Форма та порядок книг обліку доходів та книг обліку доходів та витрат (далі — Книги обліку) затверджено наказом Міністерства фінансів України від 15.12.11 р. №1637 (далі — наказ №1637), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 27.12.11 р. за №1534/20272.
Згідно з п. 44.5 ст. 44 ПКУ встановлено, що у разі втрати, пошкодження або достроково знищення документів, зазначених у п. 44.1 і 44.3 ст. 44 (це документи обліку та обов’язок їх зберігання), платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити орган ДПС за місцем обліку в порядку, встановленому ПКУ для подання податкової звітності. Платник зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, наступного за днем надходження повідомлення до органу ДПС.
Відповідно до п. 10 р.6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. №88, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України від 05.06.95 р. за №168/704, у разі втрати Книги обліку фізична особа — підприємець — платник єдиного податку повинна звернутися до органів внутрішніх справ для заяви про втрату Книги обліку та отримати довідку про надання такої заяви.
Згідно з пунктом 8 Порядку ведення Книги обліку, затвердженого наказом №1637, вони повинні зберігатися у платника податку протягом 3 років після виконання останнього запису.
Відповідно до ст. 121 ПКУ незабезпечення платником податків зберігання первинних облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених статтею 44 ПКУ строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копії при здійснені податкового кодексу контролю у випадках, передбачених ПКУ, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 510 гривень.
Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень.
Статтею 164 прим. 1 Кодексу України про адміністративні порушення, зі змінами та доповненнями, неведення обліку або неналежне ведення обліку та витрат суб’єктами господарювання, для яких законами України встановлено обов’язкову форму обліку, тягне за собою попередження або накладення штрафу у розмірі від 3 до 8 н.м.д.г.
Дії, передбачені частиною першою цієї статті, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за те самн порушення, — тягнуть за собою накладання штрафу у розмірі від 5 до 8 н.м.д.г.
У разі втрати Книги обліку доходів та витрат фізичною особою — підприємцем, яка здійснює діяльність на загальній системі оподаткування, виникає адміністративна та фінансова відповідальність за недотримання умов вимог пункту 44.5 ст. 44 ПКУ.