.
Додатки (ТЗ / прайс) з датою.
2. Призначення платежу
Формула: що + за що (рах./договір №, дата) + деталі (+ПДВ / без ПДВ).
Приклади:
- «Консультація 60 хв, договір №12 від 15.09, без ПДВ».
- «Товар “Model X”, рах. №45 від 20.09, 2 шт.».
Перекази:
- особиста → ФОП — «внесення власних коштів»;
- ФОП → особиста — «виплата підприємницького доходу».
3. Первинка на одному місці
Що зберігати: акт, рахунок, накладна, інвойс та МД, банківська виписка, чеки та Z-звіти.
Структура: рік, місяць та Контарагент (копія в хмарі).
4. Календар дедлайнів
Внести: ЄП, ЄСВ, ПДВ / звітність.
Нагадування за 7 днів і за 1 день.
Після відправки звіту — перевіряємо квитанцію №2.
Щомісяця: Z-звіти, звірка оплат, оновлення «папки первинки».
Резерв на податки — від кожного надходження.
5. Доступ до КЕП
КЕП має бути чинним. Тому слід перевіряти його граничний строк дії. Для цього слід поставити собі нагадування за 30 днів до кінцевої дати.
Носій та PIN: файл має бути окремо від паролю, також слід зробити резервну копію.
Паролі: унікальні, створені в менеджері паролів. Краще оновлювати їх раз на квартал.
Доступи в команді: Закріпити ролі та у разі звільнення одразу закривати доступ до ЕЦП.
Аудит: раз на квартал + короткий журнал всіх ЕЦП.