14 обов’язкових кроків для ФОПів у жовтні 2025: чеклист податків і звітності

Жовтень – напружений місяць для підприємців. Сплата ЄСВ, податкова звітність за 3 квартал, перевірка відповідності новим законам і ще низка важливих завдань, які не можна пропустити. «Юридична компанія YANKIV» дає покроковий чеклист того, що має зробити кожен ФОП у жовтні 2025 року, щоб уникнути штрафів і спати спокійно.

Крок 1: Сплатити ЄСВ до 20 жовтня – обов’язково для всіх ФОП

Розмір: 1 760 грн/місяць або 5 280 грн за квартал (липень-вересень).

Хто може НЕ платити (пільги):

• Військовослужбовці (за заявою)
• Працівники за наймом (якщо за вас платить роботодавець)
• Пенсіонери за віком
• Особи з інвалідністю
• ФОП загальники без доходу

Нова пільга: Мами в декреті теоретично звільнені, але норма поки не працює автоматично – перевірте в кабінеті ПФУ.

Де взяти реквізити: Сайт Вчасно.Звіт (безкоштовно) або особистий кабінет ДПС.

Крок 2: Перевірити закон №4536 про підакцизні товари

Якщо у вас ліцензія на торгівлю алкоголем/тютюном:

ФОП-спрощенець з працівниками: середня зарплата мінімум 2 мінімалки (16 000 грн у 2025)

ФОП загальник без працівників: щомісячний оподатковуваний дохід мінімум 16 000 грн

ФОП загальник з працівниками: зарплата працівників мінімум 16 000 грн

Наслідки: Якщо понад 3 місяці невідповідність – анулюють ліцензію.

Крок 3: Сплатити податки ФОП 1-2 група до 20 жовтня

Звільнені від ЄП та ВЗ: військовослужбовці, ФОП у відпустці, на лікарняному, на території бойових дій.

Крок 4: Подати декларацію ФОП 3 група за 3 квартал

Строки:

• Подання декларації: 1 жовтня – 10 листопада
• Сплата податків (5% ЄП + 1% ВЗ): до 19 листопада
• Сплата ЄСВ: до 20 жовтня

Важливо: Вказуйте дохід накопичувальним методом з початку року по 30 вересня.

Де подати: Вчасно.Звіт (автозаповнення), особистий кабінет ДПС.

Крок 5: Не плутайте зі звітом 4ДФ

Три ключові факти:

1. Закон НЕ вимагає подачі 4ДФ за оплати ФОПом іншому ФОП

2. Штрафу за неподання в такій ситуації немає

3. Верховний Суд це підтвердив

Висновок: 4ДФ подавайте тільки за виплати фізособам (не ФОП).

Крок 6: Перевірити касову дисципліну

Коли чек НЕ потрібен:

• Оплата на IBAN без посередників
• Перекази через Укрпошту
• Дистанційні оплати за дистанційні послуги

Коли чек ОБОВ’ЯЗКОВИЙ:

• Готівка
• POS-термінал
• «Ключ до рахунку» (картка ФОП)
• Інтернет-еквайринг
• Маркетплейси
• NovaPay

Штраф: 100% від суми операції за відсутність чека.

Крок 7: Перевірити зарахування податків

Не достатньо просто сплатити – треба перевірити, чи податкова зарахувала платіж.

Як перевірити:

• Через Вчасно.Звіт (розділ «Податки»)
• Електронний кабінет ДПС (розділ «Стан розрахунків»)

Важливо для ФОП 3 група: Податки нараховуються тільки після подання декларації.

Крок 8: Перевірити ліміт доходів

Ліміти 2025/2026:

Що робити при перелiміті:

• Перейти на вищу групу/загальну систему
• Сплатити 15% на суму переліміту
• Або повернути надмірні платежі

Автоматична перевірка: Підключіть банк у Вчасно.Звіт – система щодня рахує дохід.

Крок 9: Дотримуватися правил фінмоніторингу

Орієнтовні пороги:

• До 30 000 грн/міс – мінімальний ризик
• 30-400 тис. грн/міс – середній ризик
• Понад 400 тис. грн/міс – високий ризик

Правила безпеки:

• Не давайте доступ до рахунку іншим особам
• Уникайте входу з одного IP для кількох ФОП
• Один термінал = один ФОП
• Диверсифікуйте банки

Крок 10: Перевірити банківську виписку

Що шукати:

Перевірка 1: Призначення платежів відповідає КВЕД?

• Невідповідність = ризик анулювання єдиного податку

Перевірка 2: Хто платники (для ФОП 1-2 група)?

• Заборонено отримувати від ТОВ на загальній системі

Перевірка 3: Чи є платежі фізособам?

• З таких сум треба було утримати 19,5% податків

Перевірка 4: Компенсація комунальних при оренді

• Податкова може нарахувати 23% податків, якщо неправильно оформлено

Крок 11: Налаштувати листи з податкової онлайн

Подайте через Вчасно.Звіт заяву про отримання листів в електронному вигляді.

Навіщо: Укрпошта може не доставити, ви пропустите запит від ДПС та отримаєте штраф.

Крок 12: Вести книгу обліку доходів

Згідно зі п. 296.1 ПКУ, книга обліку доходів обов’язкова для всіх ФОП-спрощенців.

Як вести:

• Вручну в Excel
• Автоматично через Вчасно.Звіт (підключіть банк + ПРРО)

Навіщо: При податковій перевірці або фінмоніторингу врятує від проблем.

Крок 13: Перевірити первинні документи

ОБОВ’ЯЗКОВИЙ строгий облік для:

• Технічно складних товарів (техніка)
• Ювелірних виробів
• Лікарських засобів

Штраф за відсутність: 17 000 – 51 000 грн.

Для інших товарів/послуг: Хоча не обов’язково, але зберігайте договори, акти, накладні – мінімум 3 роки.

Крок 14: Перевірити статистику

Зайдіть в кабінет статистики – увійдіть з КЕП – перевірте, чи залучені до статистичного спостереження.

Більшість ФОП не потрібно звітувати, але перевірити варто.